Guia do usuário

v.01/2024

Mensagens Mensagens Calendário Calendário Contatos Contatos Documentos Documentos Mensagens instantâneas IM SMS SMS Fax Fax Grupos Grupos

Enviar mensagens

  1. Tipos de destinatários
    Clicar em Escrever na barra de menus. Digitar os seguintes parâmetros na nova janela:
    • Para: endereço e-mail do destinatário principal
    • Cc (opcional): um ou mais destinatários em cópia carbono
    • Bcc (opcional): um ou diversos destinatários em cópia carbono escondida
    • Assunto (opcional): o assunto de sua mensagem
    • Mensagem (opcional): a mensagem
    Nota: Os endereços no campo Cc são visíveis para todos os destinários, enquanto que os endereços em Bcc são invisíveis para todos.
  2. Auto-sugestão de endereço (autocompletar)
    Insira algumas letras de um nome, sobrenome ou endereço de e-mail para exibir uma lista de sugestões. Essas sugestões vêm de:
    • seus endereços coletados (endereços de e-mail que não estão em seus contatos privados e para os quais você escreveu recentemente usando a interface da web)
    • seus contatos privados
    • seus endereços de remetente (no menu suspenso De)
    • seus grupos (@ endereços de grupo, para enviar um e-mail a todos os membros do grupo)
    • suas listas de contatos particulares (@lista de endereços)
    Se o endereço de e-mail que você pesquisou não aparecer nas sugestões, inicie uma pesquisa clicando em Para, Cc ou Bcc.

    A sugestão automática pode conter até 1000 endereços. Se você tiver mais de 1000 nas categorias listadas acima, os endereços não usados recentemente serão ignorados. Você ainda pode pesquisá-los.

    Observação: nas versões anteriores, as sugestões vinham de Contatos privados, Contatos de grupos e membros de grupos. O número de Contatos envolvidos tornou as sugestões ineficientes, daí esta nova abordagem.
  3. Criar um rascunho
    Ao escrever uma mensagem, clique em Salvar e, em seguida, em Salvar como rascunho para salvá-la como rascunho. Ele não é enviado e é colocado automaticamente na pasta Rascunhos.

    Para retomar a gravação e/ou enviar a mensagem, vá para Rascunhos. Para abrir a mensagem, selecione-a e clique em Editar ou clique duas vezes nela.

    Cada vez que você escreve uma mensagem, ela é salva automaticamente como rascunho de tempos em tempos, para que você possa obter de volta se algo der errado.

  4. Disposição (cores, etc.)
    Um e-mail pode ser enviado em formato de texto (formato padrão) ou em formatação rich text (fontes, alinhamento, cores, etc.), imagens, etc.

    Para enviar um e-mail com formatação rich text, crie um novo e-mail e selecione Formatação em rich text em Plus(à direita). Uma barra de botões (semelhante à barra de botões de um processador de texto) é exibida. Mova o mouse sobre cada botão para obter sua legenda.

  5. Inserir uma imagem
    Para inserir uma imagem diretamente no conteúdo da mensagem e não como um anexo, certifique-se de que o formato da mensagem seja formatação rich text (usando Plus para uma mensagem específica ou Configurações para todas as mensagens). As imagens são realmente visíveis apenas neste formato. Clique no penúltimo botão na barra de menus de layout, que representa uma imagem. Escolha a imagem no seu computador ou nos Documentos. Finalmente, aplique um pouco de estilo (alinhamento) após clicar na imagem.

    Lembre-se de que o peso da imagem deve ser aceitável para um e-mail.

    Observação: a imagem está armazenada na pasta Imagens de email em seus documentos privados.

  6. Responder
    Abrir a mensagem e clicar em Responder. A mensagem de resposta aparece retomando a mensagem original. Você pode deletar todas as linhas desnecessárias.

    Para responder a todos os destinatários (campos Para e Cc) em uma única operação, clicar em Para todos depois de Responder.

    As mensagens já respondidas são indicadas pelo ícone.

  7. Encaminhar
    Uma nova mensagem aparecerá, retomando a mensagem original. Você pode deletar todas as linhas desnecessárias.

    As mensagens encaminhadas são assinaladas com o ícone.

  8. Endereços do remetente
    Você pode ter vários endereços de e-mail do remetente (até 50). Esses endereços devem ser inseridos nos seus dados pessoais.

    Ao escrever uma mensagem, clique em De para editar seus dados pessoais e adicionar (ou editar) um endereço de e-mail.

    Ao escrever um mensagem, selecione um endereço de remetente no menu suspenso ao lado de De. Você pode definir o endereço do remetente padrão em Configurações > Mensagens > Geral.

  9. Envio de um SMS
    Insira o número completo no formato internacional (país + zona + número) seguido por @SMS (por exemplo: 32475123456@SMS). Os anexos não são enviados para esses destinatários.
    Observação: Recomendamos que você assine seu SMS para que os destinatários saibam de quem são. Além disso, se desejar uma resposta por SMS, escreva o seu próprio número na mensagem.

    Dentro da mesma mensagem, você pode ter destinatários de e-mail e SMS.

  10. Envio de um fax
    Insira o número completo no formato internacional (país + zona + número) seguido por @fax (por exemplo: 322123456@fax). O corpo da mensagem é enviado na primeira página, enquanto os anexos são enviados nas páginas seguintes.
    NB: Aconselhamos que você assine seus faxes para que os destinatários saibam de quem são. Além disso, se desejar uma resposta por fax, escreva seu próprio número na mensagem.

    Dentro da mesma mensagem, você pode ter destinatários de e-mail e fax.

Endereços coletados

  1. O que são endereços coletados?
    Os endereços coletados são endereços de e-mail para os quais você enviou uma mensagem recentemente usando a interface da Web e que ainda não estão em seus Contatos privados. Os endereços de e-mail em e-mails enviados de software externo, como um cliente IMAP (Outlook, Thunderbird, etc.) não serão coletados.

    Os endereços coletados aparecerão na sugestão automática de e-mail quando você escrever um e-mail na interface da web.

    Se desejar sincronizar endereços de e-mail de destinatários com outro software ou dispositivos, adicione-os aos seus Contatos privados e sincronize com CardDAV ou Exchange ActiveSync.
  2. Como visualizar os endereços coletados?
    Vá para Configurações > Mensagens > Endereços coletados.
  3. Editar um endereço coletado
    Se o nome ou endereço estiver ou se tornou incorreto (o destinatário mudou de provedor de correio ou empresa, por exemplo), você pode editar ambos clicando no endereço coletado.
  4. Transforme um endereço coletado em um contato
    Clique no endereço coletado e em Criar contato e salve o novo contato. Todos os endereços de e-mail em seus contatos privados serão suprimidos automaticamente de seus endereços coletados.
  5. Excluir um endereço coletado
    Se você não deseja que um endereço coletado apareça mais na sugestão automática do destinatário, você pode excluí-lo. Mova o ponteiro do mouse para o endereço coletado e clique no ícone de exclusão que aparece.

Agendas de endereços

  1. Usando a agenda de endereços
    Ao escrever uma mensagem, você pode preencher os campos Para, Cc e Bcc usando a ferramenta Agenda de endereços: clicar em Para, Cc ou Bcc.
  2. Usando a agenda de endereços
    Quando você liga para os contatos clicando em A, Cc ou Bcc, os endereços de e-mail são exibidos. No menu suspenso à direita, selecione Números de telefone para que você possa selecionar destinatários para SMS ou fax.
  3. Enviar uma mensagem a todos os membros do grupo
    Clique em Bcc. Selecione o grupo no menu suspenso e selecione Membros do grupo na coluna da esquerda. Marque a caixa de seleção Todos os membros. Dessa forma, os endereços de e-mail não serão exibidos para todos os membros do grupo. Se você deseja que os endereços sejam exibidos, clique em Para ou Cc no início.
  4. Adicionar aos contatos
    Você pode adicionar dados aos contatos de várias maneiras
    • Clique em um nome de correspondência e escolha Salvar em contatos para criar um novo contato com este endereço de e-mail ou Adicionar a um contato para associar o endereço de e-mail a um contato existente.
    • Clique em um número de telefone e escolha Salvar em contatos para criar um novo contato com este número ou Adicionar a um contato para associá-lo a um contato existente.

Listas de contatos

  1. Definição
    As listas lhe permitem agrupar diversos contatos de diversas agendas de endereços para que possa enviar a mesma mensagem a todos esses contatos em uma única operação.

    Você pode agrupar diferentes canais de comunicação (e-mail, SMS, fax), desde que sua assinatura permita.

    O número de listas que você pode criar e o número de destinatários que elas podem conter dependem de sua assinatura.

    Apesar de poderem ser bidirecionais, as listas costumam ser usadas unidirecionalmente.

    Nota: as listas não podem ser usadas fora do ContactOffice.

  2. Para que servem as listas?
    Crie listas contendo grupos de pessoas com quem você se comunica freqüentemente: superiores, colegas, alunos, etc.

    Você não precisa criar uma lista com todos os membros de um grupo, pois ela já existe e é atualizada automaticamente.

    Aviso: as listas não são projetadas para envio em massa e certamente não para envio de e-mail comercial não solicitado). O abuso pode resultar na suspensão da sua conta. Existem soluções de mala direta no mercado.

  3. Criar uma lista privada
    Selecione Listas no menu Mais e selecione Privado no menu suspenso. Crie sua lista selecionando contatos nos catálogos de endereços (privado ou grupo).
  4. Criar uma lista de grupo
    Todos os membros do grupo podem sempre enviar mensagens à lista do grupo. Somente o administrador do grupo pode criar listas do grupo ou editá-las.

    Se você for o administrador do grupo, clicar em Listas, selecionar o grupo no menu rolante e então criar a lista do grupo como você criaria uma lista privada. Para permitir que membros editem a lista, clicar em Acessar ao lado do nome da lista e selecionar as caixas desejadas.

