Guida per l'utente

v.01/2024

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Calendario personale

  1. Aggiungere un appuntamento
  2. Aggiungi un appuntamento che dura tutta la giornata


  5. Ripetere un appuntamento
  6. Attribuire un colore a un appuntamento
    Ci sono vari colori di sfondo disponibili per gli appuntamenti. Quando stai creando o modficiando un appuntamento, seleziona un colore accanto a Colore.

    I colori vengono visualizzati solo a te: puoi imporre un determinato colore per una riunione, ma verrà visualizzato solo nel tuo calendario.




Condivisione del calendario personale






  1. Funzioni
    Puoi stratificare i calendari, sia che vengono gestiti dall'ufficio virtuale (calendari interni), sia che sono disponibili in rete nel formato .ics (vCal/iCal) (calendari esterni).

    I diritti di accesso valgono per gli appuntamenti stratificati:

    • Calendari interni
      Le azioni che puoi effettuare (visualizzare dei particolari, modificare, eliminare) dipendono dai diritti di accesso che il proprietario del calendario ti ha dato.
    • Calendari esterni
      Questi calendari sono sempre di solo lettura; non puoi modificarcli.

    Inoltre, gli appuntamenti stratificati non appaiono nel tuo calendario personale: quindi non è possibile condividerli, aggiungere un promemoria, ecc.

    Attenzione: Il numero massimo di calendari che puoi stratificare dipende dal tuo tipo di abbonamento.

    Per configurare la stratificazione, clicca su Stratificare nella barra di menù.




  5. Aggiungere un calendario esterno
    Un calendario esterno contiene degli appuntamenti pubblici (giorni festivi, vacanze scolastiche, eventi sportivi, ecc.) ed è disponibile in rete (vedi per esempio iCalShare).

    Clicca su Aggiungere un vCalendar esterno. Inserisci un nome per questo calendario e il suo indirizzo URL (deve iniziare con http://). Puoi anche inserire una descrizione e scegliere un colore per tutti gli appuntamenti di questo calendario. Clicca su controllare URL e, se l'indirizzo URL viene accettato, clicca su Salvare. Il nuovo calendario apparirà nell'elenco. Clicca su Salvare per visualizzare la nuova stratificazione.

  6. Stratificazione
  7. Eliminare un calendario

Calendario di gruppo


  1. Seleziona il nome del gruppo nel secondo menù a tendina (l'opzione standard è "Privato").






  8. Aggiungere un appuntamento di gruppo
    Vai al calendario di gruppo e controlla se hai il diritto di aggiungere degli appuntamenti. Se sì, aggiungi un appuntamento come faresti nel tuo calendario privato.


  11. Promemoria nel calendario di gruppo

Accesso pubblico

  1. Definizione
    I diritti di accesso standard permettono la condivisione dei dati in gruppo di utenti autenticati.

    L'accesso pubblico ti permette di pubblicare dei dati in rete: chiunque li potrà vedere senza avere un account all'ContactOffice e senza nessuna autenticazione.

    Basta attivare l'accesso pubblico e comunicare l'indirizzo URL di un dato specifico via email, sul tuo sito web, ecc.






Eliminare degli appuntamenti

  1. Eliminare un appuntamento

Riunioni



  3. Accettare o rifiutare una riunione
    L'invito a una riunione viene segnalato dal pittogramma. Clicca sull'oggetto per visualizzare i dettagli. Puoi vedere l'elenco delle persone invitate e le loro risposte all'invito per la riunione cliccando su Visualizzare accanto a Partecipanti
    • Per accettare la riunione, clicca su Accettare. Dopo aver accettato l'invito, puoi sempre cambiare idea e rifiutarlo più tardi.
    • Per rifiutare la riunione, clicca su Rifiutare. Puoi specificare il motivo del tuo rifiuto. Una notifica per email verrà mandata all'iniziatore della riunione. Dopo aver rifiutato la riunione, sparirà automaticamente dal tuo calendario.

  4. Per creare un appuntamento, clicca sul pulsante Riunione. Scegli un arco di tempo, inserisci un oggetto e una descrizione (se vuoi). Poi clicca su Invitare e gestire dei partecipanti e su Aggiungere dei partecipanti per accedere alla tua rubrica (privata e di gruppo). Contrassegna le caselle per invitare dei partecipanti. Puoi facilmente invitare tutti i membri del gruppo contrassegnando la prima casella (Tutti i membri).
    • Per i partecipanti che usano ContactOffice: la proposta di riunione apparirà direttamente nel loro calendario con un punto interrogativo lampeggiante. Potranno accettare o rifiutare la riunione cliccando sull'oggetto. In caso di rifiuto riceverai una email (con il motivo del rifiuto se specificato) e la riunione sparisce dal loro calendario.
    • I partecipanti che non usano ContactOffice riceveranno una email con i particolari della riunione. Possono accettare o rifiutare con un semplice clic. In caso di rifiuto riceverai una email.


