Guia do usuário

v.01/2024

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Agenda pessoal

  1. Adicionar um evento
    No menu Novo, selecionar Evento ou clicar no intervalo de horas desejado.

    Os eventos têm uma duração padrão. Você pode modificá-la em Configurações.

  2. Adicionar um evento para o dia todo
    No menu Novo, selecione Evento ou clique no intervalo de tempo correspondente. Em seguida, marque a caixa de seleção (dia). O evento durante todo o dia aparece na parte superior da página.
  3. Acessar os detalhes de um evento
    Há três possibilidades:
    • Levar o cursor sobre o evento e clicar em Mais... no menu que aparece.
    • Fazer um duplo clic no evento com o botão esquerdo do mouse
    • Clicar com o botão direito do mouse para fazer aparecer as Ações e escolher Detalhes
  4. Duplicar um evento
    Se você tem que criar um evento semelhante a um evento existente, selecionar Duplicar nas Ações do evento existente, efetuar as modificações necessárias e clicar em Salvar para criar o novo evento.

    Se você tem de criar muitos eventos parecidos, talvez seja mais simples utilizar a opção Periodicidade.

  5. Repetir um evento
    Alguns eventos ocorrem repetidamente, como aniversários, algumas reuniões, atividades esportivas etc. Em vez de criar um evento de cada vez, você pode criar um único evento e definir o padrão de periodicidade.

    Exiba os detalhes do evento e vá paraPeriodicidade. Marque a caixa de seleção Ativar para escolher as opções.

    Esta operação criará uma série de eventos. De acordo com as circunstâncias, você poderá atuar em um determinado evento ou em toda a série. Por exemplo, se você tiver uma reunião semanal, haverá semanas em que a reunião não ocorrerá (feriados, etc.). Você poderá criar tais exceções sem afetar a série. Neste caso, basta excluir os eventos correspondentes. Antes de cada ação (editar, excluir), você será perguntado se a ação afetará o evento selecionado ou toda a série.

    Observação: quando você escolhe Nunca em Intervalo (um evento que se repetirá para sempre), apenas 20 instâncias serão criadas para que sua agenda não seja completo.

    Se você acabar com apenas exceções, recomendamos usar o recurso de duplicação.

    Se você desativar a periodicidade posteriormente, todos os eventos (incluindo o primeiro) serão excluídos.

  6. Atribuir a cor do evento
    Diferentes cores de fundo para os eventos estão disponíveis. Ao criar ou editar um evento, selecionar uma cor ao lado de Cor.

    As cores somente são exibidas para você: ao definir uma cor para uma reunião, ela somente aparecerá em seu calendário.

  7. Disponibilidade
    Essas opções são padrões. Você os encontrará em software de terceiros, como o Microsoft Outlook.
    • Ocupado: esse é o status padrão para eventos normais, o que significa que você está realmente ocupado por causa desse evento.
    • Livre: isso significa que você ainda está disponível, apesar do evento. Por exemplo, você criou um evento para lembrá-lo de que um item será entregue entre 2 e 4, mas na verdade você não está ocupado esperando por ele e não pode fazer outra coisa. "Gratuito" é o status padrão para eventos "durante todo o dia", porque você está no trabalho, embora seja o aniversário de John (ou mesmo o seu).
    • Tentativa: esse status é para reservas não confirmadas em seu calendário. Os convites para reuniões que você não aceitou (ou recusou) ainda aparecem com um status provisório; quando você os aceita, eles mudam para o status de ocupado. Use o status Tentativa ao criar um evento que ainda não tem certeza.
    • Fora do escritório: esse status significa que você não pode aceitar eventos porque não está no escritório, por motivos profissionais ou pessoais. Se você deseja um dia de folga porque é seu aniversário, crie um evento para todo o dia e aplique esse status, em vez do status padrão (que é "Livre", conforme explicado anteriormente).
  8. Visibilidade
    Por padrão, seus eventos são visíveis como intervalos de tempo ocupados aos membros dos grupos aos quais você pertence. Isso facilita o compartilhamento de agendamento e simplifica a criação de reuniões e pesquisas. Por padrão, a confidencialidade é definida como Visível.

    É possível ocultar completamente um evento para alguns ou todos os membros de seus grupos:
    • Se você escolher Visível para alguns membros, o evento aparecerá como um horário ocupado e apenas para os membros que você concedeu a leitura correta no seu calendário. Com essa configuração, você pode, por exemplo, informar ao seu assistente que está ocupado sem revelar os detalhes.
    • Se você escolher Invisível, o evento ficará invisível para todos, sem exceção.
  9. Número máximo por intervalo de tempo
    Até 5 eventos do calendário podem ser exibidos no mesmo horário.

Compartilhamento de calendário pessoal

  1. Mostrar os direitos de acesso de seu Calendário
    Nas Ações de Meu calendário, selecionar Direitos de acesso.
  2. Direitos padrão
    • Ver eventos:todos os membros do grupo sempre verão os intervalos de tempo em seu calendário (não podem editar). Você pode ocultar completamente um determinado evento criando um evento privado.
    • Veja os detalhes de seus eventos:somente você (pode editar).
    • Edite seu calendário (adicionando, editando e excluindo eventos): somente você (pode editar).
  3. Alterar os direitos de acesso no seu calendário
    Se você deseja permitir que um membro visualize os detalhes do seu evento, conceda a ele o direito Ler.

    Se você deseja permitir que um membro edite sua agenda (ou seja, adicione, exclua e edite qualquer evento ), conceda a ele o direito Ler e escrever. Não dê esse direito a qualquer um.

