Gebrauchsanweisung

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Persönliche Dokumente
  1. Ein Dokument hinzufügen (upload) [top]
    Gehen Sie zu der gewünschten Stelle in Ihren Dokumenten und klicken Sie auf Datei uploaden auf der rechten Seite des Bildschirms. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auf Ihrem Computer auszuwählen.

    Sie können verschiedene Dokumente (bis zu 5) in einer einzigen Aktion versenden. Ein Ladebalken zeigt Ihnen den Stand des Uploadens an.

    Die Zeit des Uploadens der Datei hängt von der Dateigröße und Ihrer Verbindungsgeschwindigkeit ab. Schließen Sie nicht das Popup-Fenster; es schließt sich automatisch nach dem erfolgten Uploaden.

  2. Beschreibung [top]
    Jedes Dokument kann seine eigene Beschreibung haben. Klicken Sie auf Aktionen, geben Sie eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Speichern.
  3. Ein Dokument bearbeiten [top]
    Um ein Dokument zu bearbeiten, müssen Sie es zunächst auf Ihren Computer downloaden, die notwendigen Änderungen vornehmen, das Dokument, das noch auf dem Web ist, entweder löschen oder umbenennen und es schließlich durch die upgeloadete neue Version ersetzen.

    Sie können dies alles einfach durchführen, indem Sie das virtuellle Laufwerk nutzen.

  4. Ein Dokument downloaden [top]
    Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder wählen Sie Downloaden im Menü Aktionen des Dokuments.

    Jedes Mal, wenn das Dokument gedownloaded wird (indem das Web-Interface oder das virtuelle Laufwerk genutzt werden), wird der Downloadzähler aktualisiert. Sie können es sehen, indem Sie auf Aktionen klicken.

  5. Ein Dokument umbenennen [top]
    Wählen Sie Umbenennen in dem Menü Aktionen des Dokuments.
  6. Ein Dokument verschieben [top]
    Wählen Sie Verschieben in dem Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in den Zielordner verschoben und erscheint dann nicht mehr im jetzigen Ordner.
  7. Ein Dokument kopieren [top]
    Wählen Sie Kopieren in dem Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in diesen anderen Ordner kopiert und bleibt auch im jetzigen Ordner.

Teilen der persönlichen Dokumente
  1. Standard-Zugangsrechte [top]
    • Dokumente ansehen: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente bearbeiten: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente hinzufügen: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente löschen: nur Sie (kann geändert werden).
  2. Einer Person gestatten, ein Dokument anzusehen [top]
    Sie müssen zunächst der Person gestatten, den Ordner anzusehen, in dem das Dokument ist: klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners (der Name des Ursprungsordners ist Ihr eigener Name), danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Ordner ansehen. Beachten Sie bitte: Falls sich der Ordner in anderen Ordnern befindet (inklusive des Ursprungsordners), müssen diese Ordner genauso sichtbar sein! In diesem Stadium ist nur der Ordner sichtbar: der Inhalt ist nicht sichtbar.

    Klicken Sie dann auf Aktionen neben dem Dokument und wählen Zugang. Klicken Sie die Kästchen in der Spalte Dokument downloaden an.

  3. Einer Person gestatten, ein Dokument zu bearbeiten [top]
    Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Daten des Dokuments (Name und Pfad), aber nicht der Inhalt selbst bearbeitet werden.

    In dem Menü Aktionen des Dokuments klicken Sie auf Zugang und danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

  4. Einer Person gestatten, Dokumente hinzuzufügen [top]
    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

    Beachten Sie bitte: Angeklickte Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

  5. Einer Person gestatten, Dokumente zu löschen [top]
    Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle sichtbaren Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: gewähren Sie keinem dieses Recht.

    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie die Kästchen an in der Spalte Dokumente löschen.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Gruppendokumente
  1. Zugang zu Gruppendokumenten [top]
    Wählen Sie den Gruppennamen in dem zweiten Pull-down Menü (der Standardwert ist "Privat") oder klicken Sie auf Ansehen in der Menüleiste und dann auf "Gruppe Namedergruppe".
  2. Standard-Zugangsrechte [top]
    • Dokumente ansehen: Alle Gruppenmitglieder (kann geändert werden).
    • Ein Dokument bearbeiten: der Ersteller des Dokuments (kann geändert werden).
    • Dokumente hinzufügen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).
    • Dokumente löschen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).