  7. Follow-up degli inviti
    L'iniziatore della riunione può vedere in qualsiasi momento la risposta di ogni singolo partecipante cliccando sull'oggeto della riunione e poi su Invitare e gestire dei partecipanti. Gli stati possibili sono: Invitato (ma in attesa di una risposta), Accetta o Rifiuta. Ti informiamo che un partecipante che inizialmente ha accettato la riunione potrebbe sempre rifiutarla più tardi.

    Il pittogramma che segnala una riunione nel calendario può cambiare:

    • Almeno una persona ha rifiutato la riunione .
    • Tutti hanno accettato la riunione.
  8. Modificare una riunione
    Solo l'iniziatore di una riunione può modificarla.

    Dettagli (quando, oggetto, descrizione e/o il luogo) o partecipanti possono essere modificati. Per effettuare le modifiche, prima clicca sull'oggetto della riunione.

    Quando i dettagli sono stati modificati, lo stato della riunione viene aggiornato: i partecipanti devono accettare o rifiutare la riunione modificata. Verrà mandata una notifica via email. Puoi disattivare questa notifica per ogni riunione.

  9. Annullare una riunione
    L'iniziatore di una riunione può annullare la riunione in qualsiasi momento, semplicemente cancellandola nel suo proprio calendario. Elimina la riunione come faresti con un appuntamento normale. La riunione sparirà dal calendario dei partecipanti e una notifica per email verrà mandata. Puoi disattivare questa notifica per ogni riunione.


Sondaggi

  1. Funzioni
    Non è facile trovare una data quando sono coinvolte più di due persone! La funzione sondaggio di riunione ti permette di ottenere i voti dei partecipanti su un numero di giorni e orari.E' molto più facile trovare un momento che vada bene per tutti o per la maggior parte dei partecipanti.

    Nota: non è necessario che i partecipanti abbiano un account ContactOffice. Devono,però,stare in un elenco di indirizzi privato o di gruppo.

    Non ci sono sondaggi di gruppo. Un sondaggio viene sempre creato dall'ambiente privato e non appare mai in un ambiente di gruppo.


  3. Creare un sondaggio
    Selezionare Nuovo e seguire le istruzioni del wizard.

    Dopo l'ultimo passo, i partecipanti riceveranno un e-mail invitandoli di partecipare al sondaggio cliccando su un collegamento ipertestuale.


  5. Visualizzare voti
    Puoi visualizzare i voti dei partecipanti in qualsiasi momento visualizzando i dettagli del sondaggio.

    Nota bene che anche i partecipanti possono cambiare i loro voti in qualsiasi momento, perché le loro agende possono cambiare.

  6. Promemoria
  7. Scegliere la data finale
    Puoi scegliere la data finale in qualsiasi momento tra le date e gli orari proposti ai partecipanti. Per farlo, clicca su Selezionare nella colonna della proposta scelta. Nota bene che questa operazione non può essere annulata: non potrai cambiare la data finale.

    I partecipanti riceveranno una email di notifica. In più, una riunione viene creata nel Calendario del'ContactOffice. Apparirà nel tuo calendario, cosi' come nei calendari dei partecipanti che hanno un account. I partecipanti senza un account possono accettare o rifiutare la riunione cliccando su un collegamento ipertestuale nella email di notifica.

    Cosa fare se non c'è nessuna data accettabile per i partecipanti?

    Se questo è accettabile, scegli la data che sia accettabile per la maggior parte dei partecipanti o per i partecipanti più importanti. Puoi anche modificare il sondaggio ed aggiungere delle data. Talvolta, comunque, semplicemente non c'è soluzione.

  8. Modificare un sondaggio
    Puoi modificare le impostazione del sondaggio in qualsiasi momento. Per farlo, visualizza i dettagli del sondaggio e clicca su Modifica. Puoi aggiungere o cancellare dei giorni e degli orari, aggiungere un partecipante, ecc.

    I partecipanti ricevono una e-mail di notifica se hai cambiato i giorni, gli orari, o l'elenco dei partecipanti. Non viene inviata nessuna email se cambi l'oggetto o la descrizione.

  9. Chiudere un sondaggio
    Se il progetto per la riunione viene annullato, o se non si riesce a trovare una data finale, puoi chiudere il sondaggio. Verrà conservato nel suo stato attuale e potrà sempre essere visualizzato da te stesso e i partecipanti. I voti, però, non sono più amessi. Per lo iù, non puoi modificare il sondaggio o scegliere una data finale se il sondaggio è chiuso.

    Nota bene: A un sondaggio chiuso non può essere riaperto. Pensaci bene prima di chiuderne uno.