  5. Usando a lista
    Para visualizar o conteúdo de uma lista, clique em seu nome.

    Para enviar uma mensagem a uma lista, selecione Enviar um e-mail em suas Ações. Em uma nova mensagem, clique em Bcc e selecione Listas.

  6. Para, Cc ou Cco?
    Escolha com cuidado em qual campo chamar sua lista. Para e Cc exibirá a lista de destinatários para todos eles. Pelo contrário, o Cco oculta todos os destinatários.
  7. Editar uma lista
    Clicar em Listas e em Editar ao lado da lista e efetuar as mudanças necessárias.
  8. Exportar uma lista
    Para exportar uma lista para um arquivo CSV (valores separados por vírgula), selecione Exportar em suas Ações. Você apenas tem que copiar/colar o conteúdo deste arquivo em outro software de e-mail.
  9. Deletar uma lista
    Selecione Excluir na lista Ações. Isso exclui uma lista, mas é claro que os contatos na lista não são excluídos.

Anexos

  1. Envio de anexos
    Para enviar um arquivo gravado em seu computador, clicar em Anexar e em seguida selecionar Anexos.

    Para enviar um arquivo armazenado na ferramenta Documentos, clicar em Anexar e em seguida selecionar Documentos.

  2. Envio como hiperlink
    Em vez de enviar o documento por e-mail, você pode enviá-lo como um hiperlink. O destinatário terá alguns dias para baixá-lo clicando no hiperlink e você poderá ser notificado quando ele fizer isso.

    Este recurso é útil para documentos grandes, mas você também pode usá-lo com documentos pequenos.

    Observe que este recurso enviará automaticamente um e-mail individual por destinatário: os destinatários não verão nenhum outro destinatário.

    Em uma mensagem, selecione Adicionar link de download no menu Anexo. Em seguida, selecione um ou mais Documentos privados ou de grupo.

    Em Documentos, selecione um ou mais documentos, abra Ações e selecione Enviar e Enviar como hiperlink.

  3. Anexos recebidos
    Os anexos são indicados por um ícone de clipe de papel. Quando a mensagem é aberta, os anexos podem ser:
    • Download em seu computador: clique em Download
    • Salva diretamente nos Documentos: clique em Salvar em Documentos. Para salvar todos os anexos em uma única operação, selecione Salvar tudo nos documentos
    Os anexos do calendário (arquivos .ics) podem ser importados no calendário, escolhendo Salvar no calendário. Da mesma forma, os anexos de contatos (arquivos .vcf) podem ser salvos nos contatos, escolhendo Salvar em contatos.
  4. Ocultar anexos
    Você pode ocultar anexos clicando na zona em que eles aparecem. Eles estão ocultos e não são excluídos.
  5. Excluir um anexo
    É possível excluir um anexo em um e-mail recebido ou enviado para economizar armazenamento na caixa de correio. A exclusão não tem impacto nas caixas de correio de seus correspondentes: uma vez que você enviou um e-mail com um anexo, os destinatários recebem esses anexos e nada pode ser feito a respeito.

    Nas Ações de um anexo , selecione Excluir. Um rastro do anexo permanece, porque de fato havia um anexo quando você recebeu ou enviou o e-mail.

Exibição

  1. Mensagens não lidas
    Para exibir apenas e-mails não lidos na pasta atual, selecione Apenas não lidos em Ações desta pasta.
  2. Exibir imagens externas
    Se houver imagens externas em uma mensagem, ou seja, imagens hospedadas em um servidor e não diretamente na mensagem, elas não serão exibidas. De fato, imagens externas podem informar ao remetente que você abriu a mensagem. Eles podem deduzir disso, por exemplo, que seu endereço de e-mail é válido e ativo. Esta é uma informação útil para um spammer.

    No entanto, algumas imagens externas são inofensivas e melhoram o layout da mensagem. Portanto, um alerta é exibido em cima de uma mensagem quando algumas imagens estão ocultas: "As imagens em servidores da Web de terceiros são filtradas. Exibir imagens neste e-mail?". Clique em Sim se desejar exibi-los e se confiar no remetente.

  3. Mensagens de classificação
    As mensagens são classificadas em ordem cronológica inversa (as mensagens mais recentes aparecem primeiro).

    Você pode classificar por um dos seguintes critérios: data, assunto, remetente ou tamanho. Para cada um, você pode escolher a ordem normal (alfabética ou crescente) ou a ordem inversa (decrescente).

    Para ativar uma classificação diferente, selecione um critério no menu Classificar por à direita. Essa classificação permanecerá ativa na pasta até sua próxima conexão.

  4. Exibir a data completa
    Na lista de mensagens, coloque o mouse em uma data abreviada para exibir a data completa e a hora.

Fluxos de discussão

  1. Fluxos de discussão
    O encadeamento exibe e-mails como em um fórum: as mensagens de uma mesma conversa são exibidas hierarquicamente, a mais recente sendo colocada na parte inferior.

    Nota: ContactOffice usa uma série de critérios para reunir mensagens dentro dos tópicos. Se você responder a uma mensagem e alterar completamente o conteúdo da conversa, ContactOffice não será capaz de adivinhar e continuará associando essas mensagens em uma mesma conversa. Da mesma forma, se mensagens de remetentes diferentes tiverem o mesmo assunto, muito provavelmente aparecerão no mesmo tópico.

  2. Ativação
    Para ativar esta visualização, selecionar Fluxo de discussão no menu Ver. Ela permanece ativa nas sessões seguintes.

    Para voltar à visualização normal, desativar essa mesma opção.

  3. Como usar rosqueamento
    Na lista à esquerda, um encadeamento é representado por uma única mensagem. O número total de mensagens é exibido para cada encadeamento. Se um cabeçalho contém pelo menos uma mensagem não lida, ele é exibido como uma mensagem não irradiada.

    Quando você seleciona um encadeamento, todas as mensagens nele são exibidas à direita. Clique em uma mensagem para lê-la. As mensagens não lidas são exibidas com a mesma cor de fundo das mensagens não lidas à esquerda.

  4. Marcar uma mensagem em um encadeamento como lido
    Selecione uma linha à esquerda e uma mensagem à direita. Abrir a mensagem marcará como lida.
  5. Marcar uma mensagem em um tópico como não lida
    Selecione uma linha à esquerda e uma mensagem à direita. Na barra de menus, selecione "Mais/..." e depois Marcar como não lida.

Assinatura

  1. Criar uma assinatura
    Vá para Mensagens Configurações e selecione Assinaturas. Se você usar opções de layout (cores, alinhamento etc.), verifique se o Formato padrão em Geral está definido como Formatação Rich Text.

    Você pode criar uma assinatura para cada endereço de remetente (16384 caracteres).

  2. Inserir uma imagem em uma assinatura
    Para inserir uma imagem (logotipo etc.) em sua assinatura, faça o seguinte:
    1. Nas Mensagens Configurações, título Geral, no Edição, verifique se o Formato padrão é Formatação Rich Text. As imagens são realmente visíveis apenas neste formato.
    2. Nas Mensagens Configurações, título Assinaturas, crie a parte do texto da sua assinatura. Você pode usar as opções de layout (cores, etc.). Em seguida, clique no último mas um botão na barra de menus de layout, representando uma imagem. Escolha a imagem no seu computador ou nos documentos. Por fim, aplique algum estilo (alinhamento) depois de clicar na imagem.
      Nota: A imagem é armazenada na pasta Enviar imagens em seus Documentos particulares. Não a exclua, caso contrário ela desaparecerá da sua assinatura.
    Você pode ter várias imagens em uma assinatura.
  3. Use uma assinatura
    • Se você deseja assinar cada mensagem de saída, marque Assinatura automática em Configurações > Mensagens > Assinaturas. Se você não deseja assinar uma mensagem específica, basta selecionar o texto da assinatura com o mouse e excluí-lo. Você também pode ir para Plus (à direita) e escolher Desativar na seção Assinatura.
    • Se desejar para assinar algumas mensagens: escreva a mensagem e, em Mais (à direita), escolha Inserir na parte inferior ou Inserir no cursor no seção Assinatura.
  4. Coordenadas em arquivo anexo
    Outra maneira de assinar suas mensagens é incluir um vCard (cartão de visita eletrônico, que contém as informações armazenadas em seus dados pessoais). Para fazer isso, clique em Anexo e escolha vCard ao escrever uma mensagem. Todos os dados dos seus dados pessoais serão usados no vCard (exceto o campo Comentário e Tags).
  5. Assinatura obrigatória
    Para assinaturas gratuitas, todos os e-mails enviados têm uma assinatura comum (marketing, isenção de responsabilidade, etc.). Esta assinatura obrigatória não pode ser desativada, mas você ainda pode usar sua assinatura pessoal.

Mensagens criptografadas por senha

  1. O que são mensagens criptografadas por senha?
    Com esse recurso, você pode enviar uma mensagem segura para qualquer endereço de e-mail. O destinatário poderá ler sua mensagem após inserir a senha que recebeu de você de alguma outra forma. Apenas uma senha: nada para instalar ou configurar, nenhuma chave OpenPGP para criar.

    O destinatário receberá um e-mail contendo um link e uma dica opcional de senha. Clicar no link abrirá a mensagem em ContactOffice. O destinatário poderá responder à sua mensagem com o mesmo nível de segurança. Você lerá a resposta com a mesma senha

    A privacidade da mensagem depende do fato de a senha não ser conhecida ou adivinhada por terceiros.
  2. Enviar uma mensagem criptografada por senha
    Componha uma mensagem como de costume e clique emCriptografia. Duas opções aparecem. Selecione Senha criptografada. Quanto ao OpenPGP criptografado, veja "Assinatura eletrônica e criptografia" neste manual.

    Escolha cuidadosamente uma senha que você enviará por algum outro meio de comunicação (face a face, por telefone , por SMS, etc.). Nunca use sua senha ContactOffice, sua senha de chave privada ou qualquer outra senha confidencial. Opcionalmente, você pode adicionar uma pista. Esteja ciente de que essa pista não será criptografada e, portanto, poderá ser lida por qualquer pessoa.

