Gebruikersgids

v.01/2024

Berichten Agenda Contacten Documenten IM SMS Fax Groepen

• Persoonlijke documenten
• Groepsdocumenten
• Online-editor
• Virtuele schijf
• Mappen en submappen
• Zoeken
• Versturen van Documenten via email
• Dropfolder
• Tags
• Verwijderen van documenten
• PDF conversie
• Publieke toegang
• Remote servers

Persoonlijke documenten

1. Een document aanmaken
   Ga naar de map in dewelke u een document wenst toe te voegen. Klik op het menu Nieuw, of in deze kies Ophalen.
2. Voeg een document toe via 'Drag and Drop'
   U kunt een 'Drag and Drop' uitvoeren van één of meerdere bestanden op uw bureaublad naar de lijst met documenten.
3. Een leeg document aanmaken
   Ga naar de map in dewelke u een leeg Document (enkel tekst, tekst met opmaak, tabel of presentatie) wenst aan te maken. Het enkel tekst formaat is nuttig voor kleine notities. In het menuNieuw, kies Aanmaken geef een naam op en kies tenslotte het gewenste formaat.
4. Voeg een commentaar toe
   U kunt een Commentaar toevoegen aan een document om zijn inhoud te specificeren. In een groep zal het commentaar zichtbaar zijn voor alle leden van de Groep.

   Selecteer Commentaar in de Acties van een document. De documenten met een commentaar zullen gesignaleerd worden door een pictogram.

5. Een document bewerken
   Om een document te bewerken, moet u het document eerst op uw computer downloaden en daar de wijzigingen uitvoeren en daarna de nieuw gewijzigde versie terug uploaden.

   De virtuele schijf en de online editor (indien beschikbaar) stellen u in staat deze operaties te vereenvoudigen.

6. Een document downloaden
   Klik op de naam van het document of selecteer Raadplegen in het Acties-menu van het document. Telkens er een document wordt afgehaald (via de webinterface of via de virtuele schijf) wordt de downloadteller bijgewerkt.
7. De naam van een document bewerken
   Selecteer Naam bewerken in het Acties-menu.
8. Dupliceer een document
   Indien u een Document moet aanmaken die gelijkend is aan een reeds bestaand Document, selecteer Dupliceer in de Acties van het bestaande. U kunt tevens gebruik maken van deze functionaliteit binnen het kader van het manueel versiebeheer: vooraleer een Document te wijzigen, dupliceer en hernoem het door er een versie-indicatie aan toe te voegen zoals v1, v2, enz. Deze methode kan gebruikt worden in uw persoonlijke Documenten alsook in de GroepsDocumenten.
9. Een document verplaatsen
   Selecteer Verplaatsen in het Acties-menu van het document. Selecteer vervolgens de bestemmingsmap. Het document verdwijnt dan uit deze map en gaat naar de gekozen map.
10. Een document kopiëren
    Selecteer Kopiëren in het Acties-menu van het document. Selecteer vervolgens de bestemmingsmap. Het document wordt dan gekopiëerd zonder uit de huidige map te verdwijnen.
11. Rechtstreekse toegang
    Elk document is rechtstreeks bereikbaar via een URL die u kan invoegen in een e-mail, op een website, enz. Deze rechtstreekse toegang verandert niets aan de toegangsrechten van het document: authentificatie blijft noodzakelijk om het document te raadplegen.

    Klik op Acties om de te gebruiken URL op te vragen.

Groepsdocumenten

1. Toegang tot de Groepsdocumenten
   Selecteer de naam van de groep in de omgevingsselector waarvan de standaardwaarde "Persoonlijk" is.
2. Standaard toegangsrechten
   
   • Alle leden van de groep kunnen steeds de mappen en de groepsdocumenten zien. Dit recht op Lezen kan hen dus niet ontnomen worden.
   • De aanmaker van een document kan deze steeds wijzigen. Hij/zij kan het recht geven tot Bewerken aan bepaalde of alle leden.
   • De beheerder en de co-beheerders van de groep kunnen steeds gegevens toevoegen en verwijderen (dwz mappen en documenten). Zij kunnen het recht geven tot Gegevens toevoegen of Gegevens toevoegen en verwijderen aan bepaalde of alle leden. NB: Het recht tot gegevens toevoegen laat tevens toe de mappen te hernoemen.
3. Aanmakers: wijziging toelaten
   Het recht tot Bewerken van een document laat niet enkel de wijziging van de inhoud maar ook van de meta-data toe (naam, enz.).
4. Beheerders: het toevoegen en/of verwijderen van gegevens toelaten
   Verleen het recht tot Gegevens toevoegen (dit wil zeggen documenten en mappen) of Gegevens toevoegen en verwijderen. Het recht tot verwijderen is van toepassing op alle documenten.