    Attenzione: Una volta che la data finale è stata scelta, il sondaggio verrà automaticamente chiuso.

    Per chiudere un sondaggio, visualizza i suoi dettagli e clicca su Chiudere.

  10. Cancellare un sondaggio
    Se non hai più bisogno di un sondaggio, puoi cancellarlo. Un sondaggio viene cancellato per sempre.

    Per cancellare un sondaggio, visualizza i suoi dettagli e clicca su Cancellare.

Promemoria

  1. Creare un promemoria per la posta elettronica
  2. Creare un promemoria via SMS
  3. Create a pop-up reminder
    A pop-up reminder will appear in the instant messaging. Display the event details and select this reminder type next to Reminder.
  4. Modificare un promemoria
    Clicca sull'oggetto dell'appuntamento e seleziona Sì di fronte a Promemoria. Modifica l'orario e/o il modo (email e/o SMS).
  5. Eliminare un promemoria
    Clicca sull'oggetto dell'appuntamento e seleziona No di fronte a Promemoria.
  6. Agenda via SMS
    Clicca su SMS nella barra di menù e seleziona i giorni e il giorno di ricezione (il giorno stesso o il giorno successivo).

    Attenzione: Se la tua agenda è vuota un determinato giorno, non riceverai nessun SMS.

    Puoi anche copiare il tuo calendario sul tuo cellulare cliccando su Invia ora

    Puoi modificare le caratteristiche in qualsiasi momento oppure eliminare l'opzione calendario per SMS deselezionando tutte le caselle nella sezione "Manda il mio calendario".




  4. Ultima ricerca
    Potrai visualizzare i risultati della tua ultima ricerca cliccando su Risultati della ricerca nella parte sinistra dello schermo.

Stampare



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Sincronizzazione dispositivi mobili

  1. Funzionalità
    Sincronizzare le app dello smartphone (iPhone, iPad, Android, ecc.) con ContactOffice Messaggi, Calendari, Contatti. Accedere ContactOffice ai dati direttamente dalle app (es: Calendario di iPhone) e sincronizzarle.

    Puoi sincronizzare più dispositivi, ContactOffice è il server.

    Nel caso di problemi durante la sincronizzazione (caduta della connessione, mancanza di corrente, ecc.), la sincronizzazione successiva assicurerà l'aggiornamento dei dati su ContactOffice.

    Questa sincronizzazione mantiene i dati già presenti nel tuo smartphone.

  2. Local data and server data
    Data already present on your mobile device always remain. Data present on ContactOffice will be added in a different "layer": if you disable the mobile sync, this layer will disappear.

    Your device needs to know where the data you create has to be stored: in the device or on ContactOffice. For calendar and contacts, please make sure to select your ContactOffice account in the respective apps.



Sincronizzazione con Outlook

  1. Funzionalità
    Outlook (>=2013) si sincronizza direttamente con ContactOffice.

    Puoi sincronizzare la posta, i contatti e il calendario tra ContactOffice e Outlook. I dati di ContactOfficeappariranno dentro Outlook, ma in un account separato.I dati già presenti in Outlook non appariranno in ContactOffice, a meno di importarli dentro ContactOffice.

    NB: Outlook si sconnetterà dal server in caso di problemi di sincronizzazione. Per riconnettersi al server, selezionare la scheda "Invia/Ricevi" e cliccare due volte sul bottone "Offline".

  2. Impostazioni

Accesso lettura e scrittura da software di terzi (CalDAV)


  2. Funzioni
    Ai calendari ci si può accedere con i diritti di lettura e scrittura da un software di terzo compatibile con CalDAV.

    Per favore leggere attentamente i limiti, però.

  3. Riunioni
  4. Limiti
    La sincronizzazione tra più software implica dei limiti:
    • I promemoria non verranno sincronizzati perché dipendono dal tipo di software.
    • Per ora, le tags cancellate nel software di terzi non vengono cancellate in ContactOffice.
    • Se usi il calendario contemporaneamente in ContactOffice e in uno o più software di terzi: assicurati di aggiornare il calendario nel software di terzi prima di fare qualsiasi modifica, altrimenti i cambiamenti fatti in ContactOffice andranno persi.
  5. Software compatibile
    Attenzione: Microsoft Outlook non ha opzioni CalDAV.
  6. Impostazioni del software
    Le impostazioni dipendono dal software.