    A mensagem criptografada por senha tem uma data de validade padrão de uma semana, mas você pode escolher uma data diferente ou enviar uma mensagem que nunca expirará. Após a data de expiração, o destinatário não poderá ler a mensagem.

    Eventualmente, clique em Enviar para enviar a mensagem.

    A mensagem é armazenada na sua pasta habitual. Você precisa da senha para lê-lo. Você poderá lê-lo mesmo após a data de validade. Cuidado: se você excluir a mensagem antes da data de expiração, o destinatário não poderá mais lê-la.

Assinatura e criptografia eletrônicas

  1. Por que assinar suas mensagens?
    O e-mail foi concebido de forma a não verificar se um e-mail foi realmente enviado pelo proprietário do endereço de e-mail do remetente. Esta é a razão pela qual você pode receber mensagens que parecem vir de bancos, fornecedores conhecidos ou amigos. Da mesma forma, outras pessoas também podem usar seu próprio endereço como endereço de remetente. Eles não precisam sequestrar sua caixa de correio para isso: eles apenas precisam saber seu endereço de e-mail.

    O objetivo da assinatura eletrônica é garantir que o remetente de um e-mail seja realmente o proprietário do endereço de e-mail do remetente e, inversamente, para se certificar de que os emails enviados com o seu endereço de email como remetente são realmente enviados por si.

  2. Por que criptografar suas mensagens?
    O e-mail foi projetado de forma que o conteúdo de um e-mail possa ser lido enquanto ele viaja pelos servidores. A jornada entre dois servidores pode ser muito longa e depender de muitos intermediários. Além disso, robôs que trabalham para serviços de inteligência ou redes de criminosos estão ouvindo. É importante notar também que é tecnicamente possível alterar o conteúdo de um e-mail enquanto ele viaja pela Internet.

    O objetivo da criptografia é tornar o conteúdo do e-mail ilegível para terceiros: apenas o destinatário poderá lê-lo . Da mesma forma, só você poderá ler os e-mails que ele lhe enviar. Esteja ciente de que o assunto de um e-mail criptografado nunca é criptografado.

  3. Seu par de chaves
    A assinatura eletrônica e a criptografia dependem de um par de chaves. Essas chaves são arquivos eletrônicos:
    • Uma chave privada ou secreta, que você realmente manterá privada. Além disso, é protegido por uma senha, chamada de "senha longa". A segurança do sistema é baseada na privacidade da chave privada e na frase-senha.
    • Uma chave pública, que você pode enviar gratuitamente e também publicar na Internet.
    1. Assinatura eletrônica significa assinar um e-mail com sua chave privada.
      O software de e-mail do destinatário comparará sua assinatura com sua chave pública e confirmará se o e-mail está assinado corretamente.
    2. Criptografia significa codificar um e-mail com a chave pública do destinatário.
      O software de e-mail do destinatário comparará o conteúdo do e-mail com a chave privada do destinatário e confirmará se o e-mail está criptografado corretamente e se seu conteúdo não foi modificado. Ele decodificará a mensagem para que o destinatário possa lê-la, mas continuará a armazená-la em sua forma criptografada.
    Observação: quando você enviar uma mensagem criptografada, ContactOffice também a assinará. A troca de mensagens criptografadas em ContactOffice, portanto, requer que ambos os correspondentes tenham a chave pública um do outro. Pelo contrário, você pode obter mensagens criptografadas externas que não estão assinadas.

    Observação: publicar uma chave pública em servidores de chave pública é um processo irreversível. Ele também publicará seu nome e sobrenome fornecidos junto com seu endereço de e-mail associado, que você não poderá excluir ou modificar depois de publicado. No entanto, isso permitirá que outros usuários encontrem sua chave pública facilmente.

    Esta arquitetura de par de chaves é um padrão. Seu nome é OpenPGP.

  4. Seu keystore
    Seu keystore contém não apenas seu próprio par de chaves, mas também as chaves públicas que você adiciona lá. A segurança do sistema é baseada na confiança que você dá a cada chave pública. Antes de adicionar uma chave pública, certifique-se de que ela pertença à pessoa certa.

    A adição de uma chave pública permite que ContactOffice valide mensagens assinadas eletronicamente por essa pessoa, decodifique as mensagens criptografadas por essa pessoa e envie-a mensagens criptografadas por pessoa.

  5. Como começar?
    Aqui estão algumas dicas para começar a usar esses recursos
    • Você não precisa necessariamente mudar para uma situação em que apenas enviaria e receberia emails criptografados. Dependendo da confidencialidade da mensagem e da capacidade técnica do sistema de correio do destinatário para lidar com a criptografia, você envia uma mensagem normal ou criptografada, caso a caso. Ao contrário de outras plataformas de criptografia que o forçam a criptografar todas as suas mensagens e se comunicar apenas com usuários na mesma plataforma, ContactOffice permite que você seja gratuito.
    • Você pode assinar eletronicamente todas as suas mensagens. Do lado do destinatário, mesmo que o sistema de e-mail não lide com a validação de assinaturas eletrônicas, ele poderá ler suas mensagens.
    • Como criptografar significa codificar um e-mail com a chave pública do destinatário, ela exige que o destinatário criou seu próprio par de chaves e que você possui a chave pública. Uma boa maneira de começar é identificar alguns correspondentes que possam estar interessados em trocar mensagens criptografadas com você. Se esses correspondentes também forem ContactOffice usuários (colegas, membros de sua organização, por exemplo), será muito mais fácil.
    • Para um desempenho ideal, mantendo o tamanho total do (s) anexo (s) de até 5 MB ou menos em mensagens criptografadas de ponta a ponta e/ou assinadas digitalmente é recomendado.
  6. Parte de uma política de segurança
    A criptografia é apenas parte de uma política de segurança. Se sua ContactOffice senha e/ou frase secreta forem muito fáceis de adivinhar ou escritas em um post-it próximo à tela, a criptografia de e-mail corre um grande risco de ser comprometida.
  7. Informação técnica
    Apoiamos chaves OpenPGP baseadas no algoritmo RSA para operações de criptografia/descriptografia e assinatura digital. As chaves OpenPGP baseadas no algoritmo ECC (Curve25519) também são suportadas para operações de criptografia/descriptografia. Todas as chaves do OpenPGP devem ser blindadas em ASCII.

    Se você já possui o seu par de chaves e se foi gerado usando o algoritmo RSA, é recomendável manter o tamanho total dos anexos da mensagem entre 3 MB e 5 MB para obter o desempenho ideal de criptografia/descriptografia.

Filtros

  1. Definição
    Os filtros executam ações nos e-mails recebidos (incluindo contas POP3 externas) que correspondem a determinadas condições. Eles não se aplicam a mensagens de spam.
  2. Acesso a filtros
    Vá para Configurações, escolha Mensagens e depois Filtros.
  3. Criar um filtro
    Clicar em Filtros na barra de menus e então em Adicionar. Digitar os seguintes parâmetros:
    • Descrição: dar um nome explícito ao filtro para poder gerenciá-lo com facilidade.
    • Condições: usar ao menos uma condição. Para adicionar outra, clicar em Adicionar uma condição. Para deletar uma condição, clicar em Cancelar ao lado da condição. Se indicar diversas condições, decidir se todas devem ser verdadeiras (E lógico) ou se pelo menos uma deve ser verdadeira (OU lógico).
    • Ações: indicar ao menos uma ação usando o menu rolante. Para adicionar outra, clicar em Adicionar uma ação. Para deletar uma ação, clicar em Cancelar ao lado da ação. Conforme a ação que escolher, você pode ser solicitado a fornecer alguma informação adicional (pasta onde a mensagem deve ser guardada etc.).
  4. Lista negra
    Não há recurso chamado "lista negra", mas você pode obter o mesmo resultado com Filtros. Se você deseja bloquear endereços ou domínios de remetentes, crie um filtro com a ação Excluir. Nesse caso, o remetente ainda poderá enviar mensagens, mas você não as verá em sua caixa de correio, nem usará nenhum espaço de sua caixa de correio. Tenha cuidado ao criar a condição para esse filtro. Você também pode usar a ação Mover para a lixeira para evitar qualquer exclusão imediata.
  5. Editar um filtro
    Você pode editar um filtro a qualquer momento clicando em seu nome.
  6. Ordem dos filtros
    Os filtros são executados na ordem em que aparecem na visão geral dos filtros (o filtro na parte superior da página é executado primeiro). Isso significa que uma ordem diferente de aparência dará um resultado diferente. Use Abortar avaliação adicional se necessário: os próximos filtros não serão executados.

    Para aumentar um filtro na lista, exiba suas Ações e selecione Para cima. Para diminuir um filtro na lista, exiba suas Ações e clique em Para baixo.

  7. Desativar um filtro
    Na lista dos filtros, clicar no nome do filtro e desativar a caixa ao lado de "Ativo". O filtro é desativado mas não é destruído. Você pode reativá-lo quando necessário.
  8. Deletar um filtro
    Exiba o filtro Ações e selecione Excluir.
  1. Pesquise em ferramentas e ambientes
    O campo de pesquisa está localizado na parte superior direita da tela. Digite uma palavra ou suas primeiras letras para iniciar uma pesquisa.