   NB: Het is aangewezen dat de beheerder, eventueel bijgestaan door de co-beheerders, eerst de mappen aanmaakt om de coherentie van de boomstructuur te verzekeren. Daarna het recht tot Gegevens toevoegen toekennen aan de relevante mappen. Dit heeft als bijkomend voordeel dat speciale mappen op het eerste niveau niet aangemaakt kunnen worden door de leden.

   NB: Iedere map beschikt over zijn eigen toegangsrechten. U kunt makkelijk de toegangsrechten aan de submappen toekennen door Toepassen op de onderliggende mappen aan te klikken in het rechtenscherm. Noteer dat indien u de rechten van een map wijzigt, u deze operatie opnieuw moet uitvoeren opdat de nieuwe rechten op de submappen van toepassing zijn.

5. Toegangsrechten verlenen aan een lid
   
   1. Klik op Toevoegen.
   2. Selecteer een groep waarvan de gebruiker lid van is.
   3. Zoek deze gebruiker eventueel op zijn naam (of een gedeelte van zijn naam) in het veld groepsleden zoeken.
   4. Selecteer de toegangsrechten die u wenst te verlenen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
   5. Klik op Toevoegen.
   6. Het lid verschijnt vanaf nu in het overzicht.
   U kunt meerdere leden selecteren in één keer.

   U kunt op ieder moment rechten intrekken die verleend werden.

6. Toegangsrechten verlenen aan alle leden
   
   1. Klik op Toevoegen.
   2. Selecteer een groep.
   3. Selecteer het recht die u wenst toe te kennen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
   4. Klik op Toevoegen.
   5. De groep verschijnt vanaf nu in het overzicht.
   NB: Indien iemand de groep later vervoegt, geniet deze persoon automatisch van de toegangsrechten die op deze manier verleend werden. Indien u dit wenst te vermijden, verleen dan de toegangsrechten op individuele basis.

   Op dezelfde manier, indien een lid de groep later verlaat, verliest deze de toegangsrechten.

   U kunt op ieder moment verleende toegangsrechten intrekken.

7. Een groepsdocument toevoegen
   NB: De beheerder van de groep moet u eerst het recht verlenen om documenten toe te voegen in de geopende map.

   Creëer een nieuw document zoals u dat doet in uw privé-omgeving. U kunt ook een submap creëren en hierin documenten bijvoegen.

8. Persoonlijke gegevens delen met een groep
   Door persoonlijke gegevens (een contact, een document, enz.) te delen met een groep, worden deze eveneens zichtbaar in de groepsomgeving:
   • Het betreft wel degelijk dezelfde data: alle wijzigingen uitgevoerd in uw persoonlijke omgeving zullen zichtbaar zijn in de groep en omgekeerd. Zo vermijdt u dubbels aan de maken (die niet synchroon zouden evolueren).
   • Indien uw gedeelde data verwijderd wordt in de groep, blijft deze in uw persoonlijke omgeving en vice versa.
   • Om gegevens te delen met een groep, moet u eerst over het recht Gegevens toevoegen beschikken voor deze groep.
   • Dezelfde gegevens kunnen met meerdere groepen gedeeld worden.
   Selecteer persoonlijke gegevens, en kies Delen met groepen in de Acties. Klik op de knop Delen. Kies daarna een groep. In het geval van documenten, kies een doelmap door deze aan te maken indien nodig.

   Indien u daarna, het delen wenst te annuleren, roep hetzelfde scherm op en klik op het icoon - (Verwijderen) naast de naam van de groep.

9. Groepsgegevens delen met een andere groep
   Net zoals met het delen van persoonlijke gegevens met een groep, is het mogelijk groepsgegevens te delen met een andere groep. In Delen met groepen, volstaat het een andere groep te selecteren in dewelke u het recht tot Gegevens toevoegen hebt.

   Gezien het delen gebeurd op het niveau van individuele gegevens, zou deze functie op adhoc basis gebruikt moeten worden. Indien u regelmatig data moet delen met een andere groep, is het misschien aangewezen een bijkomende groep aan te maken in dewelke de gedeelde data opgeslagen kan worden.

10. Notificatie aan de groepsleden
    Zodra de creatie of de aanpassing van een groepsdocument gebeurd is, kan u een notificatie per e-mail verzenden naar alle leden van de groep (uitgezonderd uzelf). Zo brengt u hen ervan op de hoogte dat er een nieuw document of een nieuwe versie van een bestaand document beschikbaar is. Deze standaardnotificatie kan vergezeld worden van een commentaartekst. NB: Enkel de auteur van het document is gemachtigd om een notificatie te versturen. Om een notificatie te versturen, selecteer E-mail notificatie in het menu Acties die aan het document verbonden is.