    Beachten Sie bitte, in dem Group Environment, können alle Ordner jederzeit von alle Mitgliedern angesehen werden (kann nicht geändert werden). Das bedeutet allerdings nicht, dass jederzeit alle Dokumente von allen Mitgliedern angesehen werden können: Jedes Dokument hat seine eigenen Zugangsrechte.

  3. Ein Gruppendokument hinzufügen [top]
    Beachten Sie bitte: Sie können in den jetzigen Ordner nur Inhalt hinzufügen mit der Zustimmung des Administrators.

    Uploaden Sie ein neues Dokument genauso wie in Ihrem privaten Environment. Sie können ebenso einen Unterordner erstellen und Dokumente dahin uploaden.

  4. Ein privates Dokument mit einer Gruppe teilen [top]
    Beachten Sie bitte: Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Gruppenadministrator Ihnen gestattet haben, Dokumente in den Ursprungsordner für Gruppendokumente (Erste-Ebene-Ordner) hinzuzufügen.

    Falls das Dokument schon in Ihren privaten Dokumenten ist, können Sie es mit der Gruppe teilen. Gehen Sie zu Ihren privaten Dokumenten und wählen Sie Mit Gruppen teilen in dem Menü Aktionen des Dokuments aus. Danach klicken Sie auf den Gruppennamen. Falls das Kästchen nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass der Gruppenadministrator Ihnen nicht gestattet hat, Dokumente in den Ursprungsordner für Gruppendokumente hinzuzufügen.

    Das Dokument erscheint in dem Ursprungsordner für Gruppendokumente. Sie können es dann in einen anderen Ordner (vorausgesetzt, Sie haben die Zulassung, Dokumente in dem Zielordner hinzuzufügen) verschieben.

  5. Ein Dokument von einem Gruppenmitglied verbergen [top]
    Wenn ein Dokument zu den Gruppendokumenten hinzugefügt wird, kann es von allen Mitgliedern gesehen werden. Um es vor einem oder mehreren Gruppenmitgliedern zu verbergen, klicken Sie auf Zugang in dem Menü Aktionen, löschen das Kreuz in dem Kästchen Alle Mitglieder von und danach löschen Sie die Gruppenmitglieder in der Spalte Dokument ansehen.
  6. Gruppenmitglieder informieren [top]
    Wenn Sie ein Gruppendokument erstellen oder bearbeiten, können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Gruppenmitglieder (außer an Sie selbst) senden, um sie wissen zu lassen, dass ein neues Dokument (oder eine neue Version des Dokuments) verfügbar ist. Diese Standardbenachrichtigung kann mit Ihren eigenen Kommentaren personalisiert werden. Beachten Sie bitte: Nur der Ersteller des Dokuments kann eine Benachrichtigung senden.

    Um eine Benachrichtigung zu senden, wählen Sie Benachrichtigung in dem Menü Aktionen des Dokuments.

  7. Einer Person gestatten, ein Gruppendokument zu bearbeiten [top]
    Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Informationen des Dokuments (Name, Platz in der Hierarchie des Ordners) bearbeitet werden, aber nicht seine Inhalte.

    Wählen Sie Zugang in dem Menü Aktionen des Dokuments und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

  8. Administratoren: den Mitgliedern das Hinzufügen von Dokumenten gestatten [top]
    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

    Beachten Sie bitte: Die angeklickten Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

  9. Administratoren: den Mitgliedern erlauben, Dokumente zu löschen [top]
    Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: gewähren Sie niemandem dieses Recht.

    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokumente löschen.

    Beachten Sie bitte: jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Ordner und Unterordner
  1. Einen Ordner oder Unterordner erstellen [top]
    Wählen Sie ein Niveau in der Ordnerhierarchie und klicken Sie auf Neuer Ordner auf der rechten Seite des Bildschirms.
  2. Einen Ordner umbenennen [top]
    Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen klicken auf der linken Seite des Bildschirms) und klicken dann auf Umbenennen auf der rechten Seite des Bildschirms.
  3. Einen Ordner löschen [top]
    Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen im linken Teil des Bildschirms klicken) und klicken Sie dann auf Löschen auf der rechten Seite des Bildschirms.