  4. Dê direitos de acesso a um membro
    1. Clique em Add.
    2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
    3. Você também pode procurar esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa.
    4. Selecione o direito que deseja conceder no menu suspenso Direitos de acesso.
    5. Clique emAdd.
    6. O membro agora aparece no resumo dos direitos.
    Você pode selecionar vários membros.

    Você pode remover os direitos de acesso que possui concedido a qualquer momento.

  5. Dê direitos de acesso a todos os membros
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo.
    3. Selecione o direito de acesso que deseja conceder em Direitos de acessomenu suspenso.
    4. Clique em Adicionar.
    5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
    Nota: Se alguém se juntar ao grupo mais tarde, ele receberá automaticamente os mesmos direitos de acesso. Se você deseja evitar isso, conceda direitos aos membros individuais que estão agora no grupo.

    Da mesma forma, se um membro atual deixar o grupo mais tarde, ele perderá os direitos de acesso concedidos.

    Você pode remover o acesso direitos que você concedeu a qualquer momento.

Outras agendas

  1. Funcionalidades
    Você tem apenas um calendário, mas pode acessar outros calendários:
    • Calendário de membros do grupo
    • Calendário de grupo
    • Calendário externo
    Além disso, você pode colocar em camadas calendários (e incluir o seu nas camadas ou não). Essas agendas não podem ser acessadas em um dispositivo móvel, exceto as agendas dos membros do grupo que você pode acessar com o CalDAV (desde que você tenha os direitos de acesso necessários).
  2. Gerenciar agendas
    Escolha Outras agendas em Minha agenda Ações. Comece adicionando pelo menos um calendário. Nota: Sua assinatura define o número máximo de calendários que você pode adicionar.
  3. Adicionar um calendário de membro do grupo
    Em Outros calendários, clique em Adicionar um calendário interno. Selecione um ou mais membros e clique em OK.

    Por padrão, você verá apenas horários ocupados. Se você recebeu o direito Ler, verá os detalhes do evento. Se você recebeu o direito Ler e gravar, também poderá adicionar, editar e excluir eventos neste outro calendário.

  4. Adicionar um calendário de grupo
    Se você deseja acessar um calendário de grupo apenas de tempos em tempos, não precisa adicioná-lo aqui. Basta selecionar o nome do grupo no menu suspenso do ambiente. Adicione-o aqui se você precisar acessá-lo com frequência e/ou se precisar colocá-lo em camadas com outros calendários.

    Em Outros calendários , clique em Adicionar um calendário. Selecione um calendário de grupo marcando a caixa no cabeçalho, ao lado do nome do grupo e clique em OK.

    Você sempre tem o Ler à direita em um calendário de grupo: os títulos e detalhes do evento sempre serão exibidos. Se você recebeu o direito Ler e Gravar, também poderá adicionar, editar e excluir eventos.

  5. Adicionar um calendário externo
    Um calendário externo contém eventos públicos (feriados, feriados escolares, eventos esportivos etc.) e está disponível na Web (consulte, por exemplo,iCalShare).

    Em Outros calendários, clique em Adicionar um calendário externo. Insira um nome explícito para este calendário, seu endereço (ele deve começar com "http://" ou "https://"; certifique-se de que não comece com "webcal://"). Você também pode escolher uma cor para todos os eventos deste calendário. Clique em Verificação de URLe, se o URL for aceito, clique em Salvar. Clique em Criar. Se o endereço for aceito, o calendário aparecerá na lista.

    Dependendo do provedor de calendário externo, os eventos exibidos podem ser limitados a um determinado número de dias no futuro (Outlook e iCloud: 200 dias, Google: um ano) .

    Esses calendários são sempre somente leitura: você não pode editá-los.

  6. Sobreposição
    Quando você adiciona um calendário em Outros calendários, ele é automaticamente colocado em camadas:
    • Para excluí-lo das camadas, desmarque a caixa ao lado de seu nome na parte esquerda da tela.
    • Para incluí-lo nas camadas, marque a mesma caixa
    • Para ocultar outros calendários, selecione Exibir apenas este calendário em suas Ações.
    • Para editar um calendário, clique primeiro em seu nome, na parte esquerda da tela, para selecioná-lo.
    Quando as camadas estão ativadas, cada evento é exibido com as iniciais de o seu dono. As iniciais dos calendários externos vêm do nome que você forneceu.

    Nota: Sua assinatura define o número máximo de calendários que você pode colocar em camadas ao mesmo tempo.

  7. Deletar um calendário
    Para ocultar um calendário temporariamente, você não precisa excluí-lo. Desmarque a caixa ao lado do nome na parte esquerda da tela. Para excluí-lo da lista, vá para Outros calendários, coloque o mouse neste calendário e clique no ícone Remover.

Agenda de grupo

  1. Acesso ao calendário de um grupo
    Selecionar o nome do grupo no segundo menu rolante (o valor padrão é "Privado").
  2. Utilização do calendário de grupo
    Indicar no calendário do grupo os eventos que dizem respeito a todos os membros.

    Em função dos direitos que tenham sido dados pelo administrador do grupo, você poderá adicionar ou deletar eventos.

  3. Mostrar os direitos de acesso de um Calendário de grupo
    Nas Ações do Calendário do grupo, selecionar Direitos de acesso.
  4. Direitos padrão
    • Todos os membros do grupo ainda podem ver os eventos e seus detalhes. Este direito de Leitura não pode ser removido.
    • O administrador e os coadministradores do grupo podem sempre modificar o calendário do grupo (adicionar, modificar e excluir): eles estão disponíveis no direito de ler e gravar.
  5. Alterar direitos de acesso em um calendário de grupo
    Para permitir que um membro edite o calendário de grupo (isto é, adicione, exclua e edite qualquer evento), dê-lhes o direito de Ler e gravar. Não dê direito indevidamente.
  6. Dê direitos de acesso a um membro
    1. Clique em Add.
    2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
    3. Você também pode procurar esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa.
    4. Selecione o direito que deseja conceder no menu suspenso Direitos de acesso.
    5. Clique emAdd.
    6. O membro agora aparece no resumo dos direitos.
    Você pode selecionar vários membros.