Online-editor

1. Functies
   U hebt geen kantoorsoftware (Microsoft Office, OpenOffice) meer nodig op uw computer voor tekstverwerking, rekenbladen en presentaties. ContactOffice biedt u een online-editor aan die de voornaamste functies van die software bevat.

   Deze editor is beschikbaar indien hij werd geactiveerd door de beheerder van ContactOffice (hij is standaard gedeactiveerd) en als u beschikt over wijzigingsrechten op het desbetreffende document.

   Selecteer Online-editor in het contextueel menu (rechter muisklik) van een document waarvan het formaat ondersteund wordt.

   NB: De online-editor wordt geleverd door een externe toepassing die toegang heeft tot de inhoud van uw bestanden. Het bedrijf dat deze externe toepassing levert, geeft geen garantie dat het deze dienst kan blijven leveren.

2. Gezamenlijke bewerking
   De Documenten bewaard in een groep kunnen door meerdere gebruikers gelijktijdig gewijzigd worden door ieder op een aparte paragraaf te werken. De wijzigingen van de andere gebruikers zijn ogenblikkelijk zichtbaar. Ten slotte hebben de gebruikers die gelijktijdig op een bestand werken de mogelijkheid om met elkaar tekstueel te chatten.
3. Beperkingen
   Houd er rekening mee dat de maximale documentgrootte 10 MB is.
   Houd er ook rekening mee dat uw documenten na een tijdje niet automatisch worden opgeslagen: u moet ze van tijd tot tijd handmatig opslaan.
4. Persoonlijke levensfeer
   De online-editor wordt geleverd door een externe toepassing die toegang heeft tot de inhoud van uw bestanden. Het bedrijf dat deze externe toepassing levert, geeft geen garantie dat het deze dienst kan blijven leveren.

Virtuele schijf

1. Definitie
   Dankzij de virtuele schijf kunt u meteen naar uw documenten gaan zonder de webinterface te gebruiken. De toegang gebeurt via een speciale map op uw computer, beschermd via login en paswoord.

   Dit dossier werkt zoals een standaarddossier: u kunt files en submappen toevoegen, verwijderen, van naam veranderen,... U kunt een file ook via een map openen of vanuit een toepassing op uw computer. Dankzij de virtuele schijf kunt u ook eenvoudig back-ups aanmaken door de betreffende files in te voegen.

2. Een virtuele schijf aanmaken
   De procedure hangt af van het exploitatiesysteem dat u gebruikt.

   Nadat u de virtuele schijf hebt aangemaakt, zal u merken dat deze verschillende mappen bevat:

   • Een 'private' map: deze bevat al uw persoonlijke documenten
   • Een map per groep: elke map bevat de documenten van de betreffende groep

   NB: Al uw documenten moeten in één van deze mappen staan: u kunt op het eerste niveau geen documenten plaatsen noch nieuwe documenten aanmaken.

3. Een webfolder aanmaken in Windows 10 & Vista
   
   1. Ga naar "Computer".
   2. Klik op "Netwerkverbinding maken" in de horizontale menubalk.
   3. Klik op "Verbinding met een website maken waar u documenten en afbeeldingen kunt opslaan".
   4. Kies "Een aangepaste netwerklocatie kiezen".
   5. Vul volgend URL in: https://www.contactoffice.com/docs/LOGIN
   6. Voer uw ContactOffice gebruikersnaam (LOGIN) en wachtwoord in.
   Vista laat blijkbaar geen dubbele kliks toe op mappen en bestanden. Om een bestand of map te openen: klik erop met de rechtermuisknop en kies "Openen".
4. Maak een webfolder aan in Windows 7 & 8
   
   1. Ga naar "Computer".
   2. Klik op "Netwerkverbinding maken" in het horizontale menu van boven.
   3. Plak deze link in het Mapveld: https://www.contactoffice.com/docs/LOGIN
   4. Voer uw ContactOffice login en wachtwoord in.
5. Lege mappen in Windows
   Een map die correct in de webinterface wordt weergegeven, verschijnt leeg op de virtuele schijf onder Windows als het pad van een bestand meer dan 256 tekens bevat. Het pad bevat minimaal de servernaam, de groepsnaam, de mapnamen en ook de bestandsnaam.
6. Een virtuele schijf aanmaken in macOS (Mac)
   