Dropbox
  1. Definition [top]
    Die Dropbox ist ein spezieller Ordner in Ihren privaten Dokumenten, wo die Mitglieder der Gruppen, denen Sie angehören, Dokumente ablegen können. Die Dropbox ist wie ein Briefkasten: Wenn jemand ein Dokument ablegt, wird es für ihn unsichtbar.

    Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Dokumente direkt in dem Tool Dokumente zu empfangen und nicht über E-Mail: Berichte, Hausarbeiten usw.

    Bitte beachten Sie: Alle Mitglieder der Gruppen, denen Sie angehören, können immer Ihre Dropbox nutzen.

  2. Ein Dokument ablegen [top]
    Um ein Dokument in die Dropbox von einer anderen Person abzulegen, erstellen Sie es zunächst in Ihren privaten Dokumenten. Danach wählen Sie An eine Dropbox senden in dem Menü von diesem Dokument. In dem Gruppenverzeichnis klicken Sie auf den Namen des Empfängers.
  3. Die abgelegten Dokumente verwalten [top]
    Die üblichen Funktionen (das Teilen mit Gruppen ist eingeschlossen) finden auf die in Ihrer Dropbox abgelegten Dokumente Anwendung. Sie können sie auch in andere Ordner verschieben oder löschen.

Suchen
  1. Funktionen [top]
    Die Suchmaschine sucht alle privaten Dokumente so wie alle Gruppendokumente, zu denen Sie Zugang haben. Sie sucht in folgenden Dateiformaten: Microsoft Word, Excel und PowerPoint, PDF, HTML, RTF und Text.

    NB: Die Suchmaschine berücksichtigt nicht die mit einem Passwort geschützten Dateien.

  2. Einfache Suche [top]
    • Das Standardkriterium ist "Ein Textfeld": Dateiname, Inhalt, Beschreibung und Name des Autors. Geben Sie einen Text in dem Feld ein.
      Sie können die *wildcard (* steht für 0 oder mehrere Zeichen) nutzen. Beispiel: "Der Name beinhaltet vir*" wird mit Dokumenten wie z.B. "Virtual office.doc", "Virtueal drive.xls" übereinstimmen. Beachten Sie bitte: * kann nicht am Beginn eines Ausdrucks genutzt werden.
    • Fügen Sie ein oder mehrere Kritierien hinzu, indem Sie auf Hinzufügen klicken. Klicken Sie auf den Papierkorb neben einem Kriterium, um es zu entfernen.
    • Falls es mehrere Kriterien gibt, entscheiden Sie, ob sie alle zusammen gültig sein müssen (UND) oder ob zumindest ein Kriterium gültig sein muss (ODER).
    • Schließlich wählen Sie, ob sie nur im momentanen Environment oder in allen Environments suchen.
  3. Erweiterte Suche [top]
    Die erweiterte Suche ermöglicht Ihnen, Ihre eigene Suchanfrage einzugeben wie z.B. in die Suchmaschine von Google. Sie müssen jedoch die Suchsyntax vom virtuellen Office nutzen.
  4. Ergebnisse [top]
    Jedes Dokument wird angezeigt mit seiner Relevanz. Klicken Sie auf das Vergrößerungsglas , um seine Details anzuzeigen: Autor, Pfad und den relevanten Ausschnitt. Der Ausschnitt wird nur angezeigt, wenn der Inhalt ein Suchkriterium war.

    Standardmäßig werden Suchergebnisse nach Relevanz angezeigt, aber Sie können sie auch nach Dateiname, Größe und Datum anzeigen, indem Sie die Pfeile oberhalb der Liste nutzen.

    Solange Sie mit dem virtuellen Office verbunden sind, können Sie die Ergebnisse der letzten Suche anzeigen, indem Sie auf Suchergebnisse im linken Teil des Bildschirms klicken. Die Ergebnisse werden erneut nach Relevanz sortiert.

Dokumente löschen
  1. Ein Dokument löschen [top]
    Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Dokument.