    Pesquisa e ferramentas:

    • Se você estiver usando uma ferramenta (Mensagens, por exemplo) e iniciar uma pesquisa a partir dela, ela pesquisará nesta ferramenta .
    • Se nenhuma ferramenta for selecionada quando você iniciar uma pesquisa (na página inicial, logo após o login, por exemplo), ela pesquisará em todas as ferramentas. A lista de resultados exibirá o tipo de dados para cada resultado. Para voltar à página inicial, clique no logotipo no canto superior esquerdo.
    Pesquisa e ambientes:
    • Se seu ambiente privado for selecionado quando você iniciar uma pesquisa (seus documentos privados , por exemplo), ele pesquisará neste ambiente.
    • Se um grupo for selecionado quando você iniciar uma pesquisa, ele pesquisará apenas neste grupo.
    • Você pode ampliar ou restringir a pesquisa clicando no triângulo para exibir as opções de pesquisa avançada. Na seção Pesquisar em, selecione Privado ou Privado + Grupos. Se você selecionar o último, a pesquisa será feita em todos os grupos ao mesmo tempo.
  2. Busca avançada
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Resultados
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  4. Ultima busca
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.
  5. Busca a partir de um correspondente
    Clicar no nome de um correspondente (destinatário ou remetente) e selecionar Mensagens recebidas e enviadas para buscar todas as mensagens trocadas com ele.
  6. Ordenar resultados para mensagens
    Por padrão, os resultados de uma pesquisa em Mensagens são classificados por data. Em Configurações, na seção Mensagens, na seção Geral, você pode escolher uma classificação por relevância.
  7. Sintaxe no campo de busca
    • Se você inserir várias palavras, obterá dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, obterá dados que contêm uma das palavras.
    • A pesquisa faz diferença entre maiúsculas e minúsculas.
    • Você pode adicionar uma estrela (*) depois de pelo menos 4 caracteres para pesquisar todas as palavras que começam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • feriado Havaí (igual a feriado E Havaí) retornará dados contendo feriado e Havaí .
    • Maui OR Hawaii retornará dados contendo Maui ou Havaí.
    • "great holiday" (entre aspas) retornará dados contendo a expressão "great holiday".
      • >
    • "info*" retornará dados contendo palavras que começam com info (informação, informativo, informado, etc.)
    • virus -computer retornará dados contendo a palavra "vírus", mas não a palavra "computador".

Modelos

  1. Definição
    Um modelo é um e-mail já escrito, pronto para ser enviado, que lhe permite lidar com mensagens recorrentes: solicitações de informação, perguntas etc.

    Como para e-mails, o modelo pode ter diversos endereços e anexos.

    Ao ser carregado (como uma nova mensagem ou como uma resposta a uma mensagem recebida), sua mensagem pode ser alterada sem que isso afete o modelo para utilizações posteriores.

  2. Criar um modelo
    Criar uma nova mensagem, redigir o modelo incluindo um assunto para identificá-lo. Em seguida, clicar em Salvar e selecionar Salvar como modelo.
  3. Utilizar um modelo
    Para responder uma mensagem com um modelo, selecionar Responder e em seguida Com modelo. Escolher o modelo apropriado e, se necessário, editar a mensagem (o modelo original não se alterará) antes de enviá-la.

    Para enviar uma nova mensagem com um modelo, selecionar Mensagem a partir de modelo no menu Novo.

Gerenciamento de pastas

  1. Dossiês
    Toda mensagem deve ser armazenada em uma pasta. O número de mensagens não lidas de cada pasta é exibido. Uma pasta com subpastas com mensagens não lidas aparece em negrito.

    Algumas pastas são criadas automaticamente e não podem ser renomeadas nem movidas: Caixa de entrada (mensagens recebidas), Enviadas (mensagens enviadas), Lixeira, Rascunhos, Modelos e Spam?.

    Você pode criar pastas adicionais para organizar melhor suas mensagens, eventualmente criando filtros para classificar automaticamente as mensagens na pasta certa assim que chegam.

  2. Criar uma pasta
    Selecione a pasta raiz (um nível acima da Caixa de entrada), exiba seu menu contextual (clique nela com o botão direito do mouse ou nos 3 pontos ao lado) e selecione Nova pasta. Digite um nome e pressione a tecla Enter.
  3. Mover uma pasta
    Duas possibilidades são propostas:
    • Selecionar a pasta com o mouse e colocá-lo na pasta de destino.
    • Exibir as Ações da pasta e selecionar Mover.
  4. Renomear uma pasta
    Ir a uma pasta e selecionar Renomear no menu Ações associado à pasta.
  5. Deletar uma pasta
    Cuidados:
    • Deletar uma pasta significa suprimir todas as mensagens nela contidas, assim como as subpastas e seu conteúdo
    • Uma vez esvaziada a Lixeira, a supressão é irreversível, portanto prestem atenção ao realizar essa operação!
    • No lugar de simplesmente suprimir as pastas, você pode também arquivá-las (ver a seção correspondente).
    Selecionar a pasta, exibir suas Ações e selecionar Deletar.

    NB: A pasta só será efetivamente suprimida quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou uma pasta à Lixeira por engano, poderá recuperá-la. Não deixe a pasta na Lixeira por ela pode se esvaziar automaticamente.

  6. Subpastas
    Você pode criar subpastas em todas as pastas, exceto "Enviado" e "Spam?".

    Para criar uma subpasta, escolha uma pasta na parte esquerda da tela e exiba seu menu contextual (clique com o botão direito do mouse ou clique nos 3 pontos ao lado) Nova pasta no menu Ações associado à pasta.

  7. Número de mensagens em uma pasta
    Exiba a pasta Ações para mostrar a quantidade de mensagens que elas contêm. Este número não inclui mensagens em subpastas. Obviamente, as subpastas também exibem quantas mensagens elas contêm.

    A árvore de pastas exibe o número de mensagens não lidas e não o número total de mensagens.

  8. Mover uma mensagem a uma pasta
    Duas possibilidades são propostas:
    • Selecionar a pasta com o mouse e colocá-lo na pasta de destino.
    • Exibir as Ações da pasta e selecionar Mover.

Deletar mensagens

  1. Deletar uma mensagem
    Assinalar (ou selecionar) a mensagem em questão, mostrar suas Ações e selecionar Deletar. Você pode também mover a mensagem para a Lixeira arrastando e largando.

    NB: A mensagem só será suprimida quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou uma mensagem à Lixeira por engano, você pode recuperá-la. Não deixe a mensagem na Lixeira pois ela pode se esvaziar automaticamente.

  2. Deletar uma seleção de mensagens
    Precauções:
    • Uma vez que a Lixeira é esvaziada, a supressão de mensagens é irreversível; preste atenção ao fazer essa operação.
    • No lugar de simplesmente deletar mensagens, você pode também arquivá-las (veja a seção correspondente).
    A supressão é efetuada pasta por pasta. Primeiro, posicione-se em uma pasta. Assinalar as mensagens desejadas (ou selecioná-las com o teclado ou o mouse), mostrar as Ações e selecionar Deletar. Você pode também mover as mensagens para a Lixeira com um arrastar-largar.

    NB: As mensagens só serão efetivamente suprimidas quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou mensagens à Lixeira por engano, você pode recuperá-las. Não deixá-las na Lixeira pois ela pode se esvaziar automaticamente.

  3. Esvaziar a Lixeira
    Mostrar as Ações da Lixeira e selecionar Esvaziar a Lixeira.
  4. Esvaziar a Lixeira automaticamente
    A cada conexão, as mensagens que estão na Lixeira há mais de 7 dias são automaticamente deletadas.

Caixas compartilhadas

  1. O que é uma caixa compartilhada?
    Uma caixa de correio é compartilhada quando o endereço de e-mail principal em Mensagens é compartilhado com um ou mais membros do grupo.

    Se você compartilhar sua própria caixa de correio, os membros que você escolheu terão acesso total a ela e, portanto, serão capazes de gerenciá-la com você. Eles terão permissão para ler e enviar mensagens, responder, mover mensagens para pastas ou excluí-las, etc.

    Da mesma forma, você também pode acessar caixas de correio compartilhadas.

    As caixas de correio compartilhadas podem ser acessadas apenas em a interface da Web.
  2. Por que serve uma caixa compartilhada?
    Compartilhe uma caixa de correio para:
    • Delegar seu gerenciamento. Por exemplo, um gerente compartilha sua caixa de correio com este (s) assistente(s) pessoal(s).
    • Gerenciar uma caixa de correio comum (serviço, departamento, endereço genérico, como info@example.com, etc.) com várias pessoas
  3. Compartilhe uma caixa
    Nota: nem todas as assinaturas permitem compartilhar uma caixa de correio, mas todas as assinaturas permitem acessar uma caixa de correio compartilhada.

    Assim como nas outras ferramentas, você só pode compartilhar uma caixa de correio dentro de um grupo: para compartilhar sua caixa de correio com outro usuário, ele deve estar em pelo menos um grupo com você.

    Usuários que se conectam a uma caixa de correio compartilhada têm acesso total: todas as pastas podem ser acessadas (incluindo aquelas que contêm mensagens que você já enviou) e podem fazer nada. Eles também podem ver os contatos em seu ambiente privado. No entanto, eles não podem editá-los ou adicionar novos contatos.

    Aviso! Não compartilhe sua caixa de correio com qualquer pessoa: além de preocupações óbvias com a privacidade, isso também pode levar à exclusão de mensagens por qualquer pessoa com quem você compartilharia sua caixa de correio.

    Observe as seguintes consequências ao compartilhar sua caixa de correio:
    • Todos os seus nomes de Contatos privados e endereços de e-mail serão exibidos na sugestão automática de endereço de e-mail do destinatário (completar automaticamente). No entanto, somente você ainda pode adicionar, editar ou excluir contatos privados.
    • Todos os seus endereços de remetente, incluindo seus aliases, também são compartilhados, para que o endereço correto seja selecionado ao responder a uma mensagem.
    Para compartilhar sua caixa de correio, vá para Configurações, na seção Mensagens e clique em Compartilhamento de caixa de correio. Em seguida, selecione um ou mais membros do grupo.

    Observação: o compartilhamento com todos os membros do grupo em um único clique é desativado propositalmente. Alguém pode realmente entrar no grupo mais tarde e ter permissão para acessar sua caixa de correio sem que você seja avisado.
  4. Acesse uma caixa compartilhada
    Se você puder acessar pelo menos uma caixa de correio compartilhada, o seletor de ambiente (o menu suspenso que exibe "Ambiente: privado" por padrão) aparece na ferramenta Mensagens. Navegue neste menu para acessar a caixa de correio compartilhada. Se o compartilhamento acabou de ocorrer e o menu suspenso não aparecer, saia e faça login novamente.