   1. Ga naar de Finder, en open het menu "Ga" en selecteer "Verbind met Server..." (toetsbord shortcut : <Command> K).
   2. Voer volgend adres in het dialoogvenster van "Verbind met Server": https://www.contactoffice.com/docs/LOGIN
   3. In het volgende venster, onder "Verbind als", selecteer "Geregistreerde gebruiker". Naast "Naam", voer uw ContactOffice login (LOGIN) alsook uw ContactOffice wachtwoord. U kunt ervoor kiezen dit wachtwoord te bewaren in uw sleutelhanger. In dit geval, wees voorzichtig wat betreft de beveiliging van uw computer.
   4. Klik op "Verbind".
   5. De virtuele schijf verschijnt onder "Gedeeld" in het linker venster van de Finder. U kunt tevens ook toegang bekomen via het menu "Ga" door daarna te kiezen voor "Computer".
   Het is mogelijk om de virtuele schijf automatisch aan te maken bij iedere opstart van uw Mac. Hiervoor moet u eerst het wachtwoord bewaren in uw sleutelhanger. Daarna afspraak in de "Systeem voorkeuren" daarna "Gebruikers en groepen". Selecteer uw gebruiker en daarna de tab "Inloggen". Voer de virtuele schijf toe tot de lijst met elementen die automatisch geopend worden bij inloggen.
7. Onverwachte bestanden op macOS
   Op macOS, wordt bij het ophalen van een bestand op de virtuele schijf wordt een kopie van het bestand aangemaakt die begint met het teken '_'. Dit wordt veroorzaakt door de manier waarop macOS bestanden beheert.
8. Een virtuele schijf aanmaken in iPhone of iPad
   Standaard laat iOS geen toegang toe tot WebDAV servers (het protocol waarop de virtuele schijf zich baseert). Er bestaan echter apps zoals WebDAV Navigator die dit mogelijk maken.
9. Een virtuele schijf aanmaken op Android
   Standaard laat Android geen toegang toe tot WebDAV servers (het protocol waarop de virtuele schijf zich baseert). Er bestaan echter apps zoals WebDAV Navigator die dit mogelijk maken.
10. Een virtuele schijf aanmaken in Linux
    U kunt uw toestel verbinden met uw ContactOffice accountdocumenten met behulp van het WebDAV-protocol.
    
    GNOME bureaubladomgeving (Nautilus Bestandsmanager):
    1. Open uw GNOME bestanden/Nautilus Bestandsmanager.
    2. Ga naar Bestanden > Verbindt met de server.
    3. Voer de volgende URL in: davs://www.contactoffice.com/docs/LOGIN
    KDE bureaubladomgeving (Dolphin-bestandsmanager):
    1. Open Dolphin
    2. Klik op "Netwerk" en vervolgens op "Locaties" in de linker kolom.
    3. Klik op "Een netwerkmap toevoegen"
    4. Er verschijnt een venster en WebDAV moet al zijn geselecteerd. Selecteer het als dit niet het geval is.
    5. Klik op "Volgende".
    6. Voer de volgende instellingen in:
       • Naam: de naam die u wilt zien in de locaties bladwijzer bijv. ContactOffice
       • Gebruiker: LOGIN
       • Server: www.contactoffice.com (zonder https:// ervoor of mappen erna)
       • Map: /www.contactoffice.com/docs/LOGIN.
    7. (optioneel) Vink 'Icoon selectievakje aanmaken' aan voor een bladwijzer in de Locatie kolom.
    Opmerking : als u een andere bureaubladomgeving/bestandsbeheerder gebruikt, raadpleeg dan de respectievelijke documentatie voor precieze instructies.
    
    Op basis van uw GNU/Linux-omgeving moet u al dan niet het davfs2-pakket van te voren installeren.
11. Eventuele problemen
    Voor een optimaal functioneren van onze virtuele schijf, gelieve met de volgende zaken rekening te houden:
    • Voeg aan de namen van de mappen geen accenten toe
    • Configureer uw persoonlijke firewall zodanig dat deze een verbinding met de virtuele schrijf toelaat (WebDAV protocol op poort 443 (https): het versturen van gegevens vanaf uw computer moet worden toegestaan)
    • Volgens de abonnementsformule, wisselt het aantal niveaus en de hiërarchie van uw mappen en submappen. Indien u meer niveaus in uw virtueel dossier tracht te plaatsen zal er een foutmelding komen.
12. Uitloggen
    De verbinding met de Webfolder is actief tot de uitschakeling van uw computer. Indien u de verbinding manueel wenst te sluiten, klik rechts op 'Mijn Computer' en kies 'Disconnect Network drive'. Kies de virtuele schijf die overeenkomt met uw Webfolder en klik op 'OK'.
13. Speciale mappen en bestanden
    Op de virtuele schijf, zult u een aantal speciale mappen en bestanden vinden, die niet hernoemd noch verwijderd kunnen worden:
    • De map "private" stemt overeen met uw persoonlijke Documenten.
    • De map "__TrAsH__" stemt overeen met uw Prullenmand.
    • De map "Mail images" stemt overeen met de beelden die u verzonden hebt in het tekstgedeelte van emails (in uw handtekening bijvoorbeeld).
    • De map "web" stemt overeen met documenten in publieke toegang.
    • In een groep, worden de map "wiki" en de submap "groupinfo" gebruikt voor het tonen van de Groepsinfo van de welkomstpagina.
    • Het bestand calendar.ics bevat een agenda.