    Das Dokument ist nicht gelöscht, nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie es zurückholen können, falls Sie sich geirrt haben. Um das Dokument zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  2. Eine Auswahl von Dokumenten löschen [top]
    Klicken Sie die Kästchen neben den Dokumenten an und dann klicken Sie auf In den Papierkorb verschieben.

    Die Dokumente sind nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um die Dokumente zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  3. Den Papierkorb manuell leeren [top]
    Gehen Sie zu dem Papierkorb, klicken Sie auf Alle auswählen und dann auf Löschen. Dokumente werden gelöscht und können nicht zurückgeholt werden.

Online edition
  1. Features [top]
    You don't need Office software (Microsoft Office, OpenOffice) installed on your computer anymore to be able to edit word processing, spreadsheets and presentations documents. The virtual office integrates an online editor which offers the main features.

    This editor is available if your virtual office administrator has activated it (it is disabled by defaut) and if you have the right to edit a specific Document.

    Select Edit online from the contextual menu of an "Office" Document. To save your changes, click on the "Save" button in the online editor.

    Note: The online editor is provided by a third-party application, which will access your edited Documents contents. The third-party company offers no guarantee that the service will be available in the future.

    Note: The online editor does not handle secure connections (HTTPS). This is a third-party application limitation.

Virtuelles Laufwerk
  1. Definition [top]
    Das virtuelle Laufwerk ermöglicht Ihnen den direkten Zugang zu Ihren Dokumenten (ohne einen Webbrowser): Dokumente sind in einem speziellen Ordner auf Ihrem Computer, geschützt durch einen Login und ein Passwort.

    Dieser Ordner dient als Standardordner: Sie Dateien und Unterordner hinzufügen, löschen und/oder umbenennen. Sie können eine Datei auch von einem Ordner oder einer Anwendung auf Ihrem Computer aus öffnen. Das virtuelle Laufwerk ist ebenso ein einfacher Weg, um einen Back-up von den auf Ihrem persönlichen Computer gespeicherten Dateien zu machen.

  2. Ein virtuelles Laufwerk einrichten [top]
    Das Verfahren hängt von Ihrem Betriebssystem ab. Klicken Sie auf Virtuelles Laufwerk, um die Verfahrensschritte anzusehen.

    Sie werden feststellen, dass das virtuelle Laufwerk aus verschiedenen Ordnern besteht:

    • Ein 'privater' Ordner: er enthält Ihre privaten Ordner und Dokumente
    • Ein Ordner für jede Gruppe: Jeder Ordner enthält Gruppenordner und Dokumente

    Beachten Sie bitte: Alle Dokumente müssen in einem dieser Ordner abgelegt werden: Sie können keine Dokumente ablegen oder neue Ordner erstellen auf dem ersten Niveau.

  3. Mögliche Probleme [top]
    Für eine optimale Nutzung, beachten Sie folgendes:
    • Vermeiden Sie Akzente in den Ordnernamen
    • Konfigurieren Sie Ihre persönliche oder die Firewall des Netzwerkes, um die Verbindung zu Ihrem virtuellen Laufwerk zuzulassen (WebDAV Protokoll auf Port 80: Das Senden von Daten von Ihrem Computer muss gestattet sein).
    • Je nach Abonnementtyp variieren die Niveaus zwischen 4 und 6. Falls Sie noch mehr Niveaus in Ihrem virtuellen Ordner einreichten wollen, erhalten Sie eine Fehlernachricht

PDF conversion
  1. Features [top]
    To view a file for which you don't have the necessary software installed on your computer, or simply to convert a Document to PDF format, select Convert to PDF in the contextual menu of this Document.

    The conversion is made in real time and requires a time which depends on the size and complexity of the file. Please wait while the conversion is processed. When it is finished, you can save the PDF file on your computer.

    The following formats are accepted: .doc, .txt, .ppt, .xls, .odt, .sxw, .ods, .sxc, .csv, .odp, .sxi

Öffentlicher Zugang
  1. Definition [top]
    Die Standard Zugangsrechte ermöglichen das Teilen von Daten in Gruppen von authentifizierten Nutzern.