    Você pode remover os direitos de acesso que possui concedido a qualquer momento.

  7. Dê direitos de acesso a todos os membros
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo.
    3. Selecione o direito de acesso que deseja conceder em Direitos de acessomenu suspenso.
    4. Clique em Adicionar.
    5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
    Nota: Se alguém se juntar ao grupo mais tarde, ele receberá automaticamente os mesmos direitos de acesso. Se você deseja evitar isso, conceda direitos aos membros individuais que estão agora no grupo.

    Da mesma forma, se um membro atual deixar o grupo mais tarde, ele perderá os direitos de acesso concedidos.

    Você pode remover o acesso direitos que você concedeu a qualquer momento.

  8. Adicionar um evento de grupo
    Ir para o calendário do grupo e verificar se você tem o direito de adicionar eventos. Em caso positivo, adicionar um evento da mesma forma que em seu calendário privado.
  9. Convidar todos os membros a um evento de grupo
    Para que um evento apareça nos calendários pessoais de todos os membros do grupo, assinar a opção Convidar todos os membros ao criar o evento. Essa operação cria uma reunião que aparece no calendário de cada membro.

    NB: Esta operação está disponível somente na criação de um evento em um calendário de grupo; ela não está disponível para um evento de um calendário pessoal ou na modificação de um evento de grupo.

  10. Adicionar uma reunião de grupo
    Você pode criar uma reunião no calendário do grupo, para que ela seja exibida lá. Você não é obrigado a convidar todos os membros do grupo.

    Se você deseja que esta reunião apareça também em seu calendário particular, convide-se. Você encontrará seu próprio nome na lista de membros do grupo, o que não acontece quando você cria uma reunião a partir do seu calendário particular.

  11. Lembretes no calendário de grupo
    Não há lembretes para os eventos existentes em um calendário de grupo.

Acesso público

  1. Definição
    Os direitos de acesso padrão permitem o compartilhamento de dados em grupos de usuários autenticados.

    O acesso público permite que você publique dados na web: qualquer pessoa poderá visualizá-los sem uma conta ContactOffice e sem qualquer autenticação.

    Basta ativar o acesso público e comunicar a URL de um dado específico por e-mail, em seu site, etc.

  2. Para que serve o acesso público?
    Calendário privado
    Você pode publicar (em seu site, por exemplo) seus horários ocupados, para que as pessoas que desejam um compromisso com você possam sugerir um momento conveniente. O objetivo desse recurso é permitir que alguém que não usa ContactOffice (ou que não pertence a um de seus grupos) visualize seu calendário. A publicação dos horários de pico deve ser suficiente.

    Calendário de grupo
    Você pode publicar os eventos organizados por seu departamento, serviço, associação etc. Você provavelmente desejará publicar os detalhes de um calendário de grupo.

    A o calendário público pode ser visualizado em uma versão light de ContactOffice ou em software de terceiros.

  3. Disponibilidade
    Por padrão, o acesso público não está disponível. Se estiver disponível,Acesso público será exibido nas ações Minha agenda.
  4. Publique sua agenda
    Escolha Acesso público no seu calendárioAções. Escolha um modo de publicação:
    • Exibir ocupado/livre: apenas os horários de ocupado são exibidos, sem nenhuma indicação. Os eventos que você definiu como privado não são exibidos.
    • Exibir detalhes: os assuntos e as descrições dos eventos também são publicados. Use esse modo com cuidado.
    A qualquer momento, você pode parar de publicar seu calendário escolhendo Desativado.
  5. Acesse um calendário público
    Na janela de acesso público, você encontrará 3 tipos de endereços, permitindo:
    • Visualizar seu calendário em uma versão leve de ContactOffice
    • Publicar seu calendário em um site
    • Visualize seu calendário em software de terceiros
  6. Acesso público e calendário de grupo
    Um calendário de grupo também pode ser publicado. O administrador do grupo, assim como os co-administradores do grupo, podem acessar as configurações escolhendo Acesso público no calendário do grupo Ações.

Deletar eventos

  1. Deletar um evento
    Passar o mouse sobre o evento para mostrar a etiqueta de informações ou mostrar as Ações do evento com um clic do botão direito do mouse. Em seguida, selecionar Deletar.
  2. Supressão de eventos antigos
    Selecionar Deletar entre 2 datas nas Ações de um calendário. Indicar as datas desejadas e clicar em Deletar.

    NB: Tenha o cuidado de colocar as datas certas pois a supressão é definitiva.

Reuniões

  1. O que é uma reunião?
    Um evento se transforma em uma reunião quando você convida participantes. Esses participantes são selecionados entre os membros do grupo e contatos (apenas contatos com um endereço de e-mail podem ser selecionados).
  2. Reuniões em espera
    Clicar em Convites, situado sob Meu calendário, para mostrar a lista das reuniões que aguardam resposta.

    NB: As reuniões passadas não são mostradas.