Mappen en submappen

1. Speciale mappen
   De persoonlijke Documenten bevatten speciale mappen die hernoemd noch verwijderd kunnen worden:
   • Prullenmand: deze bevat documenten en verwijderde mappen; deze worden definitief verwijderd wanneer u de prullenmand ledigt.
   • Dropfolder: deze bevat de documenten geplaatst door de leden van uw groepen. Deze map wordt automatisch aangemaakt bij de eerste plaatsing van een document in uw Dropfolder. Ga naar de sectie "Dropfolder" voor meer uitleg
   • "Afbeeldingen email": deze map bevat de afbeeldingen die verstuurd worden in het tekstveld van een e-mail (in uw handtekening bijvoorbeeld).
   • web: de documenten geplaatst in deze map zijn publiek (op voorwaarde dat deze functie beschikbaar is voor uw profiel). Ga naar de sectie "Publieke toegang" voor meer uitleg.
   De groepsdocumenten bevatten eveneens een Prullenmand. Ze kunnen ook een "web" map bevatten.
2. Een map of een submap aanmaken
   Ga naar de gewenste plaats in de boomstructuur van uw mappen. Toon de Acties van de map die de nieuwe map moet bevatten en kies Nieuwe map. Voer een naam in en klik op Enter.
3. Een map hernoemen
   Toon de Acties van de map en selecteer Hernoemen.
4. Een map verplaatsen
   Twee mogelijkheden worden u aangeboden:
   • Selecteer de map met de muis et verschuif hem naar de bestemmingsmap.
   • Toon de Acties van de map en selecteer Verplaatsen.
5. Een map verwijderen
   Opgepast:
   • Een map verwijderen betekent dat u alle Documenten van de map, alsook alle submappen met hun content verwijdert.
   • Eénmaal de prullenmand geledigd is de verwijdering onherroepelijk, wees dus voorzichtig tijdens de bewerking!
   Kies de map, vertoon zijn Acties en selecteer Verwijderen.

   NB: De map zal maar effectief verwijderd worden wanneer de prullenmand geledigd wordt. Indien u dus een map per abuis naar de prullenmand gestuurd hebt, kunt u hem daar terugvinden.

Zoeken

1. Zoeken in de tools en de omgevingen
   Een zoekveld bevindt zich rechts boven het scherm. Voer een woord of het begin van een woord in om te zoeken.

   U kunt in verschillende tools zoeken :

   • Indien u zoekt vanuit een bepaalde tool (de Boodschappen bijvoorbeeld), worden enkel gegevens uit deze tool getoond.
   • Indien geen enkele tool actief is (dit is het geval in de welkomstpagina die verschijnt na login), worden gegevens getoond uit alle tools. De lijst met zoekresultaten preciseert welk type gegevens vertoond wordt. Om terug te keren naar de welkomstpagina, klik op het logo links boven het scherm.
   U kunt eveneens zoeken in de verschillende omgevingen :
   • Indien u zoekt vanuit uw persoonlijke omgeving (uw persoonlijke documenten bijvoorbeeld), voltrekt zich het zoeken in deze omgeving.
   • Indien u zoekt vanuit een groep, voltrekt zich het zoeken in deze groep.
   • U kunt het zoeken uitbreiden of beperken door op het driehoekje te klikken om het scherm voor geavanceerd zoeken te vertonen. Onder Zoeken in, selecteer Persoonlijk of Overal (Persoonlijk + Groepen). In het laatste geval, zal het zoeken zich uitbreiden tot alle groepen.
2. Geavanceerd zoeken
   De meeste tools bevatten een mogelijkheid tot geavanceerd zoeken, de voorgestelde criteria zijn aangepast aan de verschillende tools.
3. Resultaten
   De resultaten zijn gelimiteerd tot 200 et vertonen zich in orde van relevantie.
4. Laatste opzoeking
   U kan de resultaten van de laatste opzoeking terugvinden door te klikken op Resultaten van de opzoeking in het linkergedeelte van uw scherm.
5. Syntax in het invoerveld
   
   • Indien u meerdere woorden invoert, zal het zoeken de data genereren die al die woorden bevat. Indien u "OR" tussen de woorden invoert, zal het zoeken u de data genereren die één van de woorden bevat.
   • Het zoeken maakt geen verschil tussen hoofdletter of kleine letter
   • U kunt een ster (*) toevoegen na ten minste 4 tekens om alle woorden voor te stellen die beginnen met die 4 tekens.
   Voorbeelden:
   • vakantie Hawaii (is equivalent aan vakantie AND Hawaii) zal de data terugsturen die de woorden vakantie en Hawaii bevat.
   • Maui OR Hawaii zal de data terugsturen die de woorden Maui of Hawaii bevat.
   • "super vakantie" (met aanhalingstekens) stuurt de data terug die de uitdrukking super vakantie" bevat.
   • "info*" stuurt de data terug die de woorden bevat die beginnen met info (informatica, informaticus, informatie, enz.).
   • virus -computer stuurt de data terug die het woord "virus" bevat zonder het woord "computer".
6. Welke bestanden worden doorzocht
   De zoekmachine doorzoekt al uw privé-documenten en alle groepsdocumenten waartoe u toegang hebt. Het doorzoekt de inhoud van de volgende bestandsformaten: Microsoft Word, Excel en PowerPoint, PDF, HTML, RTF en Text.