    Observe as seguintes consequências ao acessar uma caixa de correio compartilhada:
    • Se se desejar, você pode criar uma assinatura para o (s) endereço (s) do remetente da caixa de correio compartilhada. Essas assinaturas estarão disponíveis apenas para você.
    • Suas próprias configurações de visualização e layout serão usadas (fonte padrão, por exemplo).
    • Você pode gerenciar filtros, de mensagem do escritório e endereços coletados.
    • A pesquisa analisa as mensagens da caixa de correio compartilhada.
    • Quando você abre os contatos enquanto escreve uma nova mensagem, os contatos do proprietário da caixa de correio são exibidos, bem como os contatos de grupos dos quais você e ele/ela são membros.
    • Quando você salva um remetente como contato de um email, apenas os grupos dos quais você e o proprietário da caixa de correio são membros são exibidos. Claro, você não poderá adicionar um contato ao grupo se não tiver recebido o direito Adicionar conteúdo.
  5. Acessando configurações (filtros, ausência de mensagens)
    Se você tiver acesso a uma caixa de correio compartilhada, poderá gerenciar seus filtros, mensagens de ausência e endereços coletados. Vá para Configurações e selecione o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada no menu suspenso. Certifique-se de que as configurações sejam convenientes para todos os usuários de caixas de correio compartilhadas.

    Os seguintes filtros não estão disponíveis para caixas de correio compartilhadas porque eles não podem acessar os dados pessoais do proprietário da caixa de correio: notificações (SMS, e-mail, Jabber / XMPP) e marcação.
  6. Endereço de sugestão automática (preenchimento automático) e caixas de correio compartilhadas
    Quando você acessa uma caixa de correio compartilhada, as sugestões vêm de:
    • os endereços coletados da caixa de correio compartilhada (endereços de e-mail que não estão nos contatos da caixa de correio compartilhada e que foram gravados recentemente)
    • o Contatos privados do proprietário da caixa de correio compartilhada
    • os endereços dos remetentes do proprietário da caixa de correio compartilhada (no menu suspenso De)
    Apenas o proprietário da caixa de correio compartilhada pode criar Contatos de endereços coletados, porque somente ele/ela pode criar Contatos em seus Contatos privados. Os Contatos criados estarão disponíveis para qualquer pessoa que acesse a caixa de correio compartilhada.

    Os usuários que acessam a caixa de correio compartilhada só podem editar e excluir endereços coletados.
  7. Tags e caixas compartilhadas
    Cada usuário tem suas próprias tags. Para que as tags funcionem em uma caixa de correio compartilhada, todos os usuários que acessam essa caixa de correio precisam concordar com uma lista de tags e todos devem criá-los em sua própria conta. Todos também podem ter suas próprias tags pessoais, desde que não sejam usadas na caixa de correio compartilhada.
  8. Acesso de software de terceiros
    As caixas de correio compartilhadas às quais você tem acesso são exibidas automaticamente no software IMAP. Cada caixa de correio aparece em uma pasta com seu nome após um til (~) e tem sua própria árvore de pastas.

    Observação
    • O software de e-mail de terceiros exibe a conta de e-mail principal (a sua própria conta) e as contas de e-mail secundárias (cada caixa de correio compartilhada a que você tem acesso) em uma única visualização e, portanto, exibem várias caixas de entrada, lixeira, pastas de spam, etc. Infelizmente, eles não lidam com operações como mover um e-mail para a lixeira usando o teclado: você terá que arrastar e soltar manualmente o e-mail para a lixeira da caixa de correio compartilhada, caso contrário, ele irá para a lixeira da sua própria conta. {0} apenas manipula comandos enviados pelo software de e-mail e não pode mover mensagens para outra lixeira daquela que foi solicitada.
    • As caixas de correio compartilhadas não estão disponíveis na sincronização móvel (Exchange ActiveSync)
    • Embora os dispositivos iOS exibam a caixa de correio compartilhada no IMAP, eles não exibem mensagens.
  9. Possibilidade de parar o compartilhar uma caixa
    A qualquer momento, você pode parar de compartilhar sua caixa. Vá para Direitos de acesso, passe o nome do membro para deletar e clique no ícone -. A mudança ocorrerá imediatamente.

Transferência endereços e-mail externos (POP3)

  1. Endereço externo POP ou IMAP?
    Se você tiver outros endereços de e-mail, poderá adicioná-los aqui para receber e enviar mensagens com eles. A maioria dos servidores de e-mail de terceiros oferece POP e IMAP.
    • Escolha POP para reunir todos os seus endereços de e-mail em uma única caixa de correio, aquela fornecida pela ferramenta Mensagens.
    • Escolha IMAP para gerenciar seus endereços de e-mail em caixas de correio distintas. Além disso, o IMAP facilita o gerenciamento de uma única caixa de correio a partir de vários acessos: interface web, software de e-mail em seu computador, smartphone, tablet, etc.
  2. Acesso a endereços de e-mail externos
    Vá para Configurações, depois Mensagens e escolha Endereços externos.
  3. Funcionalidades
    ContactOffice pode verificar a maioria dos endereços de e-mail externos: POP3 (ISP), Google, Yahoo, etc. Portanto, você pode reunir todos os seus endereços de e-mail em uma única interface que pode usar em qualquer lugar.

    Você pode definir filtros para organizar seus mensagens.

  4. Adicionar uma conta POP3
    Em Endereços externos, clique em Novo. Clique em um dos provedores principais se seu endereço for deles; o nome do servidor e a segurança da conexão serão tratados automaticamente.

    Se o seu endereço de e-mail estiver vinculado a outro servidor, clique em Outro (POP3). Neste caso, você deve inserir manualmente o nome do servidor. Também recomendamos uma conexão segura (se disponível).

    Tenha cuidado com as opções: as mensagens são excluídas do servidor por padrão. Você encontrará mais informações sobre as opções nesta seção de ajuda.

  5. Opção: deixar as mensagens no servidor
    As mensagens serão armazenadas no servidor externo. Ativar essa opção com prudência pois ela pode causar dois tipos de problemas.

    De um lado, se o servidor nunca for esvaziado, poderá se saturar e passar a recusar novas mensagens que chegam. Certifique-se de limpar regularmente sua caixa no servidor externo.

    Por outro lado, para determinar quais mensagens são novas, ContactOffice estoca uma lista das mensagens já baixadas. Essa lista é limitada. Se o servidor externo contiver mensagens além da memória do ContactOffice, a transferência não funcionará mais: a transferência automática será desativada e a transferência manual falhará.

  6. Opção: baixar somente as novas mensagens
    Se você deixar as mensagens no servidor externo, certifique-se de ativar esta opção para que somente as novas mensagens sejam baixadas.
  7. Opção: transferência automática
    As mensagens serão transferidas automaticamente, mesmo se você não estiver conectado.
  8. Verificação manual
    Exiba o endereço externo Açõese selecione Fazer download somente desta conta ou clique em Fazer download de todas as contas na barra de menu para fazer download de todos os endereços externos. Uma barra de progresso é exibida. Você pode cancelar o download a qualquer momento clicando emCancelar.

    Use a verificação automática para evitar o incômodo das verificações manuais.

  9. Endereço do rementente para as respostas
    Se você baixar endereços externos com POP3, adicionar esses endereços em seus Dados pessoais. O endereço certo será automaticamente selecionado quando você responder a uma mensagem.
  10. Editar uma conta POP3
    A modificação da conta pode ser necessária se um parâmetro estiver errado ou se sua senha mudou.

    Mostrar a lista das contas POP3 clicando em POP3 e clicar em Editar ao lado da conta.

  11. Deletar uma conta POP3
    Exiba o endereço externo Ações e selecione Excluir. As mensagens que você já baixou não são afetadas pela destruição do endereço externo. Se você o colocou em seus Dados pessoais, também pode excluí-los.

Transferência endereços e-mail externos (IMAP)

  1. Endereço externo POP ou IMAP?
    Se você tiver outros endereços de e-mail, poderá adicioná-los aqui para receber e enviar mensagens com eles. A maioria dos servidores de e-mail de terceiros oferece POP e IMAP.
    • Escolha POP para reunir todos os seus endereços de e-mail em uma única caixa de correio, aquela fornecida pela ferramenta Mensagens.
    • Escolha IMAP para gerenciar seus endereços de e-mail em caixas de correio distintas. Além disso, o IMAP facilita o gerenciamento de uma única caixa de correio a partir de vários acessos: interface web, software de e-mail em seu computador, smartphone, tablet, etc.
  2. Funcionalidades
    Você pode verificar as caixas de correio hospedadas no servidor IMAP de terceiros

    Usando o cliente IMAP, as mensagens são simplesmente visualizadas na interface ContactOffice, mas não são armazenadas, para evitar armazenamento duplicado. O servidor de terceiros é o único a armazenar as mensagens.

    É normal que o cliente IMAP seja um pouco lento, pois deve buscar as mensagens do servidor de terceiros através da Internet, o que é muito mais lento do que buscar a partir de seus próprios servidores locais.

    As mensagens que você enviou de ContactOffice são armazenadas na pasta de mensagens enviadas no servidor de terceiros. Ao escrever uma mensagem, certifique-se de que o endereço do remetente selecionado seja aquele configurado nas configurações do servidor remoto.