  3. Aceitar ou recusar uma reunião
    O convite para uma reunião é indicado por um pictograma com um ponto de interrogação. Clique no assunto para exibir os detalhes e escolha uma resposta:
    • Aceitar: clique em Aceitar. Você ainda pode recusar a reunião mais tarde, exibindo os detalhes e clicando em Recusar?.
    • Recusar e excluir a reunião: clique em Recusar. Você pode inserir o motivo pelo qual você recusou. Uma notificação por email é enviada ao criador da reunião. Depois que o convite for recusado, a reunião desaparecerá automaticamente de sua agenda.
    • Recusar, mas mantenha-a em sua agenda: clique em Recusar, insira um motivo (opcional) e desmarque a opção Excluircaixa de seleção. O criador da reunião recebe uma notificação informando que você recusou a reunião. Esse recurso é útil se sua agenda for alterada nesse meio tempo ou se você desejar acompanhar uma reunião sem realmente participar. Mais tarde, você poderá aceitar a reunião exibindo os detalhes da reunião e clicando em Aceitar?. O criador da reunião também será notificado. Uma reunião recusada é indicada por um pictograma riscado.
  4. Criar uma reunião
    Crie um evento e insira todos os dados necessários. Por fim, convide os participantes na seção Participantes. As pessoas que você convidou pela última vez são exibidas como sugestões. Clique no nome de uma pessoa para convidá-la. Se necessário, clique em Adicionar para acessar seus contatos (privados e grupos). Marque as caixas para convidar os participantes. Você pode convidar facilmente todos os membros do grupo, marcando a primeira caixa (Todos os membros).
    • Participantes com uma conta ContactOffice: a proposta da reunião aparece diretamente no calendário com um ponto de interrogação trêmulo. Ao clicar no assunto da reunião, eles aceitam ou recusam a reunião com um único clique. Caso eles recusem, você recebe uma notificação por e-mail (com um motivo para recusar, se fornecido) e a reunião desaparece do calendário.
    • Participantes sem uma conta ContactOffice: um e-mail será enviado a eles com os detalhes da reunião. Eles podem aceitar ou recusar com um único clique. Caso recusem, você receberá uma notificação por e-mail.
    Observe que uma reunião que foi aceita pela primeira vez pode ser recusada mais tarde e vice-versa.
  5. Desative a notificação por e-mail no momento da criação
    Ao criar uma reunião, você pode desativar a notificação por e-mail para participantes com uma conta ContactOffice. Isso é útil, por exemplo, quando você cria várias reuniões consecutivas no início do ano. Para desativar as notificações por e-mail, desmarque a caixaNotificar participantes internoslocalizada na lista de participantes.

    Observação: os participantes que não têm uma conta ContactOffice sempre recebem uma notificação por e-mail porque é a única maneira de informá-los sobre a criação da reunião.
  6. Membros do grupo em seus contatos privados
    Se um membro do grupo também estiver em seus contatos privados e você convidá-lo de seus contatos privados, ContactOffice tentará tratá-lo como um ContactOffice usuário, para que o convite apareça na conta. Isso requer que um endereço de e-mail corresponda aos 2 contatos. Em outras palavras, o endereço de e-mail que você inseriu para o seu contato privado deve corresponder a um dos endereços nos Dados pessoais do membro do grupo.
  7. Acompanhamento dos convites
    O criador da reunião pode visualizar a qualquer momento a resposta de cada participante da lista de participantes. O status possível é: Convidado (mas sem resposta), Aceito ou Recusado. Observe que um participante que primeiro aceitou uma reunião pode recusá-la mais tarde e vice-versa.

    O pictograma que sinaliza uma reunião no calendário pode mudar:

    • Figura com um ponto de interrogação: pelo menos um participante não respondeu.
    • Número riscado: pelo menos um participante recusou a reunião
    • Número normal: todos os participantes aceitaram a reunião
    Os participantes Ações são exibidas quando você coloca o mouse sobre elas. O criador da reunião pode:
    • Enviar um lembrete
    • Excluir um participante
  8. Editar uma reunião
    Somente o organizador de uma reunião pode editá-la.

    Pode-se editar detalhes (horário, assunto, descrição e/ou local) ou participantes. Para fazer as mudanças, clicar primeiro no assunto da reunião.

    Quando os detalhes são editados, a situação dos convites é zerada: os participantes devem novamente aceitar ou recusar a reunião. Uma notificação por e-mail é enviada. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.

  9. Cancelar uma reunião
    O criador da reunião pode a qualquer momento cancelar a reunião, excluindo-a em seu próprio calendário. Exclua a reunião como você excluiria um evento regular. A reunião desaparece do calendário dos participantes e uma notificação por email é enviada. Você pode desativar esta notificação para cada reunião.
  10. Deletar um participante
    Você pode deletar um participante, mesmo se ele já aceitou a reunião. Ele não receberá notificação.

    Na aba Participantes, exibir as Ações de um participante passando o mouse sobre seu nome e selecionar Deletar.

  11. Reuniões recorrentes
    Você pode criar reuniões repetidas em uma única operação. Uma reunião repetida é uma reunião com os mesmos participantes ocorrendo a cada semana ou no primeiro dia do mês, por exemplo. Crie um evento, defina a periodicidade e depois escolha os participantes.

    Observação: os participantes receberão uma única notificação por e-mail para toda a série, em vez de um e-mail para cada reunião. Os participantes com uma conta ContactOffice visualizarão todas as reuniões em seus convites de reunião pendentes (clicando em Convites em seus calendários).

    Os participantes poderão aceitar ou recusar cada reunião.

    Uma reunião repetida se comporta exatamente como um evento repetido: você poderá editar (alterar a programação, adicionar ou remover um participante, etc.) uma única reunião ou toda a série. Você também pode remover uma ou mais reuniões da série (por causa dos feriados, etc.).

    Se a periodicidade for muito complexa e você acabar com uma série feita apenas de exceções, é aconselhável criar reuniões usando o Duplicate recurso em vez disso.

Enquetes

  1. Funcionalidades
    Não é fácil encontrar uma data quando mais de duas pessoas estão envolvidas! O recurso de pesquisa de reunião permite que você obtenha votos dos participantes em uma seleção de datas e horários. É muito mais fácil encontrar uma programação conveniente para todos ou para a maioria dos participantes.