   NB: De zoekmachine negeert met een wachtwoord beveiligde bestanden en OpenOffice (.odt, etc.) bestanden.

Versturen van Documenten via email

1. Versturen als bijlage
   Vanaf de Documenten, selecteer één of meerdere Documenten, open de Acties et selecteer Versturen en daarna Versturen via e-mail.
2. Verstuur als hyperlink
   In plaats van een document te versturen als bijlage, kunt u het versturen als hyperlink. De bestemmeling zal over een aantal dagen beschikken om het neer te halen door te klikken op de hyperlink en u kunt verwittigd worden wanneer hij het doet.

   Deze functionaliteit is ideaal voor zware documenten maar u kunt deze ook voor minder zware documenten gebruiken.

   Wij vestigen uw aandacht erop dat deze functionaliteit automatisch een specifieke email per bestemmeling zal versturen. De bestemmelingen zullen dus de andere bestemmelingen niet zien.

   Vanuit een bericht, kies Bijlage en daarna Download hyperlink bijvoegen. Kies daarna één of meerdere persoonlijke of groep documenten.

   Vanaf de Documenten tool, kies één of meerdere documenten, open de Acties en kies Versturen en daarna Als hyperlink sturen.

Dropfolder

1. Definitie
   De Dropfolder is een speciale map in uw persoonlijke Documenten. De leden van uw groepen, kunnen er bestanden in plaatsen. De Dropfolder werkt zoals een mailbox: van zodra iemand er een bestand in heeft geplaatst, kan hij/zij het document niet meer zien. Het document wordt in feite gedupliceerd: de derde behoudt het document en een onafhankelijk kopie wordt aangemaakt in uw Dropfolder. Indien de derde daarna het document wijzigt, heeft dit geen impact op uw kopie en vice versa.

   U wordt verwittigd van het bestaan van een nieuw document in uw dropfolder via email et tevens ook in de welkomstpagina.

   NB: Al uw groepsleden hebben steeds de mogelijkheid uw dropfolder te gebruiken.

2. Waartoe dient de dropfolder?
   Deze functie laat u toe bestanden zoals rapporten, taken, enz. rechtstreeks in de Documenten te ontvangen in plaats van per e-mail.
3. Gebruikstips
   Indien u zich verwacht aan een groot aantal documenten in uw Dropfolder, geef duidelijke naamgevingsregels aan de leden van uw groepen, opdat de lijst van geplaatste documenten zo duidelijk mogelijk zou zijn voor u. Daarenboven, wordt het toevoegen van een document met een reeds bestaande naam geweigerd.
4. Aanmaak van Dropfolder
   Uw Dropfolder wordt automatisch aangemaakt in de Documenten tool wanneer er een eerste document in geplaatst wordt. De Dropfolder verschijnt dus niet bij de aanmaak van uw account.
5. Een bestand droppen
   Om een bestand in iemands dropfolder te droppen, moet u eerst het bestand in uw persoonlijke Documenten plaatsen. Klik vervolgens op het menu Acties naast dit bestand en kies Naar een dropfolder verzenden. Kies de naam van de bestemmeling in de groepslijst.
6. Identificeer de herkomst van een Document.
   Het is niet altijd eenvoudig de herkomst van een Document te bepalen indien de verzender geen uitdrukkelijke naam gebruikt heeft. Bovenop de naam van de verzender die automatisch verschijnt, kunt u een lijst tonen in de Acties van het document, van alle Groepen die u deelt met de verzender.
7. Gedropte bestanden beheren
   De gewoonlijke functies van de Documenten zijn ook van toepassing voor bestanden die in uw dropfolder werden geplaatst (inclusief het delen met groepen). U kunt die bestanden eveneens verwijderen of naar andere mappen verplaatsen.