    Lightning Calendar (Thunderbird)

    1. Nel menù "File", selezionat "Abbonarsi al Calendario a distanza".
    2. Nel prossimo schermo, seleziona "In rete".
    3. Nel prossimo schermo, seleziona "CalDAV" e inserisci l'indirizzo seguente nel campo "Posizione": https://www.contactoffice.com/dav/NOME UTENTE/private/events
    4. Nel prossimo schermo, scegli un nome e un colore (opzionale). Deseleziona la casella di controlla "Visualizzare Allarmi".
    5. Inserisci il tuo ContactOffice login (NOME UTENTE) e la tua password.
    Apple Calendar (macOS)
    1. In the "Calendar" menu, select "Preferences".
    2. Select the "Accounts" tab.
    3. Click on the "+" in the lower left corner. In the window that appears, enter a name for this calendar in the "Description" field.
    4. Enter your ContactOffice login (NOME UTENTE) and password in the 2 remaining fields.
    5. Click on the triangle next to "Server options" to unfold and enter the following address in the "Account URL" field: https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/NOME UTENTE/.
      Note: Do not forget the final "/", otherwise the connection will fail!
    iPhone/iPad
    1. In the "Settings", select "Calendar", then "Add an account"; select "Other", then "Add a CALDAV account".
    2. Enter www.contactoffice.com in the "Server" field.
    3. Enter your ContactOffice login (NOME UTENTE) and password in the remaining fields.
  7. Calendario di un membro del gruppo
  8. Calendario di gruppo

Accesso con software compatibile con iCal


  2. Funzioni
    Software di terzi si può connettere all'ContactOffice, che funge da server di calendari.

    Non puoi aggiungere o modificare appuntamenti usando questi software, però. I calendari sono protetti dal solito login e password.

    Sul tuo disco virtuale, troverai qualche file "calendar.ics" nella cartella principale (privato + una cartella per ogni gruppo), usati per questa funzione: la loro capacità è 0 KB. Questi file non possono essere eliminati.

  3. Software compatibili
    Lightning Calendar (Thunderbird), Apple Calendar, ecc.
  4. Impostazioni del software
    Per il tuo calendario privato, usa l'indirizzo:
    https://www.contactoffice.com/docs/NOME UTENTE/private/calendar.ics

    Per il calendario di gruppo, usa l'indirizzo:
    https://www.contactoffice.com/documenti/NOME UTENTE/GRUPPO_NOME/calendar.ics

L'accesso ai contenuti RSS

  1. Funzioni
    L'RSS ti permette di raccogliere vari siti web (giornali, blog, ecc.) in un'unica interfaccia. Usando un lettore RSS (un software o un sito specializzato), ti abboni a un feed RSS, cioè una pagina web specializzata che viene pubblicata da ogni sito web che ti offre l'accesso ai contenuti RSS.

    ContactOffice offre vari feed. Questi feed vengono protetti dal solito login e la tua password.

  2. Feed disponibili
    Ogni calendario (privato o di gruppo) ha 4 feed RSS:
    • Oggi
    • Questa settimana
    • Questo mese
    • tra 30 giorni
  3. Software compatibili
    Tutti i lettori RSS che gestiscono l'autenticazione (i feed con login e password): Feedreader (Windows), per esempio.

    Attenzione: Se desideri usare un lettore RSS che può accedere a dei feed sicuri ma non nasconde la password (per esempio Firefox), usa la sintassi seguente per il feed URL: "https://login:password@feed_url".


  5. Impostazioni del software
    1. Vai a una cartella e sposta il puntatore sull'immagine RSS.
    2. Fai un clic con il tasto destro sull'immagine e seleziona Copiare la posizione di questo legame.
    3. Vai al lettore RSS, crea un nuovo feed e incolla l'indirizzo.
    4. Inserisci il login e la password dell'ContactOffice nel lettore RSS, e dai un nome al feed.
    5. Imposta l'intervallo di rinfresco automatico nel lettore RSS.
    .

Importare - Esportare

  1. Importare
  2. Esportare
    Prima di esportare bisogna selezionare un calendario privato o di gruppo.

    Puoi esportare uno, più o tutti gli appuntamenti di un calendario nel formato vCal/iCal per reimportarli in un software compatibile con questo formato:

    • Esportare un solo appuntamento: clicca sull'oggetto dell'appuntamento e poi su Esportare.
    • Esportare più appuntamenti:seleziona una visualizzazione (giorno, settimana o mese) e clicca su Esportare nella barra di menù e poi su Esportare solo gli appuntamenti di questa pagina.
    • Esportare tutto il calendario: clicca su Esportare nella barra di menù e poi su Esportare tutti gli appuntamenti di questo calendario.

Parametri





  5. Agenda via SMS
    Clicca su SMS nella barra di menù e seleziona i giorni e il giorno di ricezione (il giorno stesso o il giorno successivo).

    Attenzione: Se la tua agenda è vuota un determinato giorno, non riceverai nessun SMS.

    Puoi anche copiare il tuo calendario sul tuo cellulare cliccando su Invia ora

    Puoi modificare le caratteristiche in qualsiasi momento oppure eliminare l'opzione calendario per SMS deselezionando tutte le caselle nella sezione "Manda il mio calendario".

 

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