    Observação: os participantes não precisam ter uma conta ContactOffice. No entanto, eles devem estar em um catálogo de endereços privado ou de grupo.

    Não há pesquisas de grupo. Uma enquete sempre é criada no ambiente privado e nunca aparece no ambiente do grupo.

  2. Eliminar uma Tag
    Clique em Enquetes na parte esquerda da tela, em calendários, tags e convites.
  3. Criar uma enquete
    Selecione Novo e siga as instruções do assistente.

    Após a última etapa, os participantes recebem um e-mail convidando-os a participar da enquete clicando em um hiperlink.

  4. Membros do grupo em seus contatos privados
    Se um membro do grupo também estiver em seus contatos privados e você convidá-lo de seus contatos privados, ContactOffice tentará tratá-lo como um ContactOffice usuário, para que o convite apareça na conta. Isso requer que um endereço de e-mail corresponda aos 2 contatos. Em outras palavras, o endereço de e-mail que você inseriu para o seu contato privado deve corresponder a um dos endereços nos Dados pessoais do membro do grupo.
  5. Ver os votos
    Você pode ver os votos dos participantes a qualquer momento exibindo os detalhes da enquete.

    Nota: os participantes podem modificar seus votos a qualquer momento em função de mudanças em suas agendas.

  6. Lembretes
    Para enviar um lembrete aos participantes que ainda não responderam, exibir os detalhes de uma pesquisa e clicar em Lembretes. Por padrão, todos os participantes que ainda não responderam são selecionados, mas você pode excluir alguns antes de enviar o lembrete.
  7. Escolher a data final
    A qualquer momento, você pode escolher a data final entre as datas e horários propostos aos votos dos participantes. Para isso, clique em Selecionar na coluna da proposta escolhida. Observe que esta operação não pode ser desfeita: você não poderá alterar a data final.

    Os participantes recebem um e-mail de notificação. Além disso, uma reunião é criada no ContactOffice Calendário. Ele aparece no seu próprio calendário, bem como nos calendários dos participantes que possuem uma conta. Os participantes sem uma conta podem aceitar ou recusar a reunião clicando em um hiperlink no e-mail de notificação.

    O que fazer se nenhuma data for conveniente para todos os participantes?

    Se for aceitável, escolha a data que seja conveniente para a maioria dos participantes ou para os mais importantes. Você também pode editar a enquete e adicionar datas.

    O que fazer se várias datas forem convenientes para todos os participantes?

    Como criador da enquete, você escolhe a data final sozinho.

    O que fazer se todas as datas não forem convenientes para todos

    Edite a enquete e adicione outras datas. Mas, às vezes, simplesmente não há solução.

  8. Modificar uma enquete
    Você pode alterar as configurações de enquete a qualquer momento. Para fazer isso, exiba os detalhes da enquete e clique em Editar . Você pode adicionar ou excluir dias e horários, adicionar um participante, etc.

    Os participantes recebem uma notificação por e-mail se você alterar as datas, os horários ou a lista de participantes. Nenhum e-mail é enviado se você alterar o assunto ou a descrição.

  9. Encerrar uma enquete
    Se o projeto de reunião é anulado ou se você não encontrar uma data final, você pode encerrar a enquete. Ela é mantida como está e pode ainda ser consultada por você e pelos participantes. No entanto, não é mais possível votar. Da mesma forma, não é mais permitido modificar ou escolher a data final.

    Nota: Uma enquete encerrada não pode mais ser aberta. Portanto, não encerre enquetes sem motivo.

    NB: Assim que a data final for escolhida, a enquete encerra-se automaticamente.

    Para encerrar uma enquete, exibir os detalhes e clicar em Encerrar.

  10. Deletar uma enquete
    Se não precisar mais de uma enquete, você pode deletá-la. Essa exclusão é definitiva.

    Para fazer isso, exibir os detalhes da enquete e clicar em Deletar.

Lembretes

  1. Criar um lembrete por e-mail
    Exiba os detalhes do evento e selecione o tipo de lembrete correto ao lado de Lembrete. O lembrete é enviado para seu endereço de e-mail padrão.
  2. Criar um lembrete por SMS
    Exiba os detalhes do evento e selecione o tipo de lembrete certo ao lado de Lembrete. O lembrete é enviado para o número de telefone nos seus dados pessoais.
  3. Crie um lembrete pop-up
    Um lembrete pop-up aparecerá na mensagem instantânea. Exiba os detalhes do evento e selecione este tipo de lembrete ao lado de Lembrete.
  4. Editar um lembrete
    Nos detalhes do evento, ao lado de Lembrete, edite a programação e/ou o canal.
  5. Cancelar um lembrete
    Clicar no assunto do evento e selecionar Não ao lado de Lembrete.
  6. Agenda por SMS
    Clicar em SMS na barra de menus e selecionar os dias em que quer receber a agenda bem como o momento (agenda do mesmo dia ou do dia seguinte).

    Nota: Nos dias em que sua agenda estiver vazia, você não receberá o SMS.

    Você pode também fazer uma cópia de seu calendário em seu celular clicando em Enviar agora.

    Você pode editar os parâmetros a qualquer momento ou cancelar o calendário por SMS desativando todas as caixas em "Enviar meu calendário para".

  1. Pesquise em ferramentas e ambientes
    O campo de pesquisa está localizado na parte superior direita da tela. Digite uma palavra ou suas primeiras letras para iniciar uma pesquisa.