Tags

1. Waartoe dienen de Tags
   De tags laten toe data te organiseren in functie van labels zoals Dringend, Belangrijk, enz. en/of naargelang de projecten, de klanten enz. De eerste fase bestaat uit het aanmaken van eigen tags.
2. Toegang tot de tags
   Kies eender welke gegevens, vertoon zijn Acties en kies tags
3. Een Tag aanmaken
   Toon de tags van eender welke gegevens en klik op Toevoegen. Voer een naam in en kies daarna eventueel een kleur voor deze tag.
4. Een Tag wijzigen
   De namen van de tags kunnen niet gewijzigd worden éénmaal ze aangemaakt zijn. U kunt echter wel de kleur veranderen
5. Een Tag verwijderen
   In het linker gedeelte van het scherm, vertoon de Acties van de Tag en selecteer Verwijderen.
6. Een Tag toewijzen aan data
   Selecteer Tags in de Acties van de data. In het venster van de tags, vink één of meerdere velden naargelang de tags die u wenst toe te wijzen. U kunt later andere tags toewijzen of tags verwijderen.

   Een andere methode: selecteer een Tag in de linkerkolom en zonder de knop van uw muis te lossen, verplaats de Tag op de gewenste data (drag and drop). U kunt ook vertrekken van de data en deze verschuiven op de Tag.

7. Data vertonen met een bepaalde Tag
   Er bestaan twee mogelijkheden:
   • Klik op een tag in het linker deel van het scherm. Indien de lijst met Tags niet verschijnt, open deze dan eerst door op het driehoekje te klikken. Om terug te keren naar het normale zicht, klik op de hoofdmap (Mijn agenda, Mijn contacten, enz. naargelang de tool).
   • Open het geavanceerde zoeken en selecteer een tag
8. Tags en Groepen
   De tags zijn verbonden aan een persoon en niet aan een groep: er zijn geen groeptags. Het is afgeraden tags te gebruiken in de groepsdata.

Verwijderen van documenten

1. Verwijderen van een document
   Vink het betrokken document (of selecteer het met de muis), vertoon zijn Acties en selecteer Verwijderen. U kunt ook het document verplaatsen naar de Prullenmand via 'Drag and Drop'.

   NB: Het document zal effectief verwijderd worden wanneer de prullenmand geledigd wordt. Indien u een document per abuis naar de prullenmand gestuurd hebt, kunt u hem daar terugvinden.

2. Geselecteerde documenten verwijderen
   Opgepast: éénmaal de prullenmand geledigd, is de verwijdering van de documenten onomkeerbaar; wees dus zeer voorzichtig tijdens de handelingen!

   De verwijdering gebeurt map per map. Positioneer u eerst in een map. Vink de gewenste documenten (of selecteer ze met uw klavier of muis), vertoon de Acties en selecteer Verwijderen. U kunt de documenten ook verplaatsen naar de prullenmand via 'drag and drop'.

   NB: De documenten zullen effectief verwijderd worden wanneer de prullenmand geledigd wordt. Indien u een document per abuis naar de prullenmand gestuurd hebt, kunt u hem daar terugvinden.

3. Prullenmand ledigen
   In de Acties van de Prullenmand, Selecteer Prullenmand ledigen.

PDF conversie

1. Functies
   Om een bestand te bekijken waarvoor u geen gepaste software heeft of indien u gewoon een Document wilt converteren naar PDF-formaat, selecteer dan Converteren naar PDF in het contextueel menu (rechter muisklik) van dat Document.

   De conversie gebeurt in real time waarbij de verwerkingstijd afhankelijk is van de grootte en complexiteit van het document. Gelieve dus geduldig te wachten terwijl de omzetting uitgevoerd wordt. Na de conversie kunt u het PDF-document opslaan op uw werkpost.

   Lijst van ondersteunde formaten: .doc, .docx, .txt, .ppt, .pptx, .xls, .xslx, .odt, .sxw, .ods, .sxc, .csv, .odp, .sxi

Publieke toegang

1. Definitie
   De gebruikelijke toegangsrechten stelden u enkel in staat gegevens te delen binnen welbepaalde gebruikersgroepen.

   Met de publieke toegang kunt u nu ook gegevens op het Internet publiceren: deze zullen beschikbaar zijn voor iedereen en vereisen geen login. Het is dus niet meer noodzakelijk om een ContactOffice account te hebben om deze te consulteren.

   Het volstaat de publieke toegang toe te staan en de URL van het bestand te verspreiden via e-mail, op uw website, enz.

2. Waartoe dient publieke toegang?
   Op deze manier kunt u formulieren, rapporten, brochures, enz. publiceren.

   Nota: De wet verbiedt de verspreiding van gegevens zonder auteursrechten. ContactOffice kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden in het geval van illegaal gebruik. Bij gerechtelijke vervolging is de aanbieder de enige verantwoordelijke. Indien u niet zeker bent dat u ook de nodige rechten beschikt om een document te publiceren, deel deze dan niet publiek.