    Öffentlicher Zugang ermöglicht Ihnen, Daten auf dem Web zu veröffentlichen: Jeder kann sie ansehen, ohne ein Konto beim virtuellen Office zu haben und ohne Authentifikation. Öffentliche Daten können nur angesehen werden: Die Webnutzer können keine öffentlichen Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

    Sie müssen nur den öffentlichen Zugang aktivieren und die URL spezieller Daten (oder der entsprechende RSS-Feed) über E-Mail, auf Ihrer Website usw. mitteilen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Formulare zu veröffentlichen, Berichte, Studien usw.

    Falls es Ihnen gestattet ist, den öffentlichen Zugang zu nutzen, erscheint "Öffentlicher Zugang" in den Fenstern der Zugangsrechte.

    Bitte beachten Sie: Die Veröffentlichung von Inhalt, der Ihnen nicht alleine gehört, ist ungesetzlich. Sie sind alleine dafür verantwortlich im Falle eines gerichtlichen Vorgehens.

  2. Einstellungen [top]
    Um den öffentlichen Zugang bei Daten zu konfigurieren (ein Dokument zum Beispiel), müssen Sie zunächst sowohl den Ordner konfigurieren, der das Dokument für den öffentlichen Zugang enthält, als auch alle anderen Ordner bis zum Ursprungsordner.

    Falls Sie zum Beispiel das Dokument"form.doc", das sich im Unterordner "Kommunikation" des Ordners "Öffentlich" befindet, für den öffentlichen Zugang konfigurieren möchten, müssen Sie den Ursprungsordner konfigurieren sowie den Ordner "öffentlich" und den Unterordner "Kommunikation". Wenn ein Ordner öffentlich ist, ersetzen die Zeichen und das Zeichen im rechten Teil des Schirms.

    Danach müssen Sie das Dokument selbst für den öffentlichen Zugang konfigurieren. Weil jedes Dokument seine eigenen Zugangsrechte hat, müssen Sie nicht alle Dokumente eines Ordners für den öffentlichen Zugang konfigurieren.

  3. Ein Ordner mit öffentlichem Zugang [top]
    Zeigen Sie die Zugangsrechte des Ordners an und klicken Sie das Kästchen Öffentlicher Zugang in der Spalte Diesen Ordner ansehen an. Die und Zeichen ersetzen das Zeichen im rechten Teil des Schirms.

    Einen Ordner für öffentlichen Zugang zu konfigurieren ist nicht ausreichend: in diesem Stadium sind noch keine Daten von dem Web zugänglich. Sie müssen auswählen, welche Daten für den öffentlichen Zugang bestimmt sind.

  4. Daten mit öffentlichem Zugang [top]
    Zeigen Sie die Zugangsrechte den Daten an und klicken Sie Öffentlich in der Spalte Ansehen an. Die Daten mit öffentlichem Zugang erscheinen mit dem Zeichen.
  5. Zugang zu öffentlichen Daten [top]
    Die öffentliche URL, die öffentlichen Zugang erlaubt, wird in dem Menü Aktionen dieses Dokuments angezeigt.
  6. Öffentlicher Zugang und Gruppen [top]
    Weil der Gruppenadministrator die Zugangsrechte einrichtet für die Dokumente der Gruppen, kann er alleine den öffentlichen Zugang in der Gruppe autorisieren. Falls Gruppenmitglieder einige Daten mit öffentlichem Zugang konfigurieren, hat dies solange keine Auswirkung, bis der Gruppenadministrator sich auch für den öffentlichen Zugang entscheidet.

Zugang über RSS
  1. Funktionen [top]
    RSS ermöglicht Ihnen, mehrere Websites (Zeitungen, Blogs usw.) in einem Interface anzusehen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Website) einen RSS-Feed, das ist eine spezielle Seite im Web, die von jeder Website, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed beinhaltet normalerweise den Titel und die Zusammenfassung der letzten 10 veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink für jeden von diesen zu einem kompletten Artikel auf der Website. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und unproblematisch über neue Artikel auf allen ausgewählten Websites informiert.

    In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Office mehrere Feeds an: private (Ihr Posteingang, Ihre Agenda, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten usw.) und für die Gruppe (Gruppenagenda, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten usw.) Diese Feeds werden durch den Login und das Passwort geschützt.