    Pesquisa e ferramentas:

    • Se você estiver usando uma ferramenta (Mensagens, por exemplo) e iniciar uma pesquisa a partir dela, ela pesquisará nesta ferramenta .
    • Se nenhuma ferramenta for selecionada quando você iniciar uma pesquisa (na página inicial, logo após o login, por exemplo), ela pesquisará em todas as ferramentas. A lista de resultados exibirá o tipo de dados para cada resultado. Para voltar à página inicial, clique no logotipo no canto superior esquerdo.
    Pesquisa e ambientes:
    • Se seu ambiente privado for selecionado quando você iniciar uma pesquisa (seus documentos privados , por exemplo), ele pesquisará neste ambiente.
    • Se um grupo for selecionado quando você iniciar uma pesquisa, ele pesquisará apenas neste grupo.
    • Você pode ampliar ou restringir a pesquisa clicando no triângulo para exibir as opções de pesquisa avançada. Na seção Pesquisar em, selecione Privado ou Privado + Grupos. Se você selecionar o último, a pesquisa será feita em todos os grupos ao mesmo tempo.
  2. Busca avançada
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Resultados
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  4. Ultima busca
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.
  5. Sintaxe no campo de busca
    • Se você inserir várias palavras, obterá dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, obterá dados que contêm uma das palavras.
    • A pesquisa faz diferença entre maiúsculas e minúsculas.
    • Você pode adicionar uma estrela (*) depois de pelo menos 4 caracteres para pesquisar todas as palavras que começam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • feriado Havaí (igual a feriado E Havaí) retornará dados contendo feriado e Havaí .
    • Maui OR Hawaii retornará dados contendo Maui ou Havaí.
    • "great holiday" (entre aspas) retornará dados contendo a expressão "great holiday".
      • >
    • "info*" retornará dados contendo palavras que começam com info (informação, informativo, informado, etc.)
    • virus -computer retornará dados contendo a palavra "vírus", mas não a palavra "computador".

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  1. Imprimir um calendário
    Posicionar-se na apresentação desejada (dia, semana etc.) e selecionar Imprimir no menu ... (Mais).
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Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas?
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta
    Na parte esquerda da tela, exiba a tag Ações e selecione Excluir.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado
    Selecione Tags no item Ações. Na janela de tags, marque uma ou mais caixas de seleção, dependendo das tags que você deseja definir. Posteriormente, você poderá selecionar outras tags ou desmarcar as atuais.

    Outro método: selecione uma Tag à esquerda sem soltar o botão do mouse e mova-a para o item (arrastar e soltar). Você também pode começar a partir do item e soltá-lo na Tag.

  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta
    Há duas maneiras de fazer isso:
    • Clique em uma tag na parte esquerda da tela. Se a lista de tags não for exibida, abra-a clicando no triângulo. Para voltar à exibição normal, clique na pasta atual (Minha agenda, Meus contatos, etc.)
    • Abra a pesquisa avançada e selecione uma etiqueta.
  8. Etiquetas e grupos
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades
    Sincronize os aplicativos do seu smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) com as ContactOffice Mensagens, Calendários e Contatos. Acesse ContactOffice dados diretamente nos aplicativos do seu telefone (exemplo: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronize com eles.

    Você pode sincronizar vários dispositivos, ContactOffice sendo o servidor de sincronização. Sua assinatura define o número de dispositivos que você pode sincronizar.

    Se ocorrer um problema durante o processo de sincronização (conexão perdida, falta de energia, etc.), a próxima sincronização assumirá que os dados atualizados estão em ContactOffice .

    Esta sincronização mantém os dados já presentes no seu smartphone.

  2. Dados locais e dados do servidor
    Os dados já presentes no seu dispositivo móvel permanecem sempre. Os dados presentes em ContactOffice serão adicionados em uma "camada" diferente: se você desativar a sincronização móvel, essa camada desaparecerá.

    Seu dispositivo precisa saber onde os dados que você cria devem ser armazenados: em o dispositivo ou em ContactOffice. Para calendário e contatos, selecione sua conta ContactOffice nos respectivos aplicativos.
  3. iPhone/iPad
    1. Verifique se você está conectado a uma rede confiável e rápida.
    2. Vá para 'Configurações' do seu dispositivo.
    3. Toque em 'Senhas e contas'.
      4. >
    4. Em 'Contas', toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Trocar'.
    6. Digite seu endereço de e-mail ContactOffice e uma descrição como 'ContactOffice '
    7. Toque em 'Próximo'
    8. Um alerta é exibido: "Faça login em sua conta do ContactOffice Exchange usando a Microsoft?". Toque em "Configurar manualmente", pois sua conta ContactOffice não está hospedada em servidores da Microsoft.
    9. Digite sua senha ContactOffice.
    10. Toque em "Avançar"
    11. Digite o servidor:www.contactoffice.com. Digite o nome de usuário: NOME DE USUÁRIO (seu ContactOffice nome de usuário)
    12. Toque em 'Próximo' e seu dispositivo verificará as configurações. Por padrão, ele sincronizará 5 tipos de dados (Mail, Contatos, Calendários, Lembretes e Notas). Desative Lembretes e Notas porque ContactOffice não lida com eles. Desative outras ferramentas, se necessário.
      Toque em 'Salvar'.
      Neste ponto, os dados começam a ser sincronizados. O tempo necessário para a conclusão da primeira sincronização depende da quantidade de dados.
    13. Por padrão, seu dispositivo sincroniza o Mail por 1 mês. Você pode definir uma configuração diferente em 'Senhas e contas' > 'ContactOffice' > 'Enviar dias para sincronização'.
    Observação: ajuda para iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    Como muitas versões da plataforma Android coexistem, é impossível fornecer um guia passo a passo para cada uma delas.