3. Beschikbaarheid
   De publieke toegang wordt standaard niet geactiveerd. Indien u over deze optie beschikt ziet u Publieke map aanmaken onder de Acties van Mijn documenten.
4. Publieke map aanmaken
   
   1. Ga naar de Acties van de map op het eerste niveau, genaamd "Mijn documenten" in uw persoonlijke omgeving of met de naam van de groep in een groepsomgeving. Selecteer Publieke map aanmaken. Deze map heeft als naam "web".
   2. Plaats in deze map de documenten die gepubliceerd moeten worden.
   De publieke documenten worden gesignaleerd met een specifiek icoon.
5. Toegang tot een publiek document
   Om de publieke url van een document te bekomen, toon zijn Acties en selecteer Rechtstreekse toegang. Kopieer het adres onder de rubriek Rechtstreekse toegang.
6. Uw publieke pagina
   De pagina https://www.contactoffice.com/pub/docs/LOGIN/web/ vertoont de lijst met alle publieke documenten van uw persoonlijke omgeving, dit wil zeggen alle documenten geplaatst in de map web.

   Dit betekent dat een persoon die kennis heeft van uw login toegang heeft tot deze pagina. Zoekmotoren zouden er ook toegang kunnen bekomen.

   Binnen het kaden van een groep is het adres https://www.contactoffice.com/pub/docs/group-NAAM_VAN_DE_GROEP/web/.

7. Publieke toegang intrekken
   U kunt op ieder moment een publiek document verplaatsen naar een andere map of zelfs verwijderen: het document zal niet meer publiek toegankelijk zijn.

   U kunt de publieke map (genaamd web) ook verplaatsen naar de prullenmand et zo verwijderen indien u er geen behoefte meer aan heeft.

8. Publieke toegang en groepsdocumenten
   De groepsbeheerder bepaalt of de publieke toegang beschikbaar is voor de groep. Indien dit het geval is, verschijnt Publiek map aanmaken in de Acties van de hoofdmap.

   De beheerder, de eventuele co-beheerder, alsook alle leden die het recht Gegevens toevoegen bekomen hebben in de hoofdmap zijn in staat de publieke map aan te maken. Ze kunnen ook documenten toevoegen in de publieke map.

   Hou hier rekening mee bij het bepalen van de toegangsrechten van de hoofdmap en van de publieke map (indien die aangemaakt werd).

Remote servers

1. Definitie
   Door een remote server in ContactOffice te configureren, kunt u uw documenten in één enkele interface verzamelen. Een remote server is een file server die verschilt van het virtueel kantoor. De server moet WebDAV (gewoonlijk via port 80 (http)/443(https)) of SMB/CIFS connecties toelaten. NB: De remote server definieert de toegangsrechten (lezen, schrijven) tot de mappen en documenten. Hij definieert eveneens de beschikbare opslagruimte.
2. Bewerkingen op de mappen en documenten van een remote server
   Een remote server map is vergelijkbaar met een normale map voor basis operaties: toevoegen, verwijderen, hernoemen van een document, enz. U kunt documenten kopiëren of verplaatsen van de externe server naar een normale map en omgekeerd.
3. Een externe server toevoegen
   Ga naar de Instellingen van de Documenten en kies Externe opslag. Klik op Nieuw en kies een type server. Vul de connectie parameters in:
   • Naam: een naam naar keuze om de server te identificeren. Deze naam is eigen aan het virtueel kantoor en heeft geen link met de eigenlijke naam van de externe server.
   • URL: adres van de externe server.
   • Login: uw login op de externe server.
   • Wachtwoord: uw wachtwoord op de externe server.

   Klik vervolgens Bewaren. De parameters worden automatisch gevalideerd en de externe server wordt aangemaakt indien ze juist zijn. Verbeter ze indien ze niet juist zijn. Contacteer de technische support van de externe server indien uw parameters juist zijn maar de validering mislukt.

4. Dropbox.com configureren
   Selecteer dit service tijdens het aanmaken van een nieuwe externe server. De parameters worden automatisch bepaald. U moet enkel nog uw login en wachtwoord invoeren voor Dropbox.com.
5. Google Drive configureren
   Selecteer dit service tijdens het aanmaken van een nieuwe externe server. De parameters worden automatisch bepaald. U moet enkel nog uw login en wachtwoord invoeren voor Google Drive.
6. Een remote server wijzigen
   Klik Bewerken naast de betrokken server. Wijzig de parameters en klik Bewaren.

   NB: Indien u de naam van de server wijzigt, zal deze wijziging pas ingaan op het moment van uw volgende connectie.

7. Externe servers en berichten
   Vanuit de Berichten, kunt u:
   • Een bijlage van een externe server selecteren
   • Een bijlage bewaren op een externe server
8. Een remote server desactiveren
   U kunt een remote server desactiveren zonder hem te verwijderen.
9. Een remote server verwijderen
   Toon de Acties van de externe server en selecteer Verwijderen. Natuurlijk heeft dit geen impact op de gegevens bewaard op die server.