    Os seguintes recursos estão disponíveis se o servidor remoto os manipular:

    • Tags (Observação: neste caso, uma tag não pode ter espaços)
    • Pesquisar
    • Classificar
    Observação: Este cliente IMAP sem armazenamento não é recomendado para importação ou exportação mensagens.
  3. Limitações
    Como as mensagens não são armazenadas em ContactOffice, o cliente IMAP tem limitações. Os seguintes recursos não estão disponíveis:
    • Recibos de leitura
    • Filtros
    • Comentários em uma mensagem
    • Arquivamento
    • Threads
    • Importar mensagens em um servidor remoto

    Além disso:

    • Não é possível mover uma pasta entre um endereço IMAP e seu endereço principal. Este recurso não foi projetado para importar mensagens.
    • Mensagens com anexos não são exibidas como tal (sem ícones de anexos)
    • Mensagens que foram respondidas ou encaminhadas são exibidas como tal, mas não mais longa do que a sessão atual.
    • Para usar o cliente IMAP, você precisa de um endereço principal em ContactOffice, mesmo se não o usar.
  4. Acesso a endereços de e-mail externos
    Vá para Configurações, depois Mensagens e escolha Endereços externos.
  5. Configuração
    • Emendereços externos, clique emNovo
    • Clique emOutro (IMAP).
    • No campo de e-mail, insira o endereço de e-mail exato no servidor remoto. Este endereço será adicionado automaticamente aos seus dados pessoais, para que você possa enviar mensagens com ele.
    • No campo tipo, escolha entre uma conexão IMAP ou IMAP-S (segura).
    • Finalmente, insira o endereço do servidor remoto, bem como seu login e senha.
    • Clique emSalvare marque a caixa na frente do servidor remoto para ativá-lo.
    Quando a configuração é concluída, uma nova pasta aparece na ferramenta Mensagens. Seu nome é o endereço de e-mail no servidor remoto.

    Nota: Alguns servidores IMAP armazenam todas as pastas na caixa de entrada. Portanto, ContactOffice exibirá mensagens da Caixa de entrada na pasta principal (aquela chamada com o endereço de e-mail no servidor remoto) e não em uma pasta chamada "Caixa de entrada". As outras pastas também aparecerão nesta pasta principal.

Acesso com um programa POP3

  1. Funcionalidades
    Se sua assinatura permitir, você pode verificar seu correio eletrônico com um programa tradicional.
  2. Programas compatíveis
    Todos os programas compatíveis POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
  3. Configuração do programa
    Crie uma nova conta no software de e-mail usando as seguintes configurações:
    • Nome de usuário:NOME DE USUÁRIO
    • Senha da conta POP3: sua ContactOffice senha
    • Servidor POP3: pop.contactoffice.com
    • Porta: 995
    • Segurança: TLS/SSL
    • Autenticação: normal (também chamado de LOGIN ou PLAIN)
    Essas configurações protegem sua senha e comunicações seguras.

    Para obter ajuda sobre como criar uma conta em seu software, consulte a documentação do software.

  4. Servidor SMTP (de envio)
    Com o retransmissor SMTP (servidor de saída), você não precisa alterar o servidor SMTP toda vez que se conectar a outra rede.

    Crie uma nova conta no software de e-mail usando as seguintes configurações:

    • Conta: NOME DE USUÁRIO
    • Senha: sua ContactOffice senha
    • Servidor SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Porta: 465
    • Segurança: TLS/SSL
    • Autenticação: normal (também chamada de LOGIN ou PLAIN)
    Estas configurações protegem sua senha e comunicações seguras.

    Para obter ajuda sobre como criar uma conta em seu software, consulte a documentação do software.

    Observação: Este retransmissor SMTP não deve ser usado para enviar e-mails não solicitados ou para envio de e-mails em massa (solicitados ou não solicitados). Para garantir a qualidade do serviço, o número de mensagens que você pode enviar e o número de destinatários por mensagem são limitados. Em caso de abuso, a administração bloqueará seu acesso ao retransmissor SMTP sem aviso prévio.

  5. Acesso POP3 e interface Web
    Se você configurar o programa de e-mail para deixar mensagens no servidor, será possível acessá-las a qualquer momento usando a interface Web. Não deixar sua caixa de correio eletrônico ultrapassar a capacidade.

    Se você configurar seu programa para suprimir as mensagens no servidor, elas serão colocadas na Lixeira. Isso o desobriga de conectar-se regularmente à interface Web para esvaziá-la: ela será esvaziada automaticamente se novas mensagens recebidas precisarem do espaço de disco ocupado pela Lixeira.

    Se você usar filtros que transferem mensagens para outra pasta, você não poderá baixar essas mensagens com seu programa POP3. As mensagens na pasta "Spam?" também não serão baixadas: você precisará conectar-se à interface Web periodicamente para verificar se há alguma mensagem válida nessa pasta. IMAP4 não tem essas duas limitações.

Acesso com um programa IMAP4

  1. Funcionalidades
    Se sua assinatura permitir, você pode verificar sua caixa postal com software tradicional.

    Vantagens do IMAP sobre o POP3

    • O IMAP permite acessar todas as suas mensagens (pastas pessoais e mensagens incluídas), enquanto você só pode receber novas mensagens na caixa de entrada com POP3. Em outras palavras, o IMAP permite uma sincronização entre ContactOffice e um software de correio. A sincronização pode ser limitada às pastas que você usa com frequência. Além disso, se você configurar seu software para baixar a mensagem completa (não apenas os cabeçalhos), poderá usar suas mensagens offline.
    • O IMAP sempre mantém as mensagens no servidor. Dependendo das circunstâncias, você acessa todas as suas mensagens usando a interface da Web ContactOffice ou seu software de e-mail, sem o risco de perder nenhuma mensagem.
    • O IMAP é mais rápido porque baixa apenas os cabeçalhos (remetente, assunto, etc.). Quando você deseja ler a mensagem, o conteúdo restante (corpo da mensagem e anexos) é baixado. Seu computador deve, portanto, estar conectado à Internet se você quiser ler as mensagens (exceto as mensagens que já foram totalmente baixadas).
  2. Programas compatíveis
    Todos os programas compatíveis IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
  3. Configuração do programa
    Criar uma nova conta no programa de e-mail usando os seguintes parâmetros:
    • Conta IMAP4: NOME DE USUÁRIO
    • Senha da conta IMAP4: sua senha em ContactOffice
    • Servidor IMAP4: imap.contactoffice.com
    Para mais explicações sobre a criação de uma conta IMAP4 em seu programa, consultar a documentação de seu programa.

    Dicas

    • Uma vez que os nomes das pastas não são padronizados, pode ocorrer do programa detectar somente a Caixa de entrada e a Lixeira. Outras pastas especiais (Enviadas e Rascunhos) podem não ser detectadas e o programa criará suas próprias pastas especiais. Você pode fazer com que o programa use as pastas do ContactOffice modificando os nomes das pastas respectivamente para "Elementos enviados" (e não "Enviadas") e "Drafts". No Outlook, exibir as propriedades da conta IMAP, selecionar a opção IMAP e modificar o nome da pasta.
    • No momento da primeira conexão do Outlook, somente a pasta "Caixa de entrada" está marcada para a sincronização. Assinalar outras pastas que deseja sincronizar.
    • Quando responder a uma mensagem em seu programa, a mensagem de resposta é conservada em uma nova pasta de sua conta IMAP chamada "Elementos enviados". Você pode, se quiser, transferir a mensagem para a pasta "Enviadas" de ContactOffice.
  4. Servidor SMTP (de envio)
    Com o retransmissor SMTP (servidor de saída), você não precisa alterar o servidor SMTP toda vez que se conectar a outra rede.

    Crie uma nova conta no software de e-mail usando as seguintes configurações:

    • Conta: NOME DE USUÁRIO
    • Senha: sua ContactOffice senha
    • Servidor SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Porta: 465
    • Segurança: TLS/SSL
    • Autenticação: normal (também chamada de LOGIN ou PLAIN)
    Estas configurações protegem sua senha e comunicações seguras.

    Para obter ajuda sobre como criar uma conta em seu software, consulte a documentação do software.

    Observação: Este retransmissor SMTP não deve ser usado para enviar e-mails não solicitados ou para envio de e-mails em massa (solicitados ou não solicitados). Para garantir a qualidade do serviço, o número de mensagens que você pode enviar e o número de destinatários por mensagem são limitados. Em caso de abuso, a administração bloqueará seu acesso ao retransmissor SMTP sem aviso prévio.

  5. Acesso IMAP4 e interface Web
    O acesso IMAP4 não tem efeito sobre a interface Web.

    Quando você deleta uma mensagem em seu programa, seu título aparece tachado na interface Web de ContactOffice. Isso significa que a mensagem foi deletada no programa mas não no servidor. Para deletá-la no servidor, use um comando especial em seu programa ("Esvaziar mensagens deletadas" no menu Editar do Outlook).

  6. Importar e exportar mensagens
    Com IMAP4, você pode facilmente importar os e-mails que já foram recebidos ou enviados usando um programa tradicional ou, inversamente, exportar os e-mails recebidos ou enviados para um programa tradicional.

    Em seu programa, as mensagens são linkadas a uma conta existente; vamos chamá-la de conta habitual. Criar uma outra conta do tipo IMAP4 (ContactOffice) e em seguida transferir as pastas ou mensagens de uma conta para outra usando arrastar e largar. Quando terminar, deletar a conta IMAP4.

    • Importar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta habitual para a conta IMAP4.
    • Exportar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta IMAP4 para sua conta habitual.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades
    Sincronize os aplicativos do seu smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) com as ContactOffice Mensagens, Calendários e Contatos. Acesse ContactOffice dados diretamente nos aplicativos do seu telefone (exemplo: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronize com eles.

    Você pode sincronizar vários dispositivos, ContactOffice sendo o servidor de sincronização. Sua assinatura define o número de dispositivos que você pode sincronizar.

    Se ocorrer um problema durante o processo de sincronização (conexão perdida, falta de energia, etc.), a próxima sincronização assumirá que os dados atualizados estão em ContactOffice .

    Esta sincronização mantém os dados já presentes no seu smartphone.

  2. Dados locais e dados do servidor
    Os dados já presentes no seu dispositivo móvel permanecem sempre. Os dados presentes em ContactOffice serão adicionados em uma "camada" diferente: se você desativar a sincronização móvel, essa camada desaparecerá.