    Como regra geral:

    1. Certifique-se de estar conectado a um sistema confiável e rápido rede.
    2. Vá para as 'Configurações' do seu dispositivo.
    3. Vá para a guia 'Contas' e toque em 'Contas' em 'Minhas contas'.
    4. Toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Insira as configurações de conexão para ContactOffice, provavelmente em 'Configurações manuais':
      • endereço de e-mail: seu ContactOffice endereço de e-mail
      • Login: NOME DE USUÁRIO
      • Senha: sua ContactOffice senha
      • Servidor: www.contactoffice.com
      • TLS/SSL: sim
    7. Seu dispositivo agora tenta se comunicar com o servidor.
      Observação: pode levar alguns minutos para que os dados apareçam .
    8. Altere as configurações de acordo com sua preferência.
    9. Dê um nome a esta conexão e toque em 'Concluído'.
    10. A sincronização de dados é iniciada.
      Caso contrário, você pode iniciá-lo manualmente: volte para as etapas 2 e 3 e toque em 'Sincronizar tudo'.
      O tempo necessário para a primeira sincronização ionização a ser concluída está relacionada à quantidade de dados.
  5. Outro
    Todos os dispositivos e softwares que podem ser sincronizados com um servidor Exchange (protocolo ActiveSync) podem ser sincronizados com ContactOffice:
    • Windows Mail (Windows 8 e Windows 10)
    • eM Client
    • etc.
    Use como configurações seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha, seu endereço de e-mail e como nome do servidor: www.contactoffice.com. Use uma conexão segura se estiver disponível.

Sincronização com o Outlook

  1. Recursos
    O Outlook (>= 2013) pode sincronizar diretamente com ContactOffice.

    Você pode sincronizar seus e-mails, contatos e calendário entre ContactOffice e o Outlook. Os dados em ContactOffice aparecerão no Outlook, mas em uma conta separada. Os dados já presentes no Outlook não aparecerão em ContactOffice, a menos que você os importe em ContactOffice.

    Nota: O Outlook será desconectado do servidor se algo der errado com a sincronização. Para reconectar-se ao servidor, selecione a guia "Enviar/Receber" e clique duas vezes no botão "Trabalhar offline".

  2. Configurações
    1. Selecione a guia "Arquivo"
    2. Selecione "Informações" na coluna à esquerda (se ainda não estiver selecionado) e clique no botão "Adicionar conta"
    3. Selecione "Configuração manual ou tipos de servidor adicionais". Clique em "Avançar".
    4. Selecione "Outlook.com ou serviço compatível com Exchange ActiveSync". Clique em "Avançar".
    5. Preencha o seu nome, o seu endereço de e-mail, o servidor (www.contactoffice.com), o seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e a ContactOffice senha. Clique em "Próximo"
    6. Clique em "Concluir"


    "O servidor não pode ser encontrado" (Outlook 2016)
    Se você inseriu o corrija o valor do servidor acima e obtenha o erro "O servidor não pode ser encontrado" no Outlook 2016 (versão 16.0.8431.2079 ou posterior), porque uma atualização da Microsoft configurou o Outlook para se conectar ao Office 365 usando "Criação de conta simplificada". Você pode desativar esse comportamento seguindo as etapas explicadas aqui.

Acesso para leitura e escrita a partir de um programa externo (CalDAV)

  1. Melhor usar a sincronização
    Se a sua assinatura e o seu dispositivo (computador, smartphone, tablet) puderem lidar com a sincronização, recomendamos usar o último. A configuração é mais fácil, existe apenas uma configuração para todas as ferramentas e a sincronização é mais robusta. No entanto, diferentemente do protocolo explicado nesta seção de ajuda, ele não trata os membros e os dados do grupo.
  2. Funcionalidades
    Os calendários podem ser acessados com direitos de leitura e escrita de programas externos compatíveis CalDAV.

    Por favor informe-se sobre as limitações.

  3. Reuniões
    No software CalDAV:
    • Você pode aceitar ou recusar convites para reuniões.
    • Não é possível criar reuniões: o gerenciamento de participantes só aparece se a reunião foi criada em ContactOffice.
    • No entanto, você pode adicionar participantes a uma reunião existente. Esses participantes devem ser membros do grupo ou ter seus endereços de e-mail em seus contatos privados ou em um catálogo de endereços do grupo.
    • Se você excluir um participante, ele não será excluído em ContactOffice: portanto, nós aconselho a excluir participantes diretamente em ContactOffice.
    • Se você editar uma reunião, nenhuma notificação por e-mail será enviada.
    Se não funcionar como esperado, verifique se você não tem um endereço de e-mail de participante em sua conta ContactOffice. O software CalDAV assume que os endereços de e-mail não são usados por mais de uma pessoa.
  4. Limitações
    A sincronização entre diferentes programas envolve limitações:
    • Os lembretes de eventos não são sincronizados pois são específicos a cada programa.
    • Atualmente, a supressão de tags a partir de um programa externo fica sem efeito.
    • Se você utilizar o calendário simultaneamente em ContactOffice e em diversos programas: tenha o cuidado de atualizar o calendário no programa externo antes de realizar modificações a partir dele; caso contrário as modificações efetuadas em ContactOffice se perderão.
  5. Programas compatíveis
    Nota: Microsoft Outlook não possui recursos padrão do CalDAV.
  6. Configuração do programa
    Error
    An error occured.