  2. Verfügbare Feeds [top]
    Jeder Ordner hat seinen eigenen RSS-Feed. Er beinhaltet alle Dokumente des Ordners, sortiert nach Erstellungsdatum (neue Dokumente zuerst). Daten, an denen Änderungen vorgenommen worden sind, werden nicht berücksichtigt.

    Der Inhalt von dem Feed hängt von Ihren Zugangsrechten ab. Zum Beispiel: Falls Sie Zugang haben zu einigen Dokumenten der Gruppe A werden sie auch in dem RSS-Feed von ihren Ordnern auftauchen. Falls Sie keinen Zugang haben zu irgendwelchen Dokumenten in diesem Ordner, ist der entsprechende RSS-Feed leer.

  3. Öffentliche Feeds [top]
    Öffentliche RSS-Feeds erscheinen mit dem Zeichen. Das Zeichen erscheint nur, falls Ihr Abonnement öffentlichen Zugang zulässt und falls der Ordner für öffentlichen Zugang konfiguriert worden ist.

    Ein öffentlicher RSS-Feed beinhaltet die Liste der öffentlichen Dokumente in einem Ordner. Ein Dokument ist standardmäßig nicht öffentlich. S. die Dokumentation zu dem öffentlichen Zugang für weitere Details.

    Öffentliche RSS-Feeds können in jeden RSS-Reader angesehen werden, da sie keine Authentifikation erfordern.

    Falls das Zeichen für den öffentlichen RSS-Feed angezeigt wird, ist ebenso das Zeichen für den privaten RSS-Feed zu sehen. Dieser Feed nutzt Standard Zugangsrechte und erfordert Authentifikation.

  4. Kompatible Software [top]
    Alle RSS-Reader, die Authentifikation (Feeds mit Login und Passwort) anbieten: z..B. Feed-Reader (Windows).
  5. Konfiguration der Software [top]
    1. Gehen Sie zu dem Kalender und danach mit der Maus auf eines der Bilder.
    2. Klicken Sie auf das Bild und wählen Diesen Link kopieren.
    3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen einen neuen Feed und geben die Adresse ein.
    4. Geben Sie den Login und das Passwort des virtuellen Offices in den RSS-Reader ein, danach geben Sie dem Feed einen Namen.
    5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen in dem RSS-Reader ein.

    Podcasting
    1. Definition [top]
      Das Podcasting ermöglicht das einfache Verbreiten von MP3 Daten, indem Software wie z.B. Apple iTunes und MP3 players wie z.B. iPod genutzt werden. Falls Ihr Abonnement öffentlichen Zugang zulässt, können Sie leicht Podcasts erstellen, indem Sie einen öffentlichen RSS-Feed nutzen. Jedes Mal, wenn Sie eine MP3 Datei hinzufügen, ist sie automatisch für Ihre Podcast Abonnementen erhältlich.
    2. Einen Podcast erstellen [top]
      Sie können einen Podcast in dem virtuellen Office einfach erstellen
      1. Erstellen Sie die notwendigen Dateien in einem Ordner.
      2. Falls Sie wünschen, fügen Sie eine Beschreibung zu jeder von ihnen hinzu (indem Sie das Menü Aktionen nutzen). Die Beschreibung erscheint in dem Podcast.
      3. Wählen Sie den Ordner für den öffentlichen Zugang aus
      4. Konfigurieren Sie den öffentlichen Zugang für alle Dateien in diesem Ordner
      5. Informieren Sie die Personen über die URL der öffentlichen RSS-Feed von diesem Ordner. Um die URL zu erhalten, klicken Sie rechts auf das Zeichen und wählen Sie "Die Adresse von diesem Link kopieren".
      Bitte beachten Sie: Die Veröffentlichung von Inhalt, der Ihnen nicht alleine gehört, ist ungesetzlich. Sie sind alleine dafür verantwortlich im Falle eines gerichtlichen Vorgehens.
    3. Podcast hören [top]
      Der erste Schritt ist, die URL des Podcasts zu erhalten:
      • Entweder gibt sie Ihnen jemand z.B. per E-Mail.
      • Oder ein Ordner einer Gruppe, zu der Sie gehören, beinhaltet Audiodateien mit öffentlichem Zugang (sie erscheinen mit dem Zeichen). Mit einem Rechtsklick auf das Zeichen wählen Sie Diese Adresse des Links kopieren.
      Eine Podcast Software wie z.B.Apple iTunes (gratis) erhalten. In iTunes wählen Sie "Einen Podcast abonnieren" aus dem Menü "Erweitert". Geben Sie die URL des Podcasts ein und klicken Sie auf "OK". Für andere Einstellungen und wie man sich mit einem iPod verbindet, s. iTunes Hilfe.