    Seu dispositivo precisa saber onde os dados que você cria devem ser armazenados: em o dispositivo ou em ContactOffice. Para calendário e contatos, selecione sua conta ContactOffice nos respectivos aplicativos.
  3. iPhone/iPad
    1. Verifique se você está conectado a uma rede confiável e rápida.
    2. Vá para 'Configurações' do seu dispositivo.
    3. Toque em 'Senhas e contas'.
      4. >
    4. Em 'Contas', toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Trocar'.
    6. Digite seu endereço de e-mail ContactOffice e uma descrição como 'ContactOffice '
    7. Toque em 'Próximo'
    8. Um alerta é exibido: "Faça login em sua conta do ContactOffice Exchange usando a Microsoft?". Toque em "Configurar manualmente", pois sua conta ContactOffice não está hospedada em servidores da Microsoft.
    9. Digite sua senha ContactOffice.
    10. Toque em "Avançar"
    11. Digite o servidor:www.contactoffice.com. Digite o nome de usuário: NOME DE USUÁRIO (seu ContactOffice nome de usuário)
    12. Toque em 'Próximo' e seu dispositivo verificará as configurações. Por padrão, ele sincronizará 5 tipos de dados (Mail, Contatos, Calendários, Lembretes e Notas). Desative Lembretes e Notas porque ContactOffice não lida com eles. Desative outras ferramentas, se necessário.
      Toque em 'Salvar'.
      Neste ponto, os dados começam a ser sincronizados. O tempo necessário para a conclusão da primeira sincronização depende da quantidade de dados.
    13. Por padrão, seu dispositivo sincroniza o Mail por 1 mês. Você pode definir uma configuração diferente em 'Senhas e contas' > 'ContactOffice' > 'Enviar dias para sincronização'.
    Observação: ajuda para iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    Como muitas versões da plataforma Android coexistem, é impossível fornecer um guia passo a passo para cada uma delas.

    Como regra geral:

    1. Certifique-se de estar conectado a um sistema confiável e rápido rede.
    2. Vá para as 'Configurações' do seu dispositivo.
    3. Vá para a guia 'Contas' e toque em 'Contas' em 'Minhas contas'.
    4. Toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Insira as configurações de conexão para ContactOffice, provavelmente em 'Configurações manuais':
      • endereço de e-mail: seu ContactOffice endereço de e-mail
      • Login: NOME DE USUÁRIO
      • Senha: sua ContactOffice senha
      • Servidor: www.contactoffice.com
      • TLS/SSL: sim
    7. Seu dispositivo agora tenta se comunicar com o servidor.
      Observação: pode levar alguns minutos para que os dados apareçam .
    8. Altere as configurações de acordo com sua preferência.
    9. Dê um nome a esta conexão e toque em 'Concluído'.
    10. A sincronização de dados é iniciada.
      Caso contrário, você pode iniciá-lo manualmente: volte para as etapas 2 e 3 e toque em 'Sincronizar tudo'.
      O tempo necessário para a primeira sincronização ionização a ser concluída está relacionada à quantidade de dados.
  5. Outro
    Todos os dispositivos e softwares que podem ser sincronizados com um servidor Exchange (protocolo ActiveSync) podem ser sincronizados com ContactOffice:
    • Windows Mail (Windows 8 e Windows 10)
    • eM Client
    • etc.
    Use como configurações seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha, seu endereço de e-mail e como nome do servidor: www.contactoffice.com. Use uma conexão segura se estiver disponível.

Sincronização com o Outlook

  1. Recursos
    O Outlook (>= 2013) pode sincronizar diretamente com ContactOffice.

    Você pode sincronizar seus e-mails, contatos e calendário entre ContactOffice e o Outlook. Os dados em ContactOffice aparecerão no Outlook, mas em uma conta separada. Os dados já presentes no Outlook não aparecerão em ContactOffice, a menos que você os importe em ContactOffice.

    Nota: O Outlook será desconectado do servidor se algo der errado com a sincronização. Para reconectar-se ao servidor, selecione a guia "Enviar/Receber" e clique duas vezes no botão "Trabalhar offline".

  2. Configurações
    1. Selecione a guia "Arquivo"
    2. Selecione "Informações" na coluna à esquerda (se ainda não estiver selecionado) e clique no botão "Adicionar conta"
    3. Selecione "Configuração manual ou tipos de servidor adicionais". Clique em "Avançar".
    4. Selecione "Outlook.com ou serviço compatível com Exchange ActiveSync". Clique em "Avançar".
    5. Preencha o seu nome, o seu endereço de e-mail, o servidor (www.contactoffice.com), o seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e a ContactOffice senha. Clique em "Próximo"
    6. Clique em "Concluir"


    "O servidor não pode ser encontrado" (Outlook 2016)
    Se você inseriu o corrija o valor do servidor acima e obtenha o erro "O servidor não pode ser encontrado" no Outlook 2016 (versão 16.0.8431.2079 ou posterior), porque uma atualização da Microsoft configurou o Outlook para se conectar ao Office 365 usando "Criação de conta simplificada". Você pode desativar esse comportamento seguindo as etapas explicadas aqui.

Leia os recibos

  1. Definição
    Um recibo de leitura confirma que a mensagem foi aberta pelo destinatário, mas não garante que a mensagem foi realmente lida. Além disso, o destinatário não é obrigado a enviar recibo de leitura, mesmo que tenha lido a mensagem. Seu software de e-mail também pode não ter esse recurso.

    O recibo de leitura é um e-mail; seu conteúdo muda de acordo com o software de e-mail. Normalmente, seu assunto cita o assunto da mensagem original.

  2. Peça um recibo de leitura
    Ao escrever uma mensagem, selecione a caixa Recibo de leitura em Mais (à direita).
  3. Envie um recibo de leitura
    Quando uma mensagem recebida pede um recibo de leitura, o seguinte texto aparece na parte superior: "O remetente desta mensagem pediu para ser notificado quando você ler esta mensagem. Deseja enviar um recibo de leitura?". Clique em Sim ou Não.

Prioridades

  1. Definição
    A prioridade de um e-mail informa o destinatário sobre a urgência da mensagem. Não tem efeito nos servidores de e-mail: uma mensagem com alta prioridade não será enviada mais rápido.
  2. Definir a prioridade
    Ao escrever uma mensagem, selecione Alta prioridade em Mais (à direita).
  3. Ver a prioridade
    Uma mensagem com alta ou alta prioridade é exibida com um ponto de exclamação vermelho.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas?
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta
    Na parte esquerda da tela, exiba a tag Ações e selecione Excluir.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado
    Selecione Tags no item Ações. Na janela de tags, marque uma ou mais caixas de seleção, dependendo das tags que você deseja definir. Posteriormente, você poderá selecionar outras tags ou desmarcar as atuais.

    Outro método: selecione uma Tag à esquerda sem soltar o botão do mouse e mova-a para o item (arrastar e soltar). Você também pode começar a partir do item e soltá-lo na Tag.

  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta
    Há duas maneiras de fazer isso:
    • Clique em uma tag na parte esquerda da tela. Se a lista de tags não for exibida, abra-a clicando no triângulo. Para voltar à exibição normal, clique na pasta atual (Minha agenda, Meus contatos, etc.)
    • Abra a pesquisa avançada e selecione uma etiqueta.
  8. Atribuir uma etiqueta com os filtros
    Os filtros podem definir uma tag automaticamente em algumas condições (remetente, assunto etc.)
  9. Sincroniza Tags com software de terceiros
    Se você acessar seus e-mails com um software IMAP de terceiros que manipula tags, eles serão sincronizados, desde que existam no software IMAP e no ContactOffice. As tags não serão criadas automaticamente.

    Observação: o Outlook 2016 não oferece suporte a tags (ou categorias).

Comentários

  1. Adicionar um comentário
    Você pode adicionar um comentário a um e-mail. Será separado do próprio e-mail e apenas você o verá.

    Selecione Comentário em uma mensagem Ações. As mensagens com comentários aparecem com um ícone especial.

  2. Atribuir um comentário com os filtros
    Os filtros podem definir um comentário automaticamente em algumas condições (remetente, assunto etc.)

Antispam

  1. Definição
    O antispam atua no nível do servidor de e-mail e verifica todas as mensagens recebidas para excluir automaticamente o spam (e-mails comerciais não solicitados).

    Os filtros são executados após o antispam: a resposta automática (que é um filtro especial) não responde ao e-mail de spam.

  2. Notificações
    As mensagens consideradas spam são automaticamente colocadas na pasta Spam?. Verifique regularmente se uma mensagem válida não foi considerada spam.
  3. Marcar uma mensagem como não sendo spam
    Acontece que uma mensagem normal é sinalizada como spam e, portanto, está localizada na pasta Spam. Se você deseja denunciar esta mensagem, selecione Marcar em Ações e escolha Como não é spam. A mensagem é automaticamente movida para a Caixa de entrada e o sistema será aprimorado com o tempo.
  4. Marque um e-mail como spam
    Se um spam não foi detectado como tal e você deseja denunciá-lo, selecione Marcar em Ações e escolha Como spam . A mensagem é automaticamente movida para a pasta Spam? e o sistema melhora com o tempo.
  5. Pasta vazia de Spam
    Em Ações na pasta Spam, selecione Excluir permanentemente todo o spam para excluí-lo imediatamente sem passar pela Lixeira.
  6. Lista de permissões
    Nenhum filtro antispam será aplicado às mensagens recebidas de endereços de e-mail e domínios em sua lista branca: elas nunca serão recusadas ou acabarão na pasta Spam. Mensagens contendo vírus conhecidos ainda serão recusadas.

    Aviso: a lista de permissões contém endereços de e-mail e não pessoas: um spammer pode usar um endereço de e-mail em sua lista de permissões como endereço de remetente.