    An exception of type java.lang.IllegalArgumentException: can't parse argument number: 2 was thrown with the following trace :
    java.lang.IllegalArgumentException: can't parse argument number: 2 
	at java.base/java.text.MessageFormat.makeFormat(MessageFormat.java:1460)
	at java.base/java.text.MessageFormat.applyPattern(MessageFormat.java:493)
	at java.base/java.text.MessageFormat.(MessageFormat.java:392)
	at org.springframework.context.support.MessageSourceSupport.createMessageFormat(MessageSourceSupport.java:150)
	at BE.NetBusiness.Util.I18NText$1.createMessageFormat(I18NText.java:49)
	at org.springframework.context.support.ReloadableResourceBundleMessageSource$PropertiesHolder.getMessageFormat(ReloadableResourceBundleMessageSource.java:717)
	at org.springframework.context.support.ReloadableResourceBundleMessageSource.resolveCode(ReloadableResourceBundleMessageSource.java:227)
	at org.springframework.context.support.AbstractMessageSource.getMessageInternal(AbstractMessageSource.java:225)
	at org.springframework.context.support.AbstractMessageSource.getMessage(AbstractMessageSource.java:154)
	at BE.NetBusiness.Util.I18NText.getText(I18NText.java:219)
	at BE.NetBusiness.Util.I18NText.getText(I18NText.java:181)
	at org.apache.jsp.virtual_002doffice.pt.support.calendar_jsp.T(calendar_jsp.java:45)
	at org.apache.jsp.virtual_002doffice.pt.support.calendar_jsp._jspService(calendar_jsp.java:3404)
	at org.apache.jasper.runtime.HttpJspBase.service(HttpJspBase.java:70)
	at jakarta.servlet.http.HttpServlet.service(HttpServlet.java:631)
	at org.apache.jasper.servlet.JspServletWrapper.service(JspServletWrapper.java:456)
	at org.apache.jasper.servlet.JspServlet.serviceJspFile(JspServlet.java:380)
	at org.apache.jasper.servlet.JspServlet.service(JspServlet.java:328)
	at jakarta.servlet.http.HttpServlet.service(HttpServlet.java:631)
	at org.apache.catalina.core.ApplicationFilterChain.internalDoFilter(ApplicationFilterChain.java:205)
	at org.apache.catalina.core.ApplicationFilterChain.doFilter(ApplicationFilterChain.java:149)
	at org.apache.tomcat.websocket.server.WsFilter.doFilter(WsFilter.java:53)
	at org.apache.catalina.core.ApplicationFilterChain.internalDoFilter(ApplicationFilterChain.java:174)
	at org.apache.catalina.core.ApplicationFilterChain.doFilter(ApplicationFilterChain.java:149)
	at com.contactoffice.util.filters.RootFilter.doFilterInternal(RootFilter.java:120)
	at com.contactoffice.util.filters.RootFilter.doFilter(RootFilter.java:64)
	at org.apache.catalina.core.ApplicationFilterChain.internalDoFilter(ApplicationFilterChain.java:174)
	at org.apache.catalina.core.ApplicationFilterChain.doFilter(ApplicationFilterChain.java:149)
	at org.apache.catalina.core.StandardWrapperValve.invoke(StandardWrapperValve.java:166)
	at org.apache.catalina.core.StandardContextValve.invoke(StandardContextValve.java:90)
	at org.apache.catalina.authenticator.AuthenticatorBase.invoke(AuthenticatorBase.java:493)
	at org.apache.catalina.core.StandardHostValve.invoke(StandardHostValve.java:115)
	at com.contactoffice.security.tomcat.COValve.invoke(COValve.java:50)
	at org.apache.catalina.valves.AbstractAccessLogValve.invoke(AbstractAccessLogValve.java:676)
	at org.apache.catalina.valves.RemoteIpValve.invoke(RemoteIpValve.java:738)
	at org.apache.catalina.valves.ErrorReportValve.invoke(ErrorReportValve.java:93)
	at org.apache.catalina.core.StandardEngineValve.invoke(StandardEngineValve.java:74)
	at org.apache.catalina.connector.CoyoteAdapter.service(CoyoteAdapter.java:357)
	at org.apache.coyote.http11.Http11Processor.service(Http11Processor.java:400)
	at org.apache.coyote.AbstractProcessorLight.process(AbstractProcessorLight.java:63)
	at org.apache.coyote.AbstractProtocol$ConnectionHandler.process(AbstractProtocol.java:894)
	at org.apache.tomcat.util.net.Nio2Endpoint$SocketProcessor.doRun(Nio2Endpoint.java:1661)
	at org.apache.tomcat.util.net.SocketProcessorBase.run(SocketProcessorBase.java:52)
	at org.apache.tomcat.util.net.AbstractEndpoint.processSocket(AbstractEndpoint.java:1219)
	at org.apache.tomcat.util.net.Nio2Endpoint.setSocketOptions(Nio2Endpoint.java:328)
	at org.apache.tomcat.util.net.Nio2Endpoint$Nio2Acceptor.completed(Nio2Endpoint.java:468)
	at org.apache.tomcat.util.net.Nio2Endpoint$Nio2Acceptor.completed(Nio2Endpoint.java:404)
	at java.base/sun.nio.ch.Invoker.invokeUnchecked(Invoker.java:129)
	at java.base/sun.nio.ch.Invoker$2.run(Invoker.java:221)
	at java.base/sun.nio.ch.AsynchronousChannelGroupImpl$1.run(AsynchronousChannelGroupImpl.java:113)
	at org.apache.tomcat.util.threads.ThreadPoolExecutor.runWorker(ThreadPoolExecutor.java:1191)
	at org.apache.tomcat.util.threads.ThreadPoolExecutor$Worker.run(ThreadPoolExecutor.java:659)
	at org.apache.tomcat.util.threads.TaskThread$WrappingRunnable.run(TaskThread.java:61)
	at java.base/java.lang.Thread.run(Thread.java:840)
Caused by: java.lang.NumberFormatException: For input string: "2 "
	at java.base/java.lang.NumberFormatException.forInputString(NumberFormatException.java:67)
	at java.base/java.lang.Integer.parseInt(Integer.java:668)
	at java.base/java.lang.Integer.parseInt(Integer.java:786)
	at java.base/java.text.MessageFormat.makeFormat(MessageFormat.java:1458)
	... 53 more