    Remote Server
    1. Definition [top]
      Ein Remote Server ist ein Dokumentenserver, der WebDAV Verbindungen (normalerweise auf Port 80) ermöglicht. Indem Sie einen Remote Server in Ihrem virtuellen Office konfigurieren, können Sie alle Ihre Dokumente in einem einzigen Interface anzeigen.

      Beachten Sie bitte: Der Remote Server legt die Zugangsrechte (lesen, schreiben) für seine Ordner und Dokumente fest. Er legt auch den verfügbaren Speicherplatz fest.

    2. Einen Remote Server hinzufügen [top]
      Klicken Sie auf Remote Server in der Menüleiste. Geben Sie die korrekten Einstellungen ein:
      • Name: Dieser Name wird den Server identifzieren. Dieser Name gilt nur für das virtuelle Office und hat keine Verbindung mit dem tatsächlichen Namen des Remote Servers.
      • URL: die Adresse des Remote Servers
      • Login: Ihr Login auf dem Remote Server
      • Passwort: Ihr Passwort auf dem Remote Server.

      Klicken Sie auf Speichern. Die Einstellungen werden automatisch gültig und der Remote Server wird erstellt bei Gültigkeit der Einstellungen. Falls die Einstellungen ungültig sind, bearbeiten Sie diese. Falls sie korrekt sind, aber nicht bestätigt worden sind, kontaktieren Sie den technischen Support des Remote Servers.

    3. Einen Remote Server bearbeiten [top]
      Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Remote Server, danach bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken dann auf Speichern.

      Beachten Sie bitte: Falls Sie den Namen des Remote Servers bearbeiten, werden die Änderungen wirksam, wenn Sie sich das nächste Mal einloggen.

    4. Einen Remote Server desaktivieren [top]
      Sie können einen Remote Server desaktivieren, ohne ihn zu löschen. Zeigen Sie die Liste der Remote Server an und löschen Sie das Kreuz in der Box neben dem Namen des Remote Servers.
    5. Einen Remote Server löschen [top]
      Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Remote Server.
    6. Aktionen in den Ordnern und Dateien der Remote Server [top]
      Ein Ordner des Remote Servers ist ähnlich zu dem Ordner des virtuellen Offices für Basisaktionen: hinzufügen, löschen, ein Dokument umbenennen usw. Sie können Ordner und Dokumente von dem Remote Server zu dem virtuellen Office und umgekehrt kopieren oder veschieben

    Die Links zwischen einem Dokument und einem Kontakt
    1. Definition [top]
      Es ist möglich, ein Dokument mit einem Kontakt in Ihrem Adressbuch zu verbinden. Das ermöglicht Ihnen zum Beispiel, einen Lebenslauf mit einer Person zu verbinden.
    2. Ein Dokument mit einem Kontakt verbinden [top]
      Wählen Sie Ins Clipboard kopieren in dem Menü Aktionen des Dokuments. In dem Adressbuch bearbeiten Sie den Kontakt und klicken auf Dokument einfügen unten im Fenster. Das Dokument erscheint nun in den Kontaktdetails.

      Beachten Sie: Ein Dokument kann mit verschiedenen Kontakten verbunden werden.

      Beachten Sie bitte: Solange ein Dokument mit einem Kontakt verbunden ist, kann das Dokument nicht gelöscht werden. Um es zu löschen, müssen Sie zunächst den Link zwischen dem Dokument und dem/den Kontakt(en) unterbrechen.

    3. Den Link zwischen einem Dokument und einem Kontakt unterbrechen [top]
      In dem Adressbuch bearbeiten Sie den Kontakt und wählen Löschen neben diesem Dokument.