    Vá para Configurações, depois Mensagens e depois Lista de permissões. Clique em Adicionar endereço de e-mail ou domínio.
    • Para colocar todos os endereços de e-mail da sua organização na lista de permissões, basta adicionar a parte direita do seu endereço de e-mail (por exemplo: "empresa.com"). Aconselhamos a não adicionar domínios com milhões de endereços de e-mail, como gmail.com
    • Para colocar um único remetente na lista de permissões, digite seu endereço de e-mail
    • Para desativar completamente o antispam, marque a caixa Desative o antispam para todos os e-mails recebidos.
  7. Pasta de spam e whitelist
    Se você mover uma mensagem da pasta Spam, será perguntado se deseja colocar o endereço de e-mail ou domínio do remetente na lista de permissões. Nenhum outro e-mail enviado por este endereço ou domínio irá parar na pasta Spam.

Importar

  1. Importar arquivos
    Este recurso não foi projetado para importar um grande número de mensagens: o tamanho do arquivo de importação é limitado a 50 MB.

    Você pode importar e-mails no formato .eml (Outlook).
    1. Armazenar os arquivos .eml em uma pasta chamada "mail"
    2. Se desejar, armazene os arquivos .eml em subpastas cujos nomes correspondam aos nomes das pastas de interface: "Caixa de entrada", "Enviado", etc. Se a subpasta não existe, será criado automaticamente.
    3. Compacte a pasta de correio.
    4. Clique em Importar e selecione o arquivo zip.
  2. Importar e exportar mensagens
    Com IMAP4, você pode facilmente importar os e-mails que já foram recebidos ou enviados usando um programa tradicional ou, inversamente, exportar os e-mails recebidos ou enviados para um programa tradicional.

    Em seu programa, as mensagens são linkadas a uma conta existente; vamos chamá-la de conta habitual. Criar uma outra conta do tipo IMAP4 (ContactOffice) e em seguida transferir as pastas ou mensagens de uma conta para outra usando arrastar e largar. Quando terminar, deletar a conta IMAP4.

    • Importar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta habitual para a conta IMAP4.
    • Exportar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta IMAP4 para sua conta habitual.

Arquivar

  1. Definição
    O arquivamento permite exportar mensagens para espaço livre em disco sem excluir mensagens antigas.

    As mensagens são arquivadas em um arquivo com a extensão .eml (formato Outlook), compactadas em um arquivo .zip e colocadas na ferramenta Documentos (desde que há espaço disponível).

  2. Criar um arquivo
    • Ir à pasta (ou subpasta) que contém as mensagens que deseja arquivar.
    • Se quiser arquivar somente algumas mensagens, selecioná-las indicando as caixas correspondentes.
    • Em seguida clicar em Arquivar e determinar se quer arquivar somente as mensagens selecionadas, todas as mensagens ou ainda todas as mensagens anteriores a uma certa data.
    • O arquivo é criado automaticamente e colocado na ferramenta Documentos, desde que haja espaço suficiente. O nome do arquivo é a data de sua criação, mas é possível renomeá-lo.
  3. Usar um arquivo
    Você pode armazenar seu arquivo na ferramenta Documentos e/ou baixá-lo em seu computador.

    Para ler um arquivo, baixá-lo e abri-lo com um clique duplo. A lista de todas as mensagens arquivadas é exibida em formato .eml (compatível Outlook). Abrir uma mensagem com um clique duplo.

Impressão

  1. Imprimir mensagens
    Exiba a mensagem Ações e selecione Imprimir.

Configurações

  1. Acesso às Configurações
    Você pode acessar Configurações de várias maneiras:
    • Quando você estiver em uma ferramenta, clique no botão "... " em Ações e escolha Configurações.
    • Clique no seu nome na parte superior direita da tela para exibir o menu e escolha Configurações.
    • No menu horizontal das ferramentas, escolha o ícone Configurações.
  2. Exibir imagens externas
    Se houver imagens externas em uma mensagem, ou seja, imagens hospedadas em um servidor e não diretamente na mensagem, elas não serão exibidas. De fato, imagens externas podem informar ao remetente que você abriu a mensagem. Eles podem deduzir disso, por exemplo, que seu endereço de e-mail é válido e ativo. Esta é uma informação útil para um spammer.

    No entanto, se você deseja que as imagens externas sejam sempre exibidas, ative esta opção.

  3. Modo compacto
    No modo compacto, a lista de mensagens em uma pasta exibe um número maior de mensagens, porque cada uma delas é reduzida para uma linha em vez de duas.
  4. Transferência automática
    Clicar em Preferências na barra de menus. Ao lado de Transferência automática de todos seus e-mails recebidos para, digitar um endereço e-mail. As mensagens transferidas serão automaticamente deletadas.

    Para cancelar a transferência automática, apagar o endereço que digitou.

    Advertência: Cuidado para não criar um "loop"! Se o endereço que digitou para a transferência automática transferir para o primeiro endereço e-mail, isso criará um "loop" que corresponderá a uma multiplicação sem fim de mensagens. Se recuperar mensagens de um endereço POP3 externo e encaminhar todas as mensagens recebidas para esse mesmo endereço, isso também criará um loop.

  5. Mensagem de ausência
    Ative a mensagem de ausência quando você não conseguir acessar seu e-mail por algum tempo (férias, viagens, etc.). Você pode definir as datas de início e término. Você também pode editar o assunto e a mensagem padrão. Aconselhamos inserir uma mensagem pessoal para informar os remetentes da data de retorno, com quem eles devem entrar em contato para questões urgentes, etc.
  6. Notificação de E-mail
    Os e-mails recebidos podem ser notificados para seu endereço de e-mail externo principal. Selecione "Uma vez" para ser notificado se pelo menos um novo e-mail chegar ou selecione "Cada e-mail" para ser notificado para cada e-mail recebido. Mensagens de spam não acionam notificações, a menos que os remetentes estejam na lista de permissões.

    Se você deseja ser notificado para alguns destinatários ou assuntos apenas, crie um filtro.
  7. Notificação por SMS
    Os e-mails recebidos podem ser notificados no número do seu celular. Selecione "Uma vez" para ser notificado se pelo menos um novo e-mail chegar ou selecione "Cada e-mail" para ser notificado para cada e-mail recebido. Mensagens de spam não acionam notificações, a menos que os remetentes estejam na lista de permissões.

    Se você deseja ser notificado para alguns destinatários ou assuntos apenas, crie um filtro.

Conta

  1. Tamanho máximo da mensagem recebida
    Qualquer que seja sua assinatura, uma mensagem recebida não pode exceder 50 MB.

    O tamanho máximo de uma mensagem recebida (texto e anexos) também é definido pelo espaço disponível em sua caixa postal, dependendo do espaço em disco disponível para sua assinatura e no espaço que você já usou. Um medidor aparece abaixo da lista de pastas.

    Para aumentar o espaço disponível, arquive ou exclua mensagens antigas ou obtenha um nível de assinatura mais alto.

  2. Sufixos de endereço de e-mail ("mais endereçamento")
    Você pode dar a alguém ou inserir em um formulário da Web um endereço de e-mail com sufixo, para ficar ciente se o seu endereço de e-mail foi transmitido a terceiros. Se o seu endereço de e-mail tiver o formato nome.sobrenome@example.com, um endereço com sufixo terá o formato nome.sobrenome+sufixo@example.com. Exemplo: com john.smith@example.com, você pode usar john.smith+amazon@example.com. Este recurso é conhecido como "endereçamento positivo" ou "endereçamento secundário".
  3. Alias
    Um alias é um segundo endereço e-mail para uma e somente uma conta.

Endereço e-mail com seu próprio nome de domínio

  1. O que é um endereço de e-mail com domínio próprio?
    Em vez de um endereço de e-mail criado no nome de domínio ContactOffice, você pode usar seu próprio domínio diretamente em nossos servidores. Nossos servidores se tornarão os servidores de e-mail oficiais de seu nome de domínio.

    Condições

    • Você deve possuir um nome de domínio. Não vendemos nomes de domínio: se você não tiver um, entre em contato com um revendedor.
    • Você deve possuir uma conta a pagar.

    Implicações

    • Você mantém seu endereço de e-mail com o domínio ContactOffice e o endereço com seu próprio nome de domínio é adicionado como um alias.
    • Todos os e-mails enviados para qualquer endereço de seu nome de domínio acabará em nossos servidores: portanto, não é possível transferir apenas alguns endereços.
  2. Adicionar um domínio de e-mail
    Vá para Configurações > Mensagens e depois Domínios de e-mail. Clique em Adicionar um domínio de e-mail. Insira um nome de domínio. Escolha um método de validação para provar que você possui o domínio: adicione um arquivo no site do domínio ou um registro no DNS. Siga as instruções na tela e clique em Validar.

    Assim que o domínio for validado, as próximas etapas aparecerão no assistente: servidores de e-mail para seu domínio (MX) e precauções para evitar o envio de mensagens por terceiros (SPF, DKIM e DMARC). Siga as instruções do assistente.

    Sua assinatura define o número de domínios de e-mail que você pode adicionar.
  3. Deletar um domínio de e-mail
    Você pode excluir um domínio de e-mail apenas se não houver endereços de e-mail usando-o em ContactOffice. Se ainda houver endereços usando o domínio, você pode manter as contas, mas precisará substituí-las.

    Na lista de domínios, coloque o ponteiro sobre o domínio e clique no ícone de exclusão.
  4. Substitua seu próprio endereço de e-mail por um endereço em seu domínio
    Se seu endereço principal estiver no domínio ContactOffice, você poderá substituí-lo por um endereço em um de seus domínios.

    Primeiro, crie o domínio em sua conta ContactOffice. Então:
    • Se você não tiver usuários e não planeja ter nenhum: entre em contato com o suporte.
    • Se você tiver usuários: vá para Configurações > Administração > Usuários. Selecione sua conta e edite seu endereço de e-mail.

      Observação: se você acabou de validar seu domínio de e-mail, precisará sair e fazer login novamente para que a lista de usuários seja exibida.
    Se você deseja manter seu endereço ContactOffice, recrie-o como um alias.